Faktúra v PDF, ktorá príde e-mailom a následne sa uloží alebo prepíše do účtovného systému. Bežný postup, ktorý sa s povinnou slovenskou e-fakturáciou od roku 2027 zmení. PDF už nebude spĺňať požiadavky na elektronickú faktúru. Tou bude štruktúrovaný elektronický doklad, ktorého dáta dokážu informačné systémy automaticky prečítať a spracovať. Pre účtovníkov to však neznamená, že budú namiesto faktúr pracovať s XML súbormi.
Od 1. januára 2027 sa na Slovensku zavádza povinná elektronická fakturácia pre zákonom vymedzené tuzemské B2B a B2G transakcie. Faktúry sa budú vymieňať prostredníctvom certifikovaných digitálnych poštárov a siete Peppol. Podstatná zmena pritom nie je len v spôsobe ich doručenia. Mení sa aj samotná podoba e-faktúry.
Elektronickou faktúrou bude štruktúrovaný dátový dokument zodpovedajúci stanoveným pravidlám. Slovenský systém vychádza z európskej normy EN 16931 a využíva formát Peppol BIS Billing 3.0. Bežné PDF zaslané elektronicky tieto požiadavky nespĺňa.
PDF je pre človeka, štruktúrované dáta pre systémy
Na pohľad môžu byť obe faktúry rovnaké. Obsahujú dodávateľa a odberateľa, položky, sumy, dátum splatnosti aj ďalšie údaje potrebné pre účtovníctvo. Rozdiel spočíva v tom, ako sú tieto informácie uložené a ako s nimi dokážu pracovať informačné systémy.
PDF je vytvorené predovšetkým tak, aby ho mohol prečítať človek. Účtovný systém z neho preto zvyčajne musí potrebné údaje najprv získať – ručným prepisom, vyťažovaním alebo iným spôsobom.
Pri štruktúrovanej e-faktúre majú jednotlivé údaje presne definovanú podobu a význam. Systém príjemcu tak vie, ktorý údaj predstavuje číslo faktúry, DIČ dodávateľa, sumu, sadzbu DPH alebo dátum splatnosti. Dáta môže prevziať priamo a nadviazať na ne ďalšie spracovanie.
Práve štruktúrované dáta budú od roku 2027 základom slovenskej e-faktúry. PDF pritom nemusí z firiem úplne zmiznúť. Môže ďalej slúžiť ako vizuálna podoba dokladu, ktorú si účtovník otvorí, prečíta alebo napríklad použije pri internej kontrole. Z pohľadu povinnej e-fakturácie však bude rozhodujúci štruktúrovaný elektronický dokument, nie jeho PDF náhľad.
Účtovníci s XML pracovať nemusia
Pojem štruktúrovaná faktúra môže vzbudzovať dojem, že sa zmení aj každodenná práca účtovníkov. V skutočnosti nie je dôvod, aby používateľ otváral XML súbor alebo kontroloval jeho technickú štruktúru.
Menšie firmy a živnostníci môžu e-faktúry vytvárať a prijímať priamo v aplikácii digitálneho poštára. Pracujú v bežnom používateľskom prostredí a potrebná dátová štruktúra vzniká na pozadí.
Stredné a väčšie spoločnosti môžu ďalej vystavovať faktúry vo svojom ERP alebo účtovnom systéme. Digitálny poštár prevezme fakturačné dáta, skontroluje ich, prípadne prevedie do požadovaného formátu a zaistí ďalšiu komunikáciu. Prijaté e-faktúry môže rovnakým spôsobom odovzdať do systému, v ktorom ich firma spracováva. Nie je teda nutné meniť fungujúce ERP len preto, že sa mení formát a spôsob výmeny faktúr.
Práve na túto časť by sa mali firmy pri príprave na slovenskú e-fakturáciu zamerať. Nestačí overiť, či dokážu faktúru zobraziť ako PDF. Potrebujú vedieť, odkiaľ sa vezmú dáta pre štruktúrovanú e-faktúru, kto skontroluje ich správnosť a ako sa doklad dostane k odberateľovi alebo naopak do jeho účtovného procesu. U firiem s väčším objemom dokladov je podstatné aj napojenie na existujúce ERP, EDI komunikáciu a ďalšie systémy, aby nový režim nepriniesol ručnú prácu navyše.
GRiT ako certifikovaný digitálny poštár zabezpečuje prevzatie fakturačných dát, ich kontrolu a prípravu do požadovanej štruktúry, bezpečné doručenie aj odovzdanie informácií späť do firemných systémov. Menšie firmy môžu využiť samostatnú aplikáciu, väčšie spoločnosti e-fakturáciu zapojiť do svojho súčasného prostredia.
Chcete si vopred prejsť, ako bude vystavenie a príjem slovenskej e-faktúry fungovať? Vyskúšajte si bezplatné demo e-fakturácie od GRiTu.
Chcete skoncovať s chaosom vo vašej firme?
Na bezplatnej konzultácii prejdeme vaše aktuálne nastavenie a odporučíme ďalší krok podľa toho, čo firma skutočne potrebuje.
.png)
