Digitalizácia dokumentov ukončila éru papierových dokumentov

Systémy elektronickej výmeny údajov umožňujú zbaviť sa rutinných činností, ktoré sú kľúčové pre harmonizovanú spoluprácu s dodávateľmi. Už nie sú výsadou nadnárodných korporácií. Vďaka moderným technológiám sa stali dostupnými pre široké spektrum spoločností naprieč odvetviami. Elektronická výmena údajov sa vďaka svojmu značnému potenciálu zefektívniť komunikáciu rýchlo stáva štandardom, ktorý je zároveň šetrný k životnému prostrediu.

EDI (Electronic Data Interchange) je proces elektronickej výmeny štruktúrovaných obchodných údajov medzi rôznymi organizáciami. EDI umožňuje automatickú výmenu obchodných transakcií, ako sú nákupné objednávky, faktúry, správy o dodávkach a ďalšie, medzi obchodnými partnermi. Tieto dokumenty sa vymieňajú v štandardizovanom formáte, ktorý je zrozumiteľný pre všetky zúčastnené strany. EDI pomáha zjednodušiť a automatizovať obchodné procesy, zvyšuje efektívnosť a presnosť výmeny informácií a znižuje potrebu ručného spracovania papierových dokumentov.

Digitálny originál

Zavedenie elektronickej komunikácie pri výmene dokumentov je súčasťou celkovej digitalizácie podniku. Správne nastavený systém má zásadný vplyv na efektívnosť, pretože automatizuje a optimalizuje proces výmeny dokumentov. „Podľa môjho názoru EDI v oblasti digitalizácie firiem nastavuje latku veľmi vysoko, pretože má oproti väčšine ostatných riešení jednu jedinečnú vlastnosť – firmy prostredníctvom neho zdieľajú digitálne originály dokumentov so svojimi obchodnými partnermi,“ vysvetľuje David Reichel, ktorý má v spoločnosti GRiT, ktorá dodáva na trh systém pre elektronickú správu dokumentov, na starosti tvorbu architektúry riešení. Objednávky alebo faktúry zaslané prostredníctvom EDI dostanú firmy v podobe, v akej ich vystavili ich obchodní partneri. Príjemca teda nemusí vykonávať žiadne kontroly obsahu dokumentov.

Záujem o EDI rýchlo rastie

Priekopníkmi v zavádzaní elektronickej výmeny dát sú tradične nadnárodné spoločnosti. Kladú stále väčší dôraz na digitalizáciu procesov, ale aj na znižovanie svojej uhlíkovej stopy. Široké využitie EDI môžeme vidieť napríklad v automobilovom priemysle alebo v segmente rýchloobrátkového tovaru. V posledných rokoch sa elektronická výmena dát rýchlo presadila aj v oblasti elektronického obchodovania.

„Využívajú ju prakticky všetci významní hráči, či už hovoríme o pôvodných ‚priekopníkoch‘ z oblasti elektroniky a výpočtovej techniky, ako sú Alza a Datart, ku ktorým sa postupne pridávajú e-shopy z ďalších segmentov, napríklad online predajcovia potravín, liekov a ďalších produktov,“ uviedol D. Reichel, Solution Architect spoločnosti GRiT. Trend elektronickej výmeny dokumentov výrazne podporila aj nedávna pandémia koronavírusu. „Možno teda konštatovať, že EDI sa už neobmedzuje len na niekoľko málo odvetví, ale rozširuje sa všade tam, kde sa pravidelne dodáva tovar, ktorý je potrebné rýchlo a presne objednať, prijať a odoslať, t. j. naskladniť aj vyskladniť, a následne spoľahlivo a včas zaplatiť na základe rýchleho spracovania faktúr,“ vysvetľuje.

Keď spoločnosti dosiahnu určitú veľkosť, potrebujú efektívne riadiť svoje sklady a vybavovať veľké množstvo objednávok. Tu prichádza na rad automatizácia a neoddeliteľnou súčasťou procesu sa stáva elektronizácia dokladov. Okrem toho sa digitalizácia a „bezpapierová kancelária“ stávajú čoraz dôležitejšou témou aj pre malé spoločnosti alebo firmy poskytujúce služby. Tie často potrebujú rýchlo a ľahko schvaľovať objednávky alebo faktúry bez nutnosti tlačiť a fyzicky rozosielať papierové dokumenty a nakoniec ich automatizovane spracovať, skontrolovať a odoslať.

Úspora času v desiatkach percent

Spoločnosť Lidl Slovensko doteraz využívala elektronickú výmenu dokumentov predovšetkým v oblasti príjmu tovaru. S elektronickou výmenou objednávok začala spoločnosť v roku 2010. „Ak sa pri príjme tovaru dodržia všetky procesy, ktoré predchádzajú stiahnutiu objednávky, môže EDI objednávanie skutočne ušetriť čas pracovníkom skladu,“ hovorí Peter Ištok, vedúci príjmu tovaru v logistickom centre v Záborskom.

Ak je EDI objednávka kompletná a správna, uľahčuje to prácu aj pracovníkovi príjmu tovaru. Po stiahnutí EDI objednávky nemusí pracovník vykonávať žiadne ďalšie operácie a objednávka je okamžite stiahnutá a uložená do interného modulu elektronického systému. „Naopak pri bežnej objednávke musí pracovník príjmu tovaru ručne vyplniť údaje, ako je číslo dodacieho listu, dodané množstvo atď. Tieto údaje musí pracovník zdĺhavo vyhľadávať v dodacích listoch, čo pri veľkom množstve dodacích listov nie je jednoduché,“ vysvetľuje P. Ištok. Úspora času pracovníkov pri príjme tovaru pracujúcich s dodacími listami je značná a dosahuje až 40 %.

