Jak zkrotíte bující administrativu při nárůstu počtu objednávek a faktur?

11.08.2021

Každá rostoucí firma se jednou dostane do „bodu zlomu“, kdy jí administrativa nebo rutinní činnosti spojené s vyřizováním objednávek a dokladů přerostou přes hlavu a stojí desítky nebo stovky tisíc korun měsíčně. Mnohé firmy to začnou řešit až ve chvíli, kdy taková situace nastane, což už ale bývá pozdě. Přečtěte si příběhy firem, které něčím podobným již prošly, abyste se vyvarovali případným chybám.

Zaměstnáváte lidi, kteří řeší jen faktury a další doklady

Jestliže fakturant/ka nebo účetní tráví značnou část pracovní doby jenom tím, že skenuje a schvaluje faktury nebo přepisuje údaje z dokladů do podnikového systému, vyhazujete peníze za rutinní práci s velmi nízkou přidanou hodnotou. Navíc s růstem firmy se tento problém bude dál prohlubovat.

Například ve společnosti INPAP PLUS, která prodává obalové materiály nebo kancelářské a hygienické potřeby, musela účetní vytisknout každou přijatou fakturu, nechat ji schválit a pak ji ručně přepsat do účetního programu. Po nasazení vytěžovacího softwaru iNVOiCE FLOW klesla náročnost zpracování jedné faktury na polovinu a za prvních pár měsíců firma ušetřila 30 000 Kč.

V řádově jiných číslech se pohybuje MALL.CZ, který si s dodavateli vyměňuje stovky tisíc dokladů (objednávek, dodacích listů nebo faktur) ročně. Dříve všechny doklady zpracovával ručně, což e-shop stálo obrovské peníze. MALL proto v roce 2014 zavedl systém pro elektronickou komunikaci EDI a v roce 2020 vyčíslil, že díky němu ušetřil přes 4 miliony korun.

Schvalování objednávek nebo faktur trvá moc dlouho

Faktury leží několik dní u šéfů na schválení, probíhá několik koleček urgencí a pak je sotva stíháte uhradit ve splatnosti. Podobně se čeká na schválení objednávek a hrozí, že nebudete mít dostatek zboží pro výrobu či prodej. Typické problémy firem, ve kterých se doklady začínají kupit a lidé je nestíhají odbavovat.

Parfumerie Douglas řešila podobný problém. Když přišla upomínka na nezaplacenou fakturu, bylo složité dohledat, v jakém stavu se závazek nachází nebo kdo ho má na starosti. Zjišťování stavu a s tím související komunikace zaměstnávala skoro 40 lidí od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky.

Problém opět řeší vytěžovací software, který automaticky přijímá faktury, rozesílá je na schválení a následně je přepisuje do informačního systému. Účetní či fakturant/ka proces spíše kontroluje a zasahuje jen v nutných případech. Parfumerii Douglas takové elektronické workflow 10× snížilo počet dotazů k dokladům. A počet faktur, které společnost platí po splatnosti, se snížil o 75 %.

Trápí vás zdlouhavé zaučování a vysoká chybovost skladníků

Tento problém řešila firma PEVI. Dodavatel pracovních oděvů a ochranných pracovních pomůcek, které se často liší jen v detailech. Než se proto nově přijatý skladník naučil rozeznávat jemné rozdíly v sortimentu, trvalo to průměrně 6 měsíců, zpomalovalo práci a způsobovalo vysokou chybovost při expedici – zákazníci dostávali jiné zboží, než si objednali.

Po nasazení systému pro řízení skladů WMS se zrychlilo vyskladňování zboží o 40 % a chybovost klesla o 98 %. Systém teď automaticky navádí skladníky ke správnému kusu zboží dle objednávky a prakticky jim nedovoluje udělat chybu – i když třeba vůbec neví, jak zboží vypadá. Jen za první měsíc provozu WMS ušetřilo firmě PEVI přes 100 tisíc korun.

Nemáte dostatečný přehled o svých zásobách

Častý problém, pokud svůj sklad vedete jen na papíře nebo v Excelu. Například e-shop s kosmetikou a zdravou výživou při zaskladňování ani vyskladňování zboží neřešil datum exspirace – vše nechával na náhodě nebo intuici skladníků. Když později kvůli náporu objednávek ve firmě zavedli systém pro řízení skladů WMS, zjistili, že třetina skladových zásob má prošlou záruční dobu a je nutné ji vyhodit. Ztráta šla do statisíců.

Další příklad: e-shop prodávající výrobky z kovu. Sortiment firmy je složený z velkého množství drobných artiklů, nad kterými je nutné mít přehled. Stávalo se, že až po přijetí objednávky zjistili, že zboží na skladě nemají. Museli jej doobjednávat, což prodlužovalo dodací lhůtu. Ve firmě Bonus Bona prodávající zubní kartáčky dokonce zákazníkům slibovali, že daný produkt mají skladem – a až při vyskladňování zjistili, že nemají.

Všem těmto scénářům lze zabránit zavedením WMS. To propojíte se svým účetním systémem a pak máte neustálý přehled o skutečném stavu zásob včetně skladových pozic. Také v něm nastavíte zaskladňovací i vyskladňovací strategii, do které jako jedno z kritérií zahrnete například datum exspirace. Systém pak hlídá, aby zboží s nejbližším datem exspirace odcházelo ze skladu jako první a při vyřizování objednávek k němu navádí skladníky přednostně.

Chybí vám lidi ve skladu nebo v administrativě

Možná ani není nutné, abyste hledali nové zaměstnance – díky vhodnému softwaru zvládne stejný počet lidí mnohem více práce.

Ve zmíněné firmě Bonus Bona dokážou díky skladovému systému WMS za 2 hodiny odbavit stejné množství práce, které dříve dělali 12 hodin. Softwarová společnost Morosystems po zavedení vytěžovacího softwaru ušetřila 60 hodin práce fakturantky měsíčně.

Expandujete do zahraničí

V zahraničí je běžné, že si obchodující firmy vyměňují doklady (zejména objednávky, dodací listy a faktury) prostřednictvím EDI. Mezinárodně uznávaného standardu elektronické komunikace, který automatizuje značné množství rutinní práce.

Například on-line lékárna Pilulka si život bez EDI ani nedokáže představit. „Není možné, abychom při každé expanzi do nové země nabírali další a další lidi na zpracovávání objednávek, dokladů a faktur. Díky EDI můžeme růst a úměrně tomu zvyšovat zisk, aniž bychom si zbytečně zvyšovali administrativní náklady,“ říká COO Pilulky Michal Hanáček.

Blížíte se k některému z uvedených bodů zlomu a cítíte, že by vám vytěžovací software, EDI nebo WMS mohlo pomoci? Dejte vědět a rádi se na vaši situaci podíváme.

Zajímalo by to i kolegy nebo šéfa? Jednoduše s nimi článek sdílejte.