České firmy přiznávají, že digitalizace v začátcích bolí. Zpětně ale nelitují

Digitalizace je v kurzu. Velké i menší firmy mluví o tom, jak se jim povedlo digitalizovat účetnictví, logistiku, výrobu nebo další procesy a ušetřit tím čas i peníze. I přesto ale digitalizaci provázejí počáteční strach a nejistota. Jaké to nejčastěji jsou a co pomáhá je vyvrátit?

Prvotní blokátor firem je strach ze změny

Pod digitalizací si spousta firem představí velkého strašáka, který vyžaduje zásadní překopání všech procesů. Přitom to v začátku vůbec nemusí být tak revoluční změny. Součástí digitální transformace jsou i řešení, která už většina firem dávno používá: zavedení komunikace online (přes Zoom, Meet apod.), spuštění webu nebo e-shopu a vyhodnocování aktivit na nich atd. 

Stačí mít cíl: efektivnější firmu bez zbytečného papírování a opakování rutinních procesů. K tomuto cíli se pak firma může dostávat po malých krůčcích.

Digitalizace typicky začíná u dokladů

Jedním z těchto dílčích kroků, kterými se dá začít, je digitalizace účetnictví. Právě tím podle našeho průzkumu začínají 3 z 5 českých firem. 

Co to znamená? Zjednodušeně: postupné odstraňování papírů. Místo toho, aby firmy tiskly doklady a ručně je přepisovaly do počítače nebo skenovaly z programu do programu, vyměňují si veškeré faktury i objednávky elektronicky. Některé činnosti jdou pak díky tomu snadno automatizovat – například porovnat objednávku s fakturou a pokud vše sedí, faktura se automaticky schválí.

Obava o bezpečnost dat

Pro firmy je celá digitalizace tak abstraktní, že mají pocit, že přináší více rizik než benefitů. Mnohdy rizika neumí ani správně identifikovat a vyhodnotit jejich dopad.

Podnikatelé mají typicky strach, jestli budou jejich data v bezpečí. Najednou totiž nemají vše fyzicky u sebe, a tak mívají pocit, že nad nimi ztratí kontrolu. V případě cloudových systémů budou například data na serveru třetí strany na druhém konci světa, a firmy neví, co od toho čekat.

Společnosti, které už mají začátky za sebou, se shodují, že klíčový byl výběr dodavatele, který je jim po boku po celou dobu provádění změn a na kterého se mohly kdykoliv obrátit. Partner na sobě také nese část odpovědnosti za případná rizika, což firmám usnadňuje rozhodování.

Správný partner vás provede digitalizací od A do Z

Můžete si vytvořit interní digitalizační tým, který bude za celý proces zodpovědný. Častější a pravděpodobnější varianta ale je, že si najdete externího dodavatele řešení. Můžete si najmout poradce, který vám pomůže procesy řídit a komunikovat s dodavatelskou IT firmou, nebo se vaším partnerem stane přímo dodavatel.

Rolí digitalizačního partnera je poznat vaše podnikání a celý trh, najít v něm příležitosti k digitalizaci a srozumitelně je vysvětlit. Poradí vám technologie, o kterých byste sami třeba ani nevěděli. Přínosy digitalizace musí umět vyčíslit – aby se investice vrátila co nejdřív a podpořila růst firmy.

Zádrhely jsou normální, důležité je vytrvat

Digitalizace není o tom, že by se nějaký proces „zapnul“ a vše najednou hladce fungovalo. Jde o postupné přenastavování procesů, které se bez přešlapů obejde málokdy. Je přirozené, že ze začátku změny stojí hodně práce, času a vysvětlování. Zaměstnanci dělají chyby nebo až nesmyslně lpí na starých procesech, třeba na tisknutí faktur a ručním schvalování. 

Problémy provází i velké firmy. "Někteří naši zaměstnanci mají doposud potřebu si všechno tisknout. Někdy dokonce musíme tisk zakazovat softwarově," přiznává CFO stavebnin PRO-DOMA Pavel Kostrhoun, že i po 20 letech postupné digitalizace se najdou kolegové, kteří stále potřebují dokumenty papírově. 

Úkolem těch, kdo mají digitalizaci na starosti, je všem zaměstnancům její přínosy srozumitelně vysvětlit a pozitivně je motivovat, aby věděli, proč se tohle všechno děje, a že to není jen nějaký výmysl vedoucích pracovníků.

"Jednou nám vypověděli smlouvu na e-shop a v rámci tří měsíců jsme museli převést celou platformu včetně všech dat. Ale zvládli jsme to, a díky tomu jsme vyrostli," doplňuje zakladatel Ovečkárny Martin Bernátek a svým příběhem motivuje další firmy.

Inspirujte se konkrétními zkušenostmi

Kromě toho, že byste měli hledat partnera, který vám digitalizaci dokáže z IT jazyka „přeložit“ do srozumitelné podoby, taky pomáhá inspirovat se příběhy jiných podnikatelů. O polidštění digitalizace v GRiTu dlouhodobě usilujeme. I proto jsme letos spustili kampaň Praskněte digitální brblinu, v níž ukazujeme příběhy českých firem a snažíme se bourat mýty spojené s digitalizací.

Příběhy digitalizace s dobrým koncem si prohlédněte na stránkách kampaně.

Zdroj: PR článek aktualne.cz