Digitalizace účetnictví: Jak firmy zrychlují schvalování faktur a zbavují se šanonů
Účetnictví bývá v digitalizaci často poslední na řadě. Přitom právě tady se dá ušetřit nejvíc času. Ruční přepisování faktur, papírové schvalování a nekonečné hledání dokladů je pořád realitou v mnoha firmách. Přitom existuje jednodušší cesta, jak si tuhle rutinu zautomatizovat. V článku ukážeme, jak digitalizace účetnictví funguje v praxi a proč už firmy jako JABLOTRON ALARMS papírové kolečko neřeší.
Papírové faktury, ruční opisování, schvalování přes e-mail… Stále běžná realita v mnoha firmách. Zatímco v logistice a obchodu se digitalizace řeší naplno, účtárna často zůstává stranou.
Není to neochota změnit se. Většinou je za tím prostý nedostatek času, obavy ze ztráty kontroly nebo špatné zkušenosti s minulými nástroji. Výsledkem je, že i ve firmách, které digitalizují výrobu nebo sklad, účetní stále přepisují faktury do ERP a schvalují je ručně. A to je škoda. Protože právě účetnictví má obrovský potenciál na zjednodušení a zrychlení práce.
Digitalizace účetnictví totiž není jen o pohodlí. Je to o rychlejším přehledu nad cash flow, přesnějších predikcích a eliminaci auditních rizik. To jsou benefity, které v době tlaku na efektivitu ocení každý finanční ředitel i majitel firmy.
Kolik času účetní oddělení reálně ztrácí?
Průměrná česká firma zpracuje přibližně 300–500 přijatých faktur měsíčně. Větší firmy jdou do tisíců. Manuální přepis jedné faktury zabere 5–10 minut. Schvalování přes e-mail a telefonické urgování přidá další desítky minut.
V reálu tak účetní stráví:
- 2 hodiny denně jen přepisováním faktur,
- další 2–3 hodiny týdně jejich schvalováním,
- a spoustu času hledáním dokladů pro kontrolu či audit.
Jak vypadá digitalizace účetnictví v praxi
Digitalizace není jen o „zbavení se papíru“. Měla by se chápat jako změna způsobu práce. Faktura přijde, systém ji automaticky načte, vytěží data a přidělí odpovědné osobě podle pravidel. Schválení proběhne online, v rámci předem definovaného workflow. Účetní už nic nepřepisuje, nic nepřeposílá, nic nehledá. Věnuje se účtování, neobvyklým případům a analýzám nákladů.
- Před: Faktura → e-mail → tisk → opis → přeposílání → schválení → archivace
- Po: Faktura → automatický import → automatické přiřazení → online schválení → archivace
JABLOTRON: Týdenní schvalování se zkrátilo na pár hodin
Typický příklad? JABLOTRON ALARMS. Dřív trvalo schválení jedné složitější faktury i týden. Doklad putoval přes 5–7 lidí, kdy si proběhl kolečko mezi nákupem, výrobou, financemi a managementem. Každý čekal, až přijde řada. Dnes stejný proces trvá hodiny, ne dny. Účetní tak tráví přepisováním a schvalováním faktur o 60 % méně času.
„Časová úspora je nejviditelnější u faktur od přepravců, jako jsou Česká pošta nebo GLS. Tyto faktury bývají velmi členité a různé položky schvalují různá oddělení. V iNVOiCE FLOW jednoduše faktury rozpadneme a rozešleme schvalovatelům,“ popisuje Špringl, CIO společnosti JABLOTRON ALARMS.
Díky tomu mají ve firmě okamžitý přehled, kde se faktura nachází, kdo ji má na starosti a v jakém je stavu. Celou případovou studii si můžete přečíst zde.
Pro koho je digitalizace účetnictví zásadní?
Firmy, které každý měsíc zpracovávají desítky, stovky, klidně i tisíce faktur, dobře vědí, jaký zmatek ve fakturách může vzniknout. Není přitom podstatné, jestli jde o výrobní podnik, účetní agenturu, hotel, nebo autoservis. Každá firma, která pracuje s větším objemem dokladů a potřebuje mít jasno, kdo co kdy schválil, ocení přehled a rychlost, kterou automatizace faktur přináší. Obzvlášť tam, kde se náklady vážou ke konkrétním zakázkám, pobočkám nebo zákazníkům, pomůže systém jako iNVOiCE FLOW odstranit zbytečný chaos. Všechno probíhá podle nastavených pravidel, bez improvizací a “domluv mezi odděleními".
Jak začít jednoduše a prakticky
Nečekejte. Začněte tam, kde to bude mít největší dopad: u přijatých faktur. První výsledky vás překvapí. Chcete si vyzkoušet, jak by to vypadalo i u vás?
U nás v GRiTu vám ukážeme konkrétně, jak může vypadat digitalizované účetnictví v praxi.
