Na začiatku to často vyzerá jednoducho. Firma chce obmedziť ručné prepisovanie faktúr, previesť doklady do digitálnej podoby a urýchliť ich spracovanie. V takomto momente sa menšie nástroje môžu javiť ako rozumná voľba. Počiatočná investícia je zvyčajne nižšia, zavedenie menej náročné a základné funkcie sa na prvý pohľad zdajú postačujúce.
Pri výbere riešenia pre prijaté faktúry nejde len o to, ako dobre systém prečíta údaje z dokladu. Dôležité je, či zvládne prevziať aj ďalšie kroky procesu, alebo či časť práce zostane na ľuďoch. Rozdiel sa zvyčajne prejaví až v momente, keď faktúra začne prechádzať firmou, vstúpi do schvaľovania, nadviaže na účtovné pravidlá a musí obstáť aj tam, kde do procesu zasahuje viac rolí, pobočiek alebo stredísk.
V tomto momente sa začínajú od seba oddeľovať lacnejšie nástroje pre čiastkové potreby a riešenia, ktoré dokážu pokryť celý tok prijatých faktúr.
Lacnejšia varianta môže stačiť. Nie vždy však stačí na celý tok faktúry
Menšie nástroje majú zmysel na prevzatie dokladu a získanie základných údajov. Pre firmu s jednoduchým schvaľovacím procesom, nižším objemom faktúr a minimom odchýlok to môže byť postačujúci model.
V momente, keď však faktúra prechádza viacerými krokmi, vstupuje do schvaľovania podľa stredísk, pobočiek alebo typov nákladov a je potrebné zachovať vysledovateľnosť aj prepojenie s objednávkami a účtovnými pravidlami, začína byť rozhodujúce niečo iné ako samotné načítanie údajov. Dôležité je, či riešenie udrží celý proces v jasných pravidlách.
Ak túto časť neprevezme systém, podstatná časť procesu zostáva na ľuďoch. Účtovné oddelenie síce už nemusí údaje prepisovať ručne, ale naďalej musí sledovať pohyb dokladu, riešiť chyby a vyhľadávať súvislosti mimo samotného riešenia. Práve tu sa najvýraznejšie prejavuje rozdiel medzi jednotlivými variantmi.
iNVOiCE FLOW pokryje ako digitalizáciu vstupu, tak aj celý obeh prijatých faktúr
iNVOiCE FLOW je vhodné posudzovať podľa toho, akú veľkú časť procesu má vo firme prevziať. Môže slúžiť ako riešenie pre digitalizáciu príjmu prijatých faktúr, ale zároveň dokáže pokryť aj celý ich obeh. To je dôležité hlavne pre firmy, ktoré s rastom objemu dokladov, počtu schvaľovateľov alebo zložitosti procesu nechcú prechádzať na iné riešenie.
V praxi to znamená, že okrem načítania a extrakcie údajov vie iNVOiCE FLOW riešiť aj schvaľovací workflow, prepojenie s ERP, vysledovateľnosť jednotlivých krokov, archiváciu aj prácu s neštandardnými situáciami. Pre firmu je podstatné, aby sa proces nerozpadal medzi viacero nástrojov, e-mailov a ručného vyhľadávania.
Tento rozdiel sa potom prejavuje v každodennej práci. Pri menšom nástroji si účtovné oddelenie často pomáha prepisovaním, ale časť zodpovednosti za pohyb dokladu zostáva na ľuďoch. Pri riešení, ktoré pokrýva širšiu časť procesu, sa väčšia časť pravidiel presúva do samotného systému. Firma tak môže začať digitalizáciou vstupov a postupne rozširovať rozsah riešenia podľa toho, ako rastú jej nároky na schvaľovanie, nadväznosť a riadenie celého obehu dokladov.
Bezpečnosť údajov
Pri riešeniach pre prijaté faktúry sa často hodnotí hlavne rýchlosť spracovania, využitie údajov alebo prepojenie s ERP. Firma však do takéhoto riešenia nevkladá len dokumenty. Zveruje mu finančné údaje, schvaľovacie oprávnenia a časť zodpovednosti za proces, ktorý má priamu väzbu na záväzky. Preto nestačí posudzovať len samotné funkcie systému. Dôležité je aj to, aký prístup k bezpečnosti má dodávateľ riešenia, ako pracuje so správou prístupov, auditovou stopou, ochranou údajov, stabilitou prostredia a schopnosťou dlhodobo udržiavať dôveryhodný model prevádzky.
Rozdiel medzi jednotlivými variantmi sa tak neprejavuje len v rozsahu funkcií, ale aj v tom, ako pevne je bezpečnosť zakotvená v celom riešení a v prístupe jeho dodávateľa. Pri menších nástrojoch je bezpečnosť niekedy vnímaná skôr ako doplnkový parameter. V skutočnosti však rozhoduje o tom, či firma môže na dané riešenie bez zbytočného rizika nadviazať schvaľovanie, zodpovednosť aj ďalší rozvoj procesu. Bezpečnosť tak nie je vedľajším kritériom, ale súčasťou rozhodnutia, komu firma zverí údaje aj proces, na ktorom stojí každodenná práca s prijatými faktúrami. Ako má GRiT vyriešenú bezpečnosť, nájdete tu.
Čo by mala firma pri výbere skutočne porovnávať
Ak sa firma rozhoduje medzi menším nástrojom a robustnejším riešením, oplatí sa ísť ďalej ako len porovnávať cenu a presnosť výťažnosti. Má zmysel posudzovať hlavne to, ako si jednotlivé varianty povedú v celom procese a čo firma od riešenia realisticky očakáva.
Dôležité je najmä:
- ako kvalitne dokáže extrahovať dáta,
- ako riešenie pracuje so schvaľovacími pravidlami,
- či zvládne viac rolí, stredísk alebo pobočiek,
- či vie pracovať so zastupiteľnosťou,
- ako si poradí s chybami a neštandardnými situáciami,
- ako zachováva prepojenie s ERP a účtovnou logikou firmy,
- aká je vysledovateľnosť jednotlivých krokov,
- ako je riešený prístup k dátam, auditná stopa a bezpečnosť,
- či riešenie obstojí aj pri väčšom objeme dokladov a zložitejšej štruktúre firmy.
Nižšia cena môže byť správnou voľbou. Len pre iný typ firmy
Určite nemožno tvrdiť, že menšie nástroje nemajú svoje miesto. Majú. Len je potrebné presne určiť, aký problém riešia a pre koho sú určené.
Ak firma potrebuje hlavne digitalizovať prichádzajúce faktúry a jej interný proces je jednoduchý, môže mať lacnejšia varianta zmysel. Ak však očakáva nadväznosť, auditovateľný postup, zapojenie viacerých schvaľovateľov, prepojenie s ERP a vyššiu istotu z hľadiska bezpečnosti aj dlhodobej stability, potom je na mieste pozrieť sa na riešenie z inej perspektívy.
GRiT pokrýva obe situácie. Ponúka menšie, bezpečné riešenie pre firmy, ktoré potrebujú zvládnuť digitalizáciu a základné spracovanie prijatých faktúr, aj robustnú variantu pre podniky, kde je potrebné riadiť celý obeh dokladov vrátane schvaľovania a prepojenia s ERP.
Ak si potrebujete ujasniť, či vašej firme stačí menší nástroj, alebo už má väčší zmysel komplexnejšie riešenie, zanechajte nám kontakt a spoločne sa na to pozrieme.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
