V dôsledku vysokej inflácie a energetickej krízy hľadajú firmy spôsoby, ako rýchlo znížiť náklady. Škrty môžu byť krátkodobo účinné, ale v budúcnosti obmedzujú rozvoj firmy a potenciálne prehlbujú hospodársku krízu. Bezbolestnou variantou znižovania nákladov je napríklad zefektívnenie zastaraných procesov alebo zavedenie digitalizačných technológií.
1. Zefektívnenie existujúcich procesov
Prvým krokom pri znižovaní nákladov firiem by mala byť vždy revízia existujúcich procesov. Prejdite si všetky pravidelné firemné činnosti a venujte sa najmä tým, ktoré zaberajú najviac času. Typicky ide o vybavovanie objednávok, spracovanie dokladov alebo procesy v rámci skladu či zákazníckeho servisu.
Pri každej činnosti spolu so zamestnancami zmapujte možnosti, ako by sa dala vykonávať rýchlejšie a čo na to potrebujete. Po krátkom prieskume zistíte napríklad, že namiesto fyzického schvaľovania faktúr, keď fakturant obchádza manažérov kvôli podpisom, môžete zaviesť schvaľovací nástroj, ktorý všetko vyrieši elektronicky, a ušetríte tak za mesiac desiatky hodín času. Navyše budú faktúry schválené rýchlejšie a zlepší sa cashflow.
2. Investície do technológií a digitalizácie
Podľa nášho prieskumu začína 60 % českých firiem s digitalizáciou tým, že digitalizujú nákupný proces. To znamená, že si všetky obchodné doklady posielajú len elektronicky a niektoré činnosti dokonca automatizujú (napríklad príjem faktúr).
V praxi firmy napríklad zavádzajú EDI – elektronickú výmenu dokumentov. Ide o technológiu, pomocou ktorej si spoločnosti posielajú dokumenty (typicky objednávky a faktúry) v špeciálnom formáte, ktorý umožňuje automatizáciu niektorých nadväzujúcich procesov.
Napríklad keď firme príde faktúra, automaticky sa porovná s pôvodnou objednávkou a dodávkou, a ak všetko sedí, automaticky sa schváli a prípadne aj zaúčtuje. Účtovníctvo nemusí nič prepisovať a okrem času ušetrí firma aj veľa papiera. Rýchlejšia výmena dokladov tiež zlepší cashflow.
Hoci to môže vyzerať ako detail, v prípade firiem s väčším objemom dokladov je úspora obrovská. Napríklad MALL vďaka tejto technológii ušetril za rok viac ako 4 milióny CZK.
3. Vyjednávanie lepších podmienok s dodávateľmi
Ďalej sa pustite do hľadania spôsobov, ako ušetriť na nákupe tovaru a služieb u dodávateľov. Nesnažte sa ich za každú cenu presvedčiť, aby znížili ceny. Vaši dodávatelia pravdepodobne tiež strážia svoje peniaze a potenciálna strata dodávateľa by vám mohla uškodiť ešte viac.
Tieto náklady znížite napríklad tým, že budete nakupovať vo väčšom množstve, čím využijete množstevnú zľavu a ušetríte na doprave. Vo všeobecnosti sa tiež snažte obmedziť urgentné nákupy tovaru, pretože vás vyjdú drahšie. Lepšiu cenu s dodávateľom vyjednáte aj uzatvorením dlhodobejších zmlúv.
4. Trvalá práca na diaľku
Pandémia naučila firmy, že práca na diaľku je nielen možná, ale v mnohých prípadoch aj výhodná. Ak ste v posledných rokoch úspešne otestovali prácu na diaľku so zamestnancami, zvážte jej opätovné zavedenie.
Ak zamestnancom ponúknete trvalú prácu z domu, ušetríte peniaze za priestory, vybavenie alebo energiu v kanceláriách. Aj keby ponuku prijala napríklad len tretina zamestnancov, stále ušetríte časť nákladov na prevádzku kancelárií. Napríklad Komerční banka na Václavskom námestí ponúkla po presune zamestnancov do homeoffice časť svojich priestorov na prenájom iným firmám.
Celý článok bol uverejnený na webovej stránke aktualne.cz.
Riešite schvaľovanie faktúr?
30 minút, žiadny záväzok. Ukážeme vám, ako iNVOiCE FLOW zapadne do vášho ERP.
