Nepravidelné inventúry a občasné krádeže: prečo firmy stále prichádzajú o majetok a ako tento problém riešiť

Nesprávne hospodárenie s majetkom trápi firmy po celom svete. Napríklad podľa prieskumu spoločnosti Telsyte austrálske firmy ročne stratia v priemere majetok v hodnote 4,3 miliardy dolárov, čo je ako keby stratili 3 milióny počítačov. Firmy by si mali uvedomiť, prečo k stratám dochádza a ako ich počet znížiť. Každá stratená vec totiž stojí peniaze a pridáva ľuďom prácu. V článku vám predstavíme najčastejšie dôvody, prečo firmy strácajú majetok, a ako sa týmto situáciám vyhnúť pomocou moderných technológií a procesov.

1. Nepravidelné inventúry a zastarané postupy

Mnoho firiem stále vykonáva inventúry starým spôsobom. Vytlačia si zoznam tovaru alebo majetku a chodia od regálu k regálu alebo od kancelárie ku kancelárii, kontrolujú veci pohľadom a odškrtávajú ich ceruzkou. To môže fungovať v malej kancelárskej firme. Ak však firma predáva tovar, skladuje náradie alebo prevádzkuje výrobu, inventúra sa predlžuje a zvyšuje sa riziko, že zamestnanci urobia chybu.

Keďže ručná inventúra na niekoľko dní až týždňov zastaví časť firmy, spoločnosti majú tendenciu ju odkladať. A s každou odloženou inventúrou rastie riziko, že sa medzitým majetok stratí.

Náročné inventúry si dnes firmy uľahčujú pomocou technológií. Napríklad v e-shope s barefootovou obuvou Bosonožka trvala ručná inventúra 30 000 párov topánok mesiac. Po zavedení čítačiek čiarových kódov prepojených so skladovým systémom zvládnu inventúru za 2 dni. Zamestnanci prechádzajú skladom s čítačkami, ktoré ich po sklade navigujú, načítavajú všetky kódy a systém potom spája tovar so zásobami v softvéri.

Tieto technológie sa čoraz častejšie využívajú aj pri inventúrach iného majetku ako tovaru. Firmy napríklad prideľujú čiarové kódy náradiu alebo kancelárskemu vybaveniu a počas inventúry len chodia so smartfónom a načítavajú kódy.

2. Zlá alebo chýbajúca evidencia

Mnohé firmy evidujú svoj majetok iba vo forme účtovnej evidencie, ktorú im v rámci daňovej evidencie alebo účtovníctva ukladá zákon. Tá však slúži iba na daňové účely a prehľad o majetku poskytuje len minimálne.

Účtovná evidencia majetku neobsahuje napríklad:

• aktuálne umiestnenie,
• históriu používania,
• históriu servisu
• alebo dátum vypršania platnosti.

V dôsledku toho majú firmy síce predstavu o tom, aký majetok vlastnia. Nemajú však tušenie, kde sa skutočne nachádza a čo sa s ním v uplynulých rokoch dialo. Že sa majetok stratil, zistia v lepšom prípade pri inventúre, v horšom v momente, keď ho potrebujú.

Firmy, ktoré chcú mať prehľad o majetku, riešia evidenciu napríklad tak, že každému kusu priradia evidenčné číslo a v tabuľke pri každej zmene stavu zapíšu, kto práve predmet používa alebo kde sa nachádza. Niektoré firmy evidenciu automatizujú tak, že zaraďovače, náradie, stoličky a ďalší majetok označujú čiarovými kódmi, ktoré naskenujú mobilom alebo čítačkou prepojenou s evidenčným systémom.

