Ako sa pripraviť na inventúru majetku, aby prebehla hladko a rýchlejšie

Inventúra je pre firmy zdrojom stresu. Vo veľkých skladoch môže trvať aj celý mesiac, zabera čas zamestnancom z rôznych oddelení a bez riadnej organizácie vznikajú chyby, ktoré firmu stoja peniaze. Aby inventúra prebehla hladko, musíte ju dobre naplánovať, pripraviť podklady a prípadne využiť aj inteligentné technológie. Prípravu inventúry si prejdeme krok za krokom.

Na čo slúži inventúra a pre koho je povinná

Inventúra slúži na zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov vo firme. Všetky firmy, ktoré vedú účtovníctvo, musia podľa zákona vykonať inventúru minimálne raz ročne v rámci zostavovania účtovnej závierky.

E-shopy a firmy s väčším množstvom tovaru však vykonávajú inventúru dobrovoľne aj niekoľkokrát ročne. Vďaka nej si totiž overia, či „papierový“ stav tovaru v e-shope alebo v ERP systéme zodpovedá skutočnému stavu na sklade. Firmy, ktoré inventúru odkladajú, sa častejšie stretávajú s negatívnym hodnotením zákazníkov, pretože napríklad v e-shope ponúkajú tovar, ktorý nemajú na sklade.

Zároveň vďaka inventúre zistia, či časť zásob nie je poškodená, prekročená alebo zastaraná. Zistia, či niektorý tovar nezmizol (napríklad preto, že skladník zabudol zaevidovať výdaj), a často tiež objavia tovar, o ktorom netušili, že ho majú na sklade.

Zákon o účtovníctve rozlišuje fyzickú a dokladovú inventúru:

• pri fyzickej inventúre zamestnanci vlastnoručne zisťujú stav majetku – teda vizuálne overia, či je majetok na svojom mieste,
• dokladová inventúra sa týka majetku, ktorý nie je možné overiť vizuálne – inventúra sa teda vykonáva iba kontrolou v účtovných knihách.

V článku sa budeme venovať príprave na fyzickú inventúru, ktorá sa týka povinných inventúr v rámci zákona o účtovníctve, ako aj dobrovoľných inventúr skladových zásob.

Kedy naplánovať inventúru

Vhodný čas na inventúru je v každej firme iný. Záleží predovšetkým na:

• sezónnosti,
• dlhodobých trendoch predaja,
• množstve zásob.

Inventúru si ideálne naplánujte na obdobie, keď máte najmenej fyzických zásob. Zaberie vám to menej času a ľahšie odhalíte nezrovnalosti.

Napríklad pre väčšinu bežných e-shopov je vhodným obdobím:

• po Vianociach alebo väčšom výpredaji,
• mimo predajnú sezónu, keď je najmenej objednávok (napríklad v lete),
• alebo medzi dodaním nových kolekcií (teda pred zmenou ročného obdobia).

Časový plán inventúry

Akonáhle si vyberiete vhodné obdobie, naplánujte si podrobne priebeh inventúry. Odhadnite, ako dlho vám inventúra potrvá (bude to víkend, týždeň alebo mesiac?), a uvoľnite kapacity zamestnancom, prípadne včas zaobstarajte brigádnikov.

Počítajte tiež s tým, že počas tohto obdobia budete možno musieť obmedziť prevádzku firmy –⁠ napríklad prerušiť expedíciu alebo predĺžiť dodacie lehoty objednávok. Ak sa chcete vyhnúť úplnému obmedzeniu, naplánujte si inventúru skladu po častiach.

Už v tejto fáze tiež presne definujte, na ktorý majetok sa inventúra bude vzťahovať. Napríklad, či pôjde len o tovar v sklade, alebo aj spotrebný materiál, ako sú kartóny, fólie a palety, prípadne hneď celý majetok vrátane napríklad kancelárskeho vybavenia.

