Praskněte digitální brblinu
Transformace, explikace, integrace… O digitalizaci firemních procesů se mluví tak moc, až by z toho jednoho rozbolela hlava. Na jedné straně majitelé firem úplně nerozumí, co by jim měla přinést, a na straně druhé to dodavatelé nedokáží lidsky a srozumitelně vysvětlit. Vzniká tak bublina plná brblání a cizích výrazů, která škodí oběma stranám. Co kdybychom tuto brblinu společně praskli?
Jak začaly s digitalizací firmy Pilulka, eD system a další?
Zakladatel, Ovečkárna
V Ovečkárně řešili dříve vychystávání objednávek nebo vratky dnes už těžko uvěřitelným způsobem. Aby mohli dále růst, rozhodli se pro digitalizaci skladu, díky které budou schopní vychystávat objednávky až třikrát rychleji.
Zakladatel a spolumajitel, Acoustique Quality
AQ je výrobce a velkoobchodní prodejce audio zařízení a od svých dodavatelů přijímá stovky objednávek denně. Záchranou pro ně proto byla digitalizace administrativy, kterou začali. A postupně se pustili i do logistiky a výroby.
COO, Pilulka
Pilulka nejsou jen lékárny, ale hlavně technologická společnost. Začala s digitalizací logistiky a toku dokladů spojených se zásobováním, a dodnes neustále zlepšuje procesy – tak, aby nezpomalovaly business.
CEO CZ/SK, DoDo
DoDo doručuje zásilky ve městech. Jelikož je městská logistika hlavně o dokonalém a svižném plánování, digitalizace je tady zásadní - od cash managementu, přes nákladové workflow až po HR agendu.
E-comm director, eD system
eD system je přední distributor širokého sortimentu od serverů až po tonery a to od více jak 300 světových značek. Při takovém množství zboží považují za klíčovou digitalizaci produktového katalogu a obchodních dokladů.
CFO, PRO-DOMA
Druhý největší distributor stavebních materiálů v ČR s více jak stovkou prodejen. Prvním velkým krokem k digitalizaci bylo v PRO-DOMA digitalizování přijatých faktur. Teď digitalizují i obchodní případy, smlouvy, a také zavádí EDI.
CMO, Travel FREE
Travel FREE je evropská jednička v prodejnách na hranicích. Provozuje přes 70 prodejen a podnikání jí usnadňuje třeba digitální kancelář, digitalizace obchodních dokladů nebo online registrace zákazníků do věrnostního programu.
Inspirovali jste se a chcete prasknout digitální brblinu i u vás ve firmě?
Co mi digitalizace opravdu přinese?
Ušetříte peníze a zbytečnou práci. Jasně, to říkají všichni dodavatelé systémů. Jenže ono tomu tak opravdu je. A tohle je jen část výčtu přínosů:
lepší organizace práce
odstranění papírů z procesů
snížení chybovosti zaměstnanců
detailní přehled nad činnostmi
přehlednější komunikace
informace v reálném čase
nižší vynaložené náklady
rychlejší odbavení objednávek
menší potřeba lidských zdrojů
konkurenční výhoda
Ve firmách to pak konkrétně vypadá třeba takto:
V MALLu ušetřili už přes 13 milionů Kč
Díky 100% schvalování objednávek a faktur elektronickou formou dokázal MALL jen za uplynulý rok ušetřit 4 mil. Kč.
S dodavateli komunikují pouze elektronickou formou - mají tak úplný a transparentní přehled nad jednotlivými dodavateli a díky informacím včas dokáží reagovat operativně.
Ve Světlušce odbaví objednávku za 15 minut
Pomalé odbavování objednávek při jejich růstu je zcela nevyhovující. Ve Světlušce si nechali zakreslit sklad do grafické podoby, označit regály a přihrádky kódy, stejně tak všechno zboží a zavedli čtečky čárových kódů. Díky tomu snížili chybovost na 2,5 % a zrychlili dvojnásobně expedici.
V Morosystems zpracují fakturu za 5 minut
Kdyby těsně před covidovým lockdownem nezačali v Morosystems přijímat a schvalovat faktury digitálně a automaticky, nedokázali by si představit, jak by to všechno zvládli. Díky tomu, že nemusí faktury tisknout a shánět podpisy zdlouhavě po firmě, ušetří 60 hod. práce měsíčně.
Kde můžu s digitalizací začít?
Není to o tom koupit robota, který bude otevírat dveře a vařit kávu. Není to o investicích za miliony. Začněte postupně. Třeba tím, že budete mít všechny doklady na dosah kliku myši počítače.
