Účtovníctvo je pri digitalizácii často až na poslednom mieste. Práve tu sa však dá ušetriť najviac času. Ručné prepisovanie faktúr, schvaľovanie na papieri a nekonečné hľadanie dokladov je v mnohých firmách stále realitou. Existuje však jednoduchší spôsob, ako túto rutinu automatizovať. V článku ukážeme, ako digitalizácia účtovníctva funguje v praxi a prečo firmy ako JABLOTRON ALARMS už papierové kolotoče neriešia.
Papierové faktúry, ručné prepisovanie, schvaľovanie cez e-mail... Stále bežná realita v mnohých firmách. Kým v logistike a obchode sa digitalizácia rieši naplno, účtovníctvo často zostáva bokom.
Nie je to neochota zmeniť sa. Väčšinou je za tým jednoduchý nedostatok času, obavy zo straty kontroly alebo zlé skúsenosti s predchádzajúcimi nástrojmi. Výsledkom je, že aj vo firmách, ktoré digitalizujú výrobu alebo sklad, účtovníci stále prepisujú faktúry do ERP a schvaľujú ich ručne. A to je škoda. Pretože práve účtovníctvo má obrovský potenciál na zjednodušenie a zrýchlenie práce.
Digitalizácia účtovníctva totiž nie je len o pohodlí. Je to o rýchlejšom prehľade o cash flow, presnejších predikciách a eliminácii audítorských rizík. To sú výhody, ktoré v čase tlaku na efektívnosť ocení každý finančný riaditeľ aj majiteľ firmy.
Koľko času účtovné oddelenie skutočne stráca?
Priemerná česká firma spracuje približne 300–500 prijatých faktúr mesačne. Väčšie firmy ich spracujú až tisíce. Ručné prepisovanie jednej faktúry trvá 5–10 minút. Schvaľovanie prostredníctvom e-mailu a telefonické upomienky pridajú ďalšie desiatky minút.
V skutočnosti tak účtovníci strávia:
- 2 hodiny denne len prepisovaním faktúr,
- ďalšie 2–3 hodiny týždenne ich schvaľovaním,
- a veľa času hľadaním dokladov na kontrolu alebo audit.
Ako vyzerá digitalizácia účtovníctva v praxi
Digitalizácia nie je len o „zbavení sa papiera“. Mala by sa chápať ako zmena spôsobu práce. Faktúra príde, systém ju automaticky načíta, vyťaží z nej údaje a pridelí ju zodpovednej osobe podľa pravidiel. Schvaľovanie prebieha online v rámci vopred definovaného pracovného postupu. Účtovník už nič neprepisuje, nič neposiela ďalej, nič nehľadá. Venuje sa účtovníctvu, neobvyklým prípadom a analýzam nákladov.
- Predtým: Faktúra → e-mail → tlač → prepisovanie → preposielanie → schvaľovanie → archivácia
- Po: Faktúra → automatický import → automatické priradenie → online schválenie → archivácia
JABLOTRON: Týždenné schvaľovanie sa skrátilo na pár hodín
Typický príklad? JABLOTRON ALARMS. Predtým trvalo schválenie jednej zložitejšej faktúry aj týždeň. Doklad prešiel rukami 5–7 ľudí, pričom prešiel kolobehom medzi nákupom, výrobou, financiami a vedením. Každý čakal, kým príde na rad. Dnes ten istý proces trvá hodiny, nie dni. Účtovníci tak strávia prepisovaním a schvaľovaním faktúr o 60 % menej času.
„Úspora času je najviditeľnejšia pri faktúrach od prepravcov, ako sú Česká pošta alebo GLS. Tieto faktúry bývajú veľmi členité a rôzne položky schvaľujú rôzne oddelenia. V iNVOiCE FLOW faktúry jednoducho rozdelíme a rozošleme schvaľovateľom,“ opisuje Špringl, CIO spoločnosti JABLOTRON ALARMS.
Vďaka tomu majú vo firme okamžitý prehľad o tom, kde sa faktúra nachádza, kto ju má na starosti a v akom stave je. Celú prípadovú štúdiu si môžete prečítať tu.
Pre koho je digitalizácia účtovníctva zásadná?
Firmy, ktoré každý mesiac spracúvajú desiatky, stovky, pokojne aj tisíce faktúr, dobre vedia, aký chaos vo faktúrach môže vzniknúť. Nie je pritom podstatné, či ide o výrobný podnik, účtovnú agentúru, hotel alebo autoservis. Každá firma, ktorá pracuje s väčším objemom dokladov a potrebuje mať prehľad o tom, kto čo a kedy schválil, ocení prehľadnosť a rýchlosť, ktorú prináša automatizácia faktúr. Najmä tam, kde sú náklady viazané na konkrétne zákazky, pobočky alebo zákazníkov, pomôže systém ako iNVOiCE FLOW odstrániť zbytočný chaos. Všetko prebieha podľa nastavených pravidiel, bez improvizácií a „dohod medzi oddeleniami“.
Ako začať jednoducho a prakticky
Nečakajte. Začnite tam, kde to bude mať najväčší dopad: pri prijatých faktúrach. Prvé výsledky vás prekvapia. Chcete vyskúšať, ako by to vyzeralo aj u vás?
U nás v GRiTu vám konkrétne ukážeme, ako môže digitalizované účtovníctvo vyzerať v praxi.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
