Výber skladového systému je rozhodnutie na niekoľko rokov dopredu. Na čo si treba dávať pozor?

Skladové systémy (WMS – z anglického warehouse management system) sú v skladoch veľkých a stredných firiem v podstate štandardom. To znamená, že ich je na trhu veľa a firma si vyberá z desiatok možností. Aby sme vám uľahčili výber niečoho tak komplexného, zostavili sme návod, ktorý vám prezradí, na čo si dávať pozor a čo zohľadniť. Poradíme vám, prečo sa pri WMS nezameriavať len na cenu alebo čo si u potenciálnych dodávateľov overiť.

Kedy je čas na zakúpenie WMS

Ak vám príprava objednávok trvá neprimerane dlho, počas predajných špičiek v sklade nestíhate, strácate prehľad o tovare v sklade a prestávajú vám stačiť kapacity, je najvyšší čas začať aktívne riešiť zavedenie skladového systému. 

Niektoré problémy si v bežnej prevádzke ani nevšimnete, ale odrážajú sa na finančných výsledkoch – napríklad veľké rozdiely pri inventúre medzi očakávaným a skutočným stavom zásob. WMS vám pomôže dať sklad do poriadku a pripraviť firmu na ďalší rast.

Jeho implementácia je však pomerne zdĺhavý proces, a preto sa neoplatí výber uponáhľať. Niečo ako nasadenie na skúšku v podstate neexistuje – alebo by vás to strašne predražilo. Radšej si dajte na čas a choďte na istotu.

Najprv vykonajte audit skladu

Zásadné je začať analýzou súčasnej situácie – buď vlastnými silami, alebo si na to zavolajte audítorskú firmu. Z analýzy vyplynú nedostatky a potreby vášho skladu, a tá je tak cenná sama o sebe. Môže sa stať, že analýza odhalí, že WMS vaše problémy nevyrieši alebo že naň ešte nie ste pripravení.

Ak sa ukáže, že WMS potrebujete, získané poznatky vám pomôžu čo najpresnejšie definovať ciele, ku ktorým smerujete. Okrem požiadaviek na samotný WMS tam zahrňte aj svoje podnikateľské ambície a plány – a nebuďte skromní. Ak existuje šanca, že za 5–10 rokov výrazne zväčšíte skladové priestory alebo expandujete do zahraničia, dajte pozor, aby bol WMS pripravený expandovať s vami.

Na výber WMS zostavte vlastný tím

Akonáhle máte hotové strategické kroky, môžete sa pustiť do samotného hľadania systému. Na tento účel vyčleňte realizačný tím, ktorý sa tejto úlohe bude plne venovať.

Tím vykoná prieskum trhu a vyberie kandidátov, ktorých osloví s ponukou spolupráce. Práve to je jedno z dôležitých pravidiel: nepozerajte sa na výber skladového riešenia ako na nákup produktu, ale ako na dlhodobú spoluprácu s partnerom, ktorý vám WMS implementuje.

Zavedenie WMS do prevádzky trvá mesiace, pripravte sa na to

Uskutočnite výberové konanie a počas prezentácie sa pýtajte na konkrétne veci, ktoré sú špecificky aplikovateľné pre vašu firmu. Túto fázu neuponáhľajte. Až si budete naozaj istí, vypracujte zmluvu, v ktorej stanovíte harmonogram a postup implementácie.

Výberu WMS sa podrobnejšie a s konkrétnymi príkladmi venujeme v našej e-knihe Ako vybrať WMS. Zahrnuli sme do nej skúsenosti kolegov, ktorí skladové systémy implementovali už v desiatkach firiem. Zozbierali sme dobré aj zlé skúsenosti a zostavili z nich návod, ktorý vás upozorní na časté chyby. Poradíme vám napríklad, kto by mal byť členom realizačného tímu alebo na čo konkrétne by ste sa mali dodávateľov pýtať počas výberového konania.

Ak vaša firma zvažuje WMS, stiahnite si e-knihu.