Hovorí sa, že čas sú peniaze. Ale čo ak vám okrem času unikajú aj zbytočné náklady kvôli neefektívnej komunikácii s dodávateľmi? Ak stále spracovávate objednávky, faktúry alebo dodacie listy ručne z e-mailov, možno je už čas na zmenu.
Pozrime sa na prípady, kedy sa oplatí prejsť na EDI – elektronickú výmenu dát – a aké konkrétne úspory vám tento krok prinesie.
E-mail je dobrý sluha, ale...
Predstavte si situáciu: Príde e-mailom objednávka. Niekto ju musí stiahnuť, otvoriť, skontrolovať, prepisovať do ERP, znovu skontrolovať, poslať potvrdenie. Potom prídu dodacie listy a faktúry. A to celé stále dookola – deň čo deň.
Stačí jedna preklep v čísle položky, nesprávne zadaná cena alebo zabudnutý kus tovaru a vznikne chyba, ktorá znamená reklamáciu, dobropisy alebo meškanie dodávky.
E-mailová komunikácia síce funguje, ale jej kapacity a spoľahlivosť majú svoje limity. Ak vám administratívna záťaž začína prerastať cez hlavu, EDI je logickým ďalším krokom.
Čo je vlastne EDI?
EDI, teda Electronic Data Interchange, je efektívny spôsob, akým si firmy medzi sebou vymieňajú obchodné dokumenty – objednávky, faktúry, dodacie listy a ďalšie – priamo medzi svojimi informačnými systémami. Bez papiera, bez prepisovania, bez chýb.
Zjednodušene povedané – objednávka vytvorená v systéme odberateľa sa automaticky prenesie do systému dodávateľa. To isté platí pre faktúru alebo dodací list. Dokumenty tak „cestujú“ elektronicky, bezpečne a hlavne efektívne.
Prečo firmy prechádzajú z e-mailu na EDI?
Z toho istého dôvodu, prečo chodíte do práce autom a nie konským povozom a prečo dnes každý používa mobil namiesto pevnej linky – pretože to každodenne uľahčuje život. Nevyužiť moderné riešenie plné nepopierateľných výhod, ktoré je vám navyše plne k dispozícii, je jednoducho hriech.
Aké sú teda hlavné výhody EDI?
Úspora nákladov na administratívu
- Zbavíte sa ručného prepisovania.
- Ušetríte čas zamestnancov a obmedzíte potrebu prijímať ďalších ľudí pri raste firmy.
- Znížite náklady na tlač, papier a fyzickú archiváciu.
Menej chýb a reklamácií
- Automatický prenos dokladov minimalizuje chyby.
- Menej dobropisov, menej reklamácií a menej zaťaženia.
Rýchlejšie spracovanie dokumentov
- Objednávky, dodacie listy aj faktúry prúdia v priebehu minút, nie hodín či dní.
- Zrýchľuje sa príjem tovaru, fakturácia aj proces objednávania.
Zlepšenie cash flow
- Vďaka rýchlejšej fakturácii a potvrdzovaniu dokladov dochádza k plynulejšiemu toku peňazí.
Bezpečnosť a súlad s legislatívou
- Všetko beží na overených službách cloudových gigantov, ako sú Amazon (AWS) alebo Windows (Azure), vďaka čomu je zaručená maximálna ochrana údajov zákazníkov.
- Údaje sú poistené, pravidelne zálohované, v súlade s GDPR a dostupné len autorizovaným používateľom.
- Prenos je šifrovaný a opatrený elektronickým podpisom.
- Dokumenty majú plnú právnu platnosť a sú bezpečne archivované.
Naše komplexné riešenie pre elektronickú výmenu dát ORiON EDI navyše podporuje medzinárodné štandardy EDI, ako sú EANCOM, UN/EDIFACT a ISDOC, takže môžeme vymieňať dokumenty medzi rôznymi systémami a trhmi úplne bez obáv. ORiON EDI je kompatibilný s viac ako 160 ERP systémami, vrátane veľkých hráčov ako SAP, Pohoda, Money alebo Abra, čo zabezpečuje automatický prenos dát priamo do vášho systému bez manuálneho zásahu.
Kedy sa oplatí prejsť na EDI?
Zásadnou otázkou teda nie je, či nahradiť e-mail EDI, ale kedy to urobiť. Kedy už e-mail jednoducho nestačí a brzdí zdravý rozvoj firmy? Odpoveď je pomerne jednoduchá.
Ak si s obchodnými partnermi vymieňate viac ako niekoľko desiatok dokladov mesačne, EDI je jednoznačne efektívnejšie ako e-mail.
Prechod na EDI sa zvyčajne oplatí v týchto situáciách:
- Chcete efektívne využiť všetky dostupné firemné údaje
- Pripravujete expanziu, rozširujete portfólio dodávateľov.
- Potrebujete lepšie plánovať kapacity a objednávky u veľkých odberateľov.
- Chcete optimalizovať a rozvíjať proces zásobovania – napr. distribučných centier.
- Firma rastie a administratívny tím nestíha.
- Chcete eliminovať chyby a reklamácie.
- Potrebujete rýchlejšie prijímanie tovaru alebo fakturáciu.
A koľko to vlastne stojí?
Možno vás prekvapí, že EDI už dávno nie je drahá technológia „len pre veľkých“. Naopak – naše súčasné cloudové riešenie ORiON EDI je cenovo dostupné aj pre oveľa menšie firmy.
Prevádzkové náklady na ORiON pre dodávateľov sa bežne pohybujú v rozmedzí niekoľkých stoviek až tisícov. V prípade ORiON pre odberateľov závisí cena od viacerých faktorov, ale najčastejšie sa pohybuje v rádovo tisícov až desaťtisícov.
Niektoré firmy tak pocítia úspory okamžite už počas prvých týždňov či mesiacov, čo je možné aj vďaka tomu, že ORiON pre dodávateľov vieme plne nasadiť počas 2–3 dní.
Ušetrite s EDI aj vy
Zhrňme si to: Ak vaša firma pôsobí v odvetviach, ako je retailu, logistika alebo e-commerce, a stále fungujete na báze e-mailov a ručného prepisovania, je veľmi pravdepodobné, že prechod na EDI vám prinesie:
- Úsporu peňazí, ktoré môžete alokovať napríklad na nové projekty
- Úsporu času, ktorý môžete využiť oveľa produktívnejšie a zmysluplnejšie
- Menšiu chybovosť a s tým aj menej stresu
Ak si stále nie ste istí, radi vám s rozhodnutím pomôžeme. Dodávateľom ponúkame bezplatnú konzultáciu, počas ktorej zodpovieme všetky vaše otázky, a odberatelia si môžu priplatiť za vstupnú analýzu, v ktorej spoločne zmapujeme vaše procesy, zameriame sa na celkovú efektívnosť firmy a vypočítame, aké konkrétne úspory by vám EDI prinieslo.
Ozrite sa nám. Stretneme sa osobne alebo online a preberieme, ako vďaka EDI znížiť náklady aj vo vašej firme.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
