Elektronické schvalování objednávek
Nečekejte na faktury, schvalujte už objednávky. Pomůžeme vám udělat ve firemních nákupech pořádek jednou provždy. Elektronické schvalování objednávek celý proces zjednoduší, usnadní vám přehled o vytvořených objednávkách i čerpání rozpočtu a umožní nad objednávkami nastavit schvalovací workflow.
A pokud ho propojíte s iNVOiCE FLOW, získáte možnost párovat objednávky s přijatými fakturami, automaticky najít rozdíly a ušetřit tak čas při jejich schvalování.
"Schvalovatelé faktur občas zjistili, že jejich kolegové nakoupili za zbytečně vysoké ceny. Jenže v tu chvíli už bylo pozdě. Fakturovanou službu jsme využili a museli zaplatit. Abychom se drahým nákupům vyhli, potřebovali jsme schvalovat už objednávky."
Controlling & Reporting Manager, Douglas
Jak to funguje v praxi?
Objednávku vytvoříte přímo v systému. Každá objednávka je navázána na konkrétní rozpočet, který lze stanovit pro různé kategorie/střediska/oddělení, podle vaší potřeby. Máte tak okamžitý přehled, jaký objem financí vám zbývá a všechny objednávky na jednom místě.
Objednávka projde elektronickým schvalovacím workflow jaké si sami nastavíte.
Pokud je objednávka potvrzena schvalovatelem, odchází automaticky na dodavatele.
Dodavatel vám poskytne plnění z objednávky a odesílá fakturu. Ta automaticky dorazí do iNVOiCE FLOW.
iNVOiCE FLOW fakturu automaticky vytěží a po validaci údajů ji spáruje s původní objednávkou.
Pokud částky souhlasí nebo se pohybují v rámci nastavené tolerance, je přijatá faktura rovnou schválena a nemusí znovu procházet celým schvalovacím procesem.
Řešení je vhodné pro společnosti, které chtějí:
Všechny objednávky jsou přehledně na jednom místě, nemusíte je hledat v e-mailech.
Každá objednávka je navázána na konkrétní rozpočet, snadno zkontrolujete jeho stav a čerpání.
Objednávky prochází schvalovacím workflow, které si sami nastavíte podle vašich potřeb.
Zamezíte zbytečným nebo příliš drahým režijním nákupům.
Po vytvoření objednávky je automaticky generována PDF šablona.
Jakmile objednávku schválíte, odchází okamžitě na odpovídajícího dodavatele.
Pokud přijatá faktura odpovídá odeslané objednávce, nemusí znovu procházet schvalovacím workflow a je automaticky schválená.
Díky párování faktur s původními objednávkami posílíte auditní stopu vašich dokladů.
Nechte nám na sebe kontakt a společně vymyslíme, jak na to.
.png)