Výhodou je, že tieto riešenia sú použiteľné vo väčšine odvetví. Takto to napríklad využívajú v účtovnej kancelárii: „Niektorí klienti nám stále doručujú dokumenty v papierovej forme. Po ich digitalizácii a ukončení účtovného obdobia tieto papierové dokumenty presúvame do archívu. Na jeho správu používame jednoduchý softvér, kde má každá archívna krabica svoj čiarový kód aj vlastnú pozíciu. Presne vieme, kedy archívna krabica vznikla, kde sa nachádza a ako sa s ňou manipulovalo,“ hovorí Milan Bančanský, IT riaditeľ účtovnej a daňovej kancelárie ASB Czech Republic.

3. Časté používanie bez jasných pravidiel

Majetok sa často stráca tam, kde často putuje z ruky do ruky. Môže ísť napríklad o servis, ktorý požičiava zákazníkom elektroniku, alebo o stavebnú firmu, kde si za mesiac odovzdajú vŕtačku desiatky robotníkov. Ak takáto firma nemá jasne nastavené procesy na odovzdávanie majetku, stráca nad ním prehľad. Zamestnanci odkladajú veci tam, kde sa im to práve hodí, a chaos narastá.

Menšie firmy riešia kolobeh majetku pomocou tabuľky v Exceli, väčšie majú na tieto účely špecializované funkcie v informačných systémoch. Najnovším trendom sú potom cloudové nástroje s mobilnými zariadeniami.

Napríklad v spomínaných stavebných firmách je dnes bežné, že robotníci majú v mobile aplikácie, pomocou ktorých naskenujú čiarový kód náradia v sklade. V aplikácii sa zaznamená, kto a kedy si náradie vypožičal, a všetci tak majú prehľad o tom, kde sa ktoré náradie práve nachádza. A ak sa stratí, vedúci rýchlo zistí, kto ho mal naposledy pri sebe.

Rovnaké metódy možno uplatniť nielen u pracovníkov v teréne, ale napríklad aj u kancelárskych zamestnancov pracujúcich z domova, ktorí si požičiavajú pracovné vybavenie domov.

4. Krádeže

Niektorý majetok sa stratí omylom, iný sa „stratí“ tým, že si ho v momente nepozornosti prisvojí zamestnanec, zákazník alebo napríklad náhodný okoloidúci. Je to citlivá téma, ale stáva sa to často – a bude sa to diať aj vtedy, ak budete mať aj ten najpokročilejší systém evidencie majetku.

Rozdiel je v tom, že s technológiami na evidenciu majetku firma ľahšie zistí, ako k krádeži došlo, a zvýši svoju šancu na odškodnenie, alebo ešte lepšie odradí potenciálneho páchateľa.

Riešenie krádeže potom vyzerá takto:

• vedúci v evidencii zistí, kde bolo náradie naposledy videné alebo kto ho mal pri sebe,
• prezrie si záznamy z kamier alebo vypočuje dotknutú osobu, ktorá mala vec pri sebe,
• v prípade drahšieho majetku vybaveného sledovacím zariadením hneď zistí, kde sa momentálne nachádza,
• a vďaka tomu, že všetci v spoločnosti vedia o tejto evidencii, odradí časť potenciálnych zlodejov.

Technológie na sledovanie majetku samozrejme samy o sebe krádežiam nezabránia. Firmy by mali investovať aj do zabezpečenia prevádzky, kamerových systémov a ďalších bezpečnostných opatrení.

Nechajte si poradiť, ako začať s inteligentným evidovaním majetku

V zahraničí je sledovanie majetku, teda asset tracking, bežnou záležitosťou, v Českej republike zatiaľ nie je až tak rozšírené. Tieto nástroje sú pritom na českom trhu dostupné – vrátane jednoduchých cloudových aplikácií, ktoré sú lacnejšie ako napríklad účtovné systémy a dajú sa nasadiť behom niekoľkých hodín.

Ak aj vy chcete prehľadne evidovať a sledovať svoj majetok, ozvite sa nám. Uvedené riešenia sme implementovali v desiatkach malých aj veľkých českých firiem. Bez záväzkov s vami preberieme vaše požiadavky na inteligentnú evidenciu majetku a pomôžeme vám nájsť vhodné technológie.