Tady je pár tipů, kde můžete začít:
Sbírejte příchozí faktury v jednom e-mailu
Založte si jednu e-mailovou adresu, kde budete sbírat všechny příchozí faktury. Následně můžete pomocí automatu z těchto faktur převádět údaje do strukturovaných dat, se kterými mohou pracovat na účtárně. Nemusíte nic tisknout a z účtárny budou rozesílat faktury konkrétně vybraným schvalovatelům. Už žádné běhání po firmě a ruční podepisování. Vše online a v jednom rozhraní.
Zaveďte čtečku čárových kódů do skladu
Máte-li sklad, tak jistě víte, že hledat zboží s vytištěnou objednávkou v ruce je zdlouhavé a vysoce chybové. Pořiďte si čtečku s programem skladové evidence. Díky snímání čárového kódů na zboží a evidování v programu, budete mít přehled o zboží. A jakmile vám sklad naroste a vy budete potřebovat toky zboží už řídit a nejen evidovat, snadno přejdete na skladový systém (WMS). Ten navádí skladníky po skladu, hlídá hladiny zásob, kontroluje expirace na zboží a mnoho dalšího.
Dodávejte do Alzy nebo MALLu své zboží
Chtěli byste dodávat zboží do velkých e-shopů, ale nemáte prostředky k tomu, abyste naplnili jejich požadavky na elektronickou výměnu dokladů? Pořiďte si webEDI, stojí pár korun měsíčně, funguje v internetovém prohlížeči a pomocí něj naplníte požadavky velkých hráčů na trhu. Digitalizujte jeden proces a mějte vystaráno.
Posílejte nabídky zákazníkům automaticky
Sbíráte-li e-maily svých zákazníků na webu pomocí formulářů a ukládáte je do databáze svého podnikového systému, začněte na ně posílat automatizované nabídky. Předem připravené e-maily budou odcházet v nastavených intervalech a budou tak šetřit práci a čas obchodníkům, kteří se nemusí starat o tuto administrativu.
Tak se zastaví svět. Teď vážně - dnes už bez internetu funguje málo co a cloudové služby jsou na jeho fungování závislé, takže rychlý a stabilní internet by měl být nedílnou součástí každé společnosti. Je možné vytvořit scénáře, kdy se při pádu internetu spustí systém na vlastním serveru v tzv. offline režimu. Problém to však řeší částečně (a jsou to náklady navíc). Nejlepším řešením je mít spolehlivého providera internetového připojení s podporou 24/7.
I to se může stát a stává se to. Avšak pokud služba neběží na serveru Lojzy někde z horní dolní, tak jsou takové pády ojedinělé. Převážně bavíme se o serverech gigantů, jako jsou Microsoft, Google nebo Amazon, kteří mají vytvořeny zálohy a jsou schopni v případě pádu původního serveru během několika minut přepnout na server záložní.
Může a nemusí. Dřív bylo v oblibě kupovat předražené velké systémy, které následně společnosti využívaly na 20 % (třeba). Dnes je filozofie jiná. Menší cloudové softwary za zlomek ceny dokáží úplně zastoupit tyto velké systémy. Můžete tak začít s digitalizací některého ze svých procesů a vyzkoušet si, jak vše funguje a co to přináší - začněte třeba s online skladovou evidencí.
To si taxikáři říkali taky, pak přišel Uber a oni byli nuceni vyrazit do ulic. To nebyl nejlepší příklad, přiznáváme. Tak třeba: určitě jste alespoň jednou navštívili web, který vypadal jako šablona z wordu, na mobilu nefungoval vůbec a datum poslední aktualizace v patičce bylo z konce minulého století. Takový web těžko prodá. Evidentně zaspal dobu. A tak je to i s tou digitalizací. Dříve nebo později vás dožene (a předežene konkurence). Digitalizace není revoluce, ale evoluce.
Společnosti jako Amazon, Google nebo Microsoft každý rok vloží miliardy dolarů do zabezpečení svých serverů. A pokud se najde někdo, kdo je schopný data ukradnout i takovým nadnárodním velikánům, tak věřte, že prolomit váš firemní server pro něj bude hračka. Samozřejmě obava z úniku dat je na místě, proto ale všichni poskytovatelé cloudových služeb pravidelně podstupují penetrační testy, které mají odhalit slabá místa. Průběžně tak zlepšují svou obranyschopnost.
Těm ve videu nahoře už jsme s procesy pomohli
.png)
