Podpis je už po stáročia neoddeliteľnou súčasťou dokumentov a slúži na potvrdenie totožnosti osoby, ktorá dokument podpísala. Dôkazná hodnota akéhokoľvek dokumentu stojí a padá na existencii podpisu. To platí bez ohľadu na to, či ide o papierovú alebo elektronickú formu. Ani pri elektronickej archivácii sa mu nevyhnete. Len ho využijete v inej podobe – elektronickej. Elektronický podpis však nie je naskenovaný obrázok, ako si laici často myslia.
Dôveryhodný dokument umožňuje v čase preukázať svoj pôvod a neporušenosť (viac o tejto téme tu). Iba podpísaný dokument má súdnu dôkaznú hodnotu v prípade sporu alebo je akceptovateľný v úradnom konaní pri výkone verejnej moci. Pôvod, neporušenosť a čitateľnosť sú vlastnosti dokumentov, ktoré v súlade so zákonom o DPH vyžaduje aj daňový správca pri kontrole vášho účtovníctva. Podpis sa vyžaduje aj podľa zákona o účtovníctve pri účtovných záznamoch, ktoré sa stávajú účtovnými dokladmi vtedy, ak obsahujú podpisové záznamy. A rovnako ako pri archivácii papierových dokladov sú definované požiadavky aj na doklady uložené v elektronickom archíve. A práve v tom všetkom nám pri digitálnych dokladoch pomáha elektronický podpis.
Elektronický podpis zabezpečí dôveryhodnosť pôvodu
Dokument je akákoľvek zaznamenaná informácia (zákon č. 499/2004, § 2 ods. e) a má teda všeobecnejšiu podobu ako písomnosť, pretože predpokladá viac foriem než len písomnú. Môže ísť napríklad o zvukovú alebo obrazovú formu.
Písomný právny úkon je definovaný tak (podľa občianskeho zákonníka), že musí byť podpísaný konajúcou osobou vlastnoručne. V prípade, že ide o elektronickú formu, výlučne zaručeným elektronickým podpisom. Čo to znamená? Kým v prípade papiera tomu rozumieme tak dobre, že nám to už žiadny zákon nemusí ďalej vysvetľovať, v prípade elektronického dokumentu je to inak.
Základy pre dôveryhodnosť elektronického dokumentu sú stanovené osobitným zákonom č. 227/2000 Z. z. o elektronickom podpise (od júla 2016 sa riadi smernicou eIDAS). Ak autor k dokumentu pripojí uznávaný elektronický podpis, štát alebo iný príjemca môže presne identifikovať, kto dokument vystavil. Tým je zaručená autentickosť dokumentu a jeho neporušenosť, teda integrita.
Elektronický podpis získate u 3 organizácií
Elektronický podpis predstavuje údaje v dátovej podobe, ktoré v počítači nahrádzajú vlastnoručný podpis. Je pripojený k dátovej správe alebo je s ňou logicky spojený. Slúži na jednoznačné overenie identity podpísanej osoby v dátovej správe. Pridaním elektronického podpisu do dokumentu tak zabezpečíte dôveryhodnosť pôvodu.
Ako? Dôveryhodnosť platného elektronického podpisu je zabezpečená pomocou princípu prenosu dôvery od dôveryhodnej tretej strany. Overenie totiž funguje pomocou prepojenia údajov verejnej časti certifikátu (verejný kľúč, ktorý zverejňujete) a súkromnej časti (ktorú naopak prísne uchovávate vo svojom počítači) prostredníctvom certifikačných autorít.
Certifikátom sa rozumie dátová správa, ktorú vydáva poskytovateľ certifikačných služieb a spája údaje na overovanie elektronických podpisov s podpisujúcou osobou (kvalifikovaný certifikát). Tým umožňuje overiť jej identitu. V prípade elektronického podpisu je to teda ako overenie vlastnoručného podpisu na listine.
V Českej republike získate elektronický podpis výlučne u 3 kvalifikovaných certifikačných autorít – Českej pošty, Prvej certifikačnej autority a spoločnosti eIdentity. Ak sa vám nechce cestovať do niektorej z kontaktných miestností vyššie uvedených autorít, máte možnosť využiť tzv. mobilnú registračnú autoritu. Tá za vami príde a všetko potrebné vybaví a nastaví v pohodlí vašej kancelárie. Jednou z nich je napr. spoločnosť prevádzkujúca web elektronickypodpis.cz. Platnosť elektronického podpisu je zvyčajne 1 rok. Novinkou je aj vydávanie certifikátov s platnosťou 3 roky.
Na akých princípoch funguje elektronický podpis a aké sú jeho varianty, sa dozviete v ďalšej časti série „Zorientujte sa v dôveryhodnej archivácii“.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
