EDI pomáha pri automatizovanom spracovaní dobropisov

Veľká časť firiem, ktoré prostredníctvom EDI prijímajú alebo vystavujú faktúry, spracováva dobropisy ručne – v PDF alebo dokonca v papierovej forme. Musia tak viesť dvojité záznamy, čo pre nich znamená dodatočné náklady. Záujem o automatizáciu toku dobropisov však rastie, momentálne pomáhame s jej nastavením u troch veľkých českých odberateľov. Rozhodli sme sa preto priblížiť, ako EDI dobropisy fungujú v praxi.

Stručne o dobropisoch

Dobropis je doklad, ktorým dodávateľ znižuje alebo úplne ruší sumu predtým vystavenej faktúry voči odberateľovi. Ide vlastne o zápornú faktúru. Samotný názov dobropis je zaužívaným označením medzi podnikateľmi, legislatívne sa tento dokument nazýva opravný daňový doklad – takto musia dobropisy označovať platcovia DPH. Dobropis vystavujete buď na všetky položky na faktúre, alebo len na ich časť. 

Dodávatelia vystavujú dobropisy najčastejšie v prípade:

• reklamácie tovaru alebo služieb (kvôli oprave, poškodeniu alebo vráteniu omylom dodaného alebo prešlého tovaru),
• reklamácie ceny položiek alebo výšky DPH na pôvodnej faktúre,
• zrušenia dodávky tovaru alebo služieb,
• dodatočných zľavách na tovar alebo služby.

Z hľadiska splatnosti môže dobropis znížiť sumu pri:

• vystavených, ale ešte nezaplatených faktúr (uhradí sa na základe vzájomného započítania),
• vystavených a už zaplatených faktúr (uhradí sa zvyčajne prevodom z účtu dodávateľa na účet odberateľa).

Ako riešiť dobropisy v EDI

Dobropis má v EDI rovnakú štruktúru ako klasická faktúra, takže sa naň používa správa INVOIC. Z pohľadu dodávateľa je odosielanie dobropisov cez EDI rovnaké ako v prípade klasickej faktúry. Dokument len pred vystavením náležite označí a upraví podľa individuálnych pokynov odberateľa.

Aby mohol odberateľ začať spracovávať EDI dobropisy, musí na to pripraviť svoj ERP systém. Osloví teda svojho dodávateľa ERP, ktorý túto funkcionalitu implementuje. EDI poskytovateľ prípadne poskytne konzultáciu a odporúčania. 

Po implementácii odberateľ vytvorí pre všetkých svojich dodávateľov pokyny, v ktorých špecifikuje podmienky pre EDI dobropisy tak, aby ich jeho ERP systém automaticky spracoval. Tu je ukážkový príklad špecifikácií EDI dobropisu vystaveného ako opravný daňový doklad k vráteniu tovaru:

• označenie „INVOIC 381“, aby bolo na prvý pohľad jasné, že ide o dobropis – číslo 381 je univerzálne označenie dobropisu v EDI,
• množstvo tovaru, na ktoré sa dobropis vzťahuje, je uvedené v zápornom čísle (cena za jednotku však zostáva kladná),
• číslo pôvodného dokladu, ku ktorému odberateľ vystavuje dobropis (napríklad číslo objednávky alebo faktúry),
• poznámka s dôvodom, prečo vzniká opravný doklad (slúži len na lepšiu orientáciu odberateľa).

Táto forma EDI dobropisu však nie je striktne daná. Odberateľ môže napríklad požadovať, aby množstvo tovaru bolo uvedené v kladnej hodnote podľa nastavení v jeho ERP systéme. Ak si ako dodávateľ nebudete vedieť poradiť s úpravou dokladu, pomôže vám EDI poskytovateľ, ktorý dohliadne aj na správnosť všetkých parametrov správy.

V EDI existuje viac označení dobropisov podľa ich typu. Záleží na odberateľovi, ktoré z nich bude v EDI komunikácii s dodávateľmi požadovať. Napríklad:

• 381 – dobropis,
• 383 – zápis,
• 384 – opravná faktúra,
• 385 – súhrnná faktúra.

Správca štandardov GS1 však do budúcnosti plánuje zjednotiť všetky EDI dobropisy pod jedno číselné označenie. „Postupy pri spracovaní opravných daňových dokladov sa u jednotlivých obchodníkov a dodávateľov veľmi často líšia. Stále je potrebné mať na pamäti, že každý opravný doklad musí obsahovať číslo a dátum vystavenia pôvodného dokladu. GS1 Czech Republic v spolupráci s poskytovateľmi EDI vypracovala návrh na doplnenie príručky správy INVOIC verzie D01B, Syntax 3, ktorý obsahuje príklad možného riešenia danej problematiky. „Táto príručka bude k dispozícii všetkým používateľom systému GS1 na webových stránkach normalizačnej organizácie,“ hovorí o zmenách Hana Strahlová, EDI manažérka z GS1 Czech Republic.

Výhody automatizácie dobropisov pomocou EDI

Vďaka automatizácii dobropisov sa firmy s EDI zbavia dvojitého vedenia dokladov, kvôli ktorému faktúry vybavujú cez EDI a dobropisy v papierovej forme alebo vo formáte PDF. Pre veľké firmy z oblasti e-commerce alebo segmentu rýchloobrátkového tovaru, u ktorých tvoria dobropisy okolo 15 % z celkového objemu faktúr, môže úspora dosiahnuť aj stovky tisíc Kč ročne. 

Keď veľkí odberatelia začnú riešiť dobropisy cez EDI, uľahčia prácu aj svojim dodávateľom. Ak dodávatelia už cez EDI riešia faktúry, môžu cez ne ihneď riešiť aj dobropisy a nemusia jednému odberateľovi posielať doklady dvoma spôsobmi.

Ďalšie výhody spracovania dobropisov cez EDI sú rovnaké ako pri spracovaní faktúr, teda predovšetkým:

• úspora času a práce vďaka automatickému spracovaniu dokladov,
• minimalizácia chýb pri prenose údajov,
• lepší prehľad o stave dokladov vďaka notifikáciám
• alebo elektronická archivácia podľa platnej legislatívy.

Stále viac firiem chce riešiť dobropisy v EDI

Odberatelia často odkladajú automatizáciu dobropisov. Tvorí u nich menšie percento z objemu dokladov, a preto ich spracovanie cez EDI nemá takú prioritu ako klasické faktúry a objednávky. Ak však dobropisy tvoria aspoň 10 % z objemu dokladov, oplatí sa riešiť ich v EDI.

Aj preto rastie počet firiem, ktoré dodatočne implementujú spracovanie dobropisov cez EDI. Z našich zákazníkov riešia dobropisy cez EDI napríklad Alza.cz, Mall.cz, PRO-DOMA alebo Coop Morava.

Chcete tiež spracovávať dobropisy a ďalšie doklady cez EDI? Ozvite sa nám. Bez záväzkov s vami preberieme vaše požiadavky a navrhneme riešenie na mieru.