Spôsob vykonania inventúry

Určite si, ako budete inventúru vykonávať z technického hľadiska. Najčastejšie zamestnanci obchádzajú majetok s vytlačeným zoznamom. V ňom vidia očakávané množstvo položiek a počas inventúry ich jednu po druhej odškrtávajú alebo zapisujú skutočné množstvo. Táto varianta je však časovo náročnejšia a ľahšie pri nej vznikajú chyby.

Jednoduchšie to majú firmy, ktoré používajú technológie ako riadený sklad (WMS). Zamestnanci, ktorí vykonávajú inventúru, vopred nepoznajú očakávaný počet položiek, ale len prechádzajú majetok, načítavajú jeho čiarové kódy pomocou čítačiek alebo smartfónov a údaje sa odosielajú do systému. WMS priebežne upozorňuje na nezrovnalosti (napríklad nesúlad počtu kusov na danej pozícii) a na záver:

• vyhodnotí rozdiely v údajoch u položiek, kde sa počet nezhoduje,
• pripraví z nich podklady pre účtovníctvo
• a prepíše množstvo tovaru v sklade podľa skutočnosti.

Riadený sklad tak urýchľuje inventúru a navyše za pár minút zaškolíte brigádnikov, ktorých si kvôli inventúre najmete. Napríklad e-shop s bosou obuvou Bosonožka vďaka WMS skrátil inventúru z mesiaca na 2 dni.

Jasné pravidlá pre zamestnancov

Vytvorte jasné pravidlá inventúry tak, aby ju všetci zamestnanci vykonávali rovnako. Firmy v týchto pravidlách zvyčajne určujú:

• ktorý majetok počítať, merať a vážiť,
• ktoré parametre pri inventúre kontrolovať (expirácia, výrobné čísla, šarže atď.),
• v akých merných jednotkách majetok evidovať,
• ktorému zamestnancovi je zverená ktorá časť skladu,
• z ktorého smeru majetok počítať (napríklad pri regáli postupovať z ľavého horného rohu do pravého dolného)
• alebo ako označiť už spočítaný tovar.

Zamestnancov oboznámte s pravidlami niekoľko dní vopred. Ideálne osobne, aby ste mohli ihneď vyriešiť otázky a nejasnosti.

Účtovná príprava na inventúru

Pred inventúrou zaúčtujte všetky otvorené skladové doklady, ktoré súvisia s pohybom majetku. Napríklad tie, ktoré riešia presun tovaru medzi pobočkami alebo skladmi, alebo doklady spojené s likvidáciou, poškodeným alebo nekompletným tovarom.

Rovnako dokončite príjem a výdaj všetkého tovaru z objednávok. Je totiž dôležité, aby sa všetok tovar nachádzajúci sa vo vašich priestoroch nachádzal v systéme k dňu inventúry. Vykonávanie inventúry na neúplnom majetku by proces zbytočne skomplikovalo a výsledok by bol skreslený.

Príprava miesta inventarizácie

Inventúru vám uľahčí aj jednoduchá prevádzková príprava. Upratajte skladové a ďalšie priestory, kde sa bude inventúra konať, aby sa majetok nepovaloval v uličkách alebo tovar pod regálmi – nech je všetko na svojom mieste. Znie to ako samozrejmosť, ale v predinventárnom zhonu na to ľahko zabudnete.

Viditeľne tiež označte majetok, ktorý nie je súčasťou inventúry. Ide najmä o:

• majetok cudzích firiem,
• vyexpedované zásoby, ktoré čakajú na odvoz k zákazníkom,
• tovar, ktorý vám zákazníci poslali na reklamáciu.

Využite technológie

Ak máte pocit, že inventúry sú pre vás časovo neúnosné, aj keď je vaša príprava akokoľvek dobrá, siahnite po technológiách na automatizáciu. Riešenia typu WMS bežne skracujú inventúry z mesiacov na dni a urýchľujú aj ďalšie skladové procesy, ako je kompletizácia objednávok, príjem tovaru, zaškolenie skladníkov alebo vykazovanie. Ozvite sa nám a pomôžeme vám vybrať vhodné riešenie pre váš sklad.