Partneri sa zapájajú postupne

Skupina Kaufland Slovenská republika už zaviedla digitálnu výmenu účtovných dokladov. „V súčasnosti používame EDI faktúry a postupne zavádzame EDI objednávky. EDI so sebou prináša elimináciu papierovej administratívy a úsporu času pri spracovaní a kontrole dokladov,“ potvrdzuje Lucia Vargová, tlačová hovorkyňa spoločnosti Kaufland Slovenská republika.

Skupina sa aktívne snaží postupne zapojiť do elektronickej komunikácie každého zo svojich dodávateľov. Hoci elektronická výmena dát výrazne uľahčuje spoluprácu, reťazec je schopný spolupracovať aj s dodávateľmi, ktorí digitalizáciu zatiaľ plne nevyužívajú. „Elektronická výmena dát nie je podmienkou zaradenia výrobkov dodávateľa do predajnej siete spoločnosti,“ uisťuje L. H. Vargová.

Dôraz na presnosť je dôležitý  

Skúsenosti používateľov systémov EDI však potvrdzujú, že na dosiahnutie plnej miery optimalizácie je potrebný dôsledný prístup všetkých zúčastnených strán. „Systém, ktorý prepojí viacero procesov v našej spoločnosti s dodávateľmi, je náchylný na drobné či väčšie chyby. Na druhej strane, ak sú EDI objednávky chybné, práca pri príjme tovaru sa stáva zložitejšou a časovo náročnejšou. Ak je EDI objednávka neúplná alebo inak poškodená, nemôžeme ju použiť pre našu prácu a v tomto kroku sa musíme vrátiť k pôvodnému konceptu, ku klasickej objednávke,“ upozorňuje P. Ištok zo spoločnosti Lidl.

Chýbajúce alebo neplatné údaje, duplicitné položky alebo nesprávne formátovanie nemusia nevyhnutne vyplývať z nedôslednosti pri ich vkladaní do systému. Vzhľadom na to, že na trhu existuje niekoľko štandardov EDI, ak systémy, ktoré spolu komunikujú, nepoužívajú rovnaký štandard alebo ich implementácia nie je správne zosúladená, môžu nastať problémy s prekladom a interpretáciou údajov. Podobné problémy môže spôsobiť aj nesprávne mapovanie údajov, pretože EDI často používa mapovacie tabuľky na prevod údajov medzi rôznymi formátmi.

Plná automatizácia príjmu tovaru

Výhody správne nastaveného elektronického výmeny dát inšpirujú spoločnosti k rozšíreniu jej využitia a zavedeniu digitalizácie do ďalších interných procesov. Ambíciou spoločnosti Lidl je v súčasnosti plne automatizovať proces príjmu tovaru. „Vždy to začína objednávkou EDI, ktorá je nejakým spôsobom prepojená so systémom ‚Driver Self-Check-In‘. Akonáhle je objednávka úspešne a správne spracovaná, je v systéme automaticky spracovávaná až do momentu, kedy je dodaný tovar spárovaný s faktúrou za tovar a automaticky zaplatený,“ opisuje P. Ishtok zo spoločnosti Lidl. V súčasnosti je reťazec približne v polovici procesu automatizácie príjmu tovaru. Práve toto oddelenie by malo byť prvým, ktoré bude plne automatizované od objednávky až po samoobslužný výdaj vodičom zo skladu.

Elektronizáciu, presnejšie povedané elektronický prenos dokumentov a dát, je potrebné vnímať ako súčasť celého ekosystému v dodávateľskom reťazci. Zlepšenie výkonnosti, kvality a úrovne služieb bude kľúčom k udržaniu konkurencieschopnosti spoločností. Budú musieť inovovať svoje procesy a viac využívať najmodernejšie technológie, ktoré im pomôžu optimalizovať nákup, urýchliť manipuláciu s tovarom, efektívne skladovať, expediovať a doručovať a čo najrýchlejšie dostať tovar na virtuálne pulty e-shopov, aby si zákazníci mohli kúpiť ich výrobky.

Rýchlejšie, presnejšie a lacnejšie

„Vzhľadom na to, že obchodné operácie sa stávajú rýchlejšími a zložitejšími, rastú nároky na všetky časti dodávateľského reťazca. Tým sa zvyšuje aj potreba rýchlej komunikácie a novej úrovne zdieľania informácií s obchodnými partnermi. To je potom podnetom na rozšírenie komunikácie o nové procesy, napríklad informácie o dostupnosti tovaru, spresňovanie dodávok, odovzdávanie informácií o tom, čo je na ktorej palete, v akom balení a kedy bude tovar dodaný, odovzdávanie informácií o zásobách, aby bolo možné zlepšiť prognózu, plánovanie dodávok alebo výroby a podobne,“ hovorí D. Reichel zo spoločnosti GRiT.

Dá sa však očakávať, že vďaka umelej inteligencii dôjde k ďalšej zefektívneniu a zrýchleniu procesov, čo vyvolá potrebu ešte väčšieho zdieľania dát. Hoci sa strojové učenie už v niektorých oblastiach využíva, napríklad pri predikcii dopytu alebo spracovaní nestruktúrovaných dokumentov, zatiaľ nemá taký masový dosah ako napríklad jazykové modely. Umelá inteligencia však nepochybne zohrá dôležitú úlohu v práci technologických spoločností, ktoré môžu zvýšiť dostupnosť potrebných technológií a pomôcť s ich rýchlejším zavádzaním do firiem.

Článok pripravil Vladimír Maťo a bol uverejnený na systemylogistiky.sk.