Položky z faktur dnes automaticky vytěžuje umělá inteligence. Šetří to hromadu času a eliminuje chyby

11.11.2020

Zpracovávání přijatých faktur je zdlouhavý proces. Účetní nebo fakturant/ka musí z každého dokladu přepsat řadu údajů do podnikového systému – datum vystavení a splatnosti, variabilní symbol a další informace o dodavateli, v některých případech pak i informace o každé položce, počtu kusů, kódu zboží,množství nebo ceny s DPH i bez DPH. Někdy navíc potřebujete zaúčtovat každý řádek na jiné nákladové středisko nebo projekt. Není divu, že taková práce trvá dlouho a často se stává, že při ní účetní dělají chyby.

Firmy, které měsíčně zpracovávají desítky až stovky přijatých dokladů, proto stále častěji sahají po systémech umělé inteligence, které umějí z faktur potřebné informace automaticky vyčíst a tzv. vytěžit. „Hlavním přínosem takových systémů pro zpracování faktur je úspora času, kdy za účetní dělá rutinní práci umělá inteligence. Nástroj si z e-mailové schránky sám fakturu stáhne, vyčte všechny důležité údaje a po schválení nadřízeným tato data připraví na import do podnikového systému,“ popisuje Kateřina Líbalová, produktová manažerka iNVOiCE FLOW, který automatické zpracování faktur nebo účtenek umožňuje.

Nástroje pomocí umělé inteligence vyčítají z faktur kompletní hlavičku (dodavatele, splatnost atp.) i jednotlivé položky – tedy název zboží či služby, kód, počet kusů, jednotkovou cenu bez DPH i s DPH a celkovou cenu bez DPH i s DPH. Například zmíněné řešení iNVOiCE FLOW dokonce provádí automatické kontroly. Ověří, že součet částek za jednotlivé položky na faktuře odpovídá celkové částce, nebo fakturu spáruje s příslušnou objednávkou, takže snadno ověříte, zda je faktura oprávněná a v souladu s původní domluvou.

Příjemné je, že nástroje dokážou vyčíst údaje nejen z PDF, ale prakticky z každého běžného obrázkového formátu. Pokud máte menší dodavatele, kteří elektronizaci příliš nefandí, mohou papírovou fakturu vyfotit na mobil a poslat vám ji jako obrázek. I z takového výstupu umělá inteligence potřebná data vyčte.

Vytěženou fakturu pak rozúčtujete na nákladová střediska a následně předáte na schválení. Čas ušetříte hlavně tím, že nemusíte každou položku i s částkou ručně přepisovat – nástroj to udělá automaticky. Účetní pouze přiřadí každé položce středisko, zakázku a schvalovatele a jen v případě potřeby upraví příslušné částky. Data také jednoduše exportujete do XLS nebo rovnou zaúčtujete v účetním systému a uložíte do elektronického archivu.

„Firma, která odebírá materiál nebo hotové výrobky od desítek dodavatelů, řeší každý měsíc několik stovek režijních i zbožových faktur. Ruční zpracování takového množství dokladů zabere účetní klidně i polovinu pracovní doby. A to nemluvím o tom, že to je extrémně rutinní a nudná práce, při které přirozeně dochází k chybám. V takových případech se firmě vyplatí EDI, pokud jej ale z jakéhokoliv důvodu využít nechce nebo nemůže, nástroj pro automatizaci zpracování faktur je více než důstojnou náhradou. Díky vytěžení všech údajů z faktur odpadá spousta rutinní práce, účetní jen zběžně kontroluje, zda je všechno zpracované správně. Podle zkušeností našich klientů účetní zasahuje jen asi do jedné faktury ze sta,“ říká Líbalová.

A pokud chcete z vytěžených položek dostat maximum, můžete získané údaje využít také pro skladovou evidenci. Data totiž vyexportujete do formátu XML a poté nahrajete například do ERP nebo specializovaného skladového systému WMS. Tento proces je však vždy nutné předem konzultovat s implementátorem vašeho ERP nebo WMS.

Mohlo by Vás dále zajímat: 

Zajímalo by to i kolegy nebo šéfa? Jednoduše s nimi článek sdílejte.