Firmy objevují kouzlo sledování majetku, stačí jim k tomu jednoduchý software

Mnohé firmy a fyzické osoby vedou účetní evidenci svého majetku. Ta ale slouží pouze pro daňové účely. Neobsahuje například aktuální umístění, servisní historii nebo datum exspirace. Do účetního majetku se navíc nezapisuje vše – pro příklad šanony s doklady. I proto společnosti hledají cesty, jak majetek sledovat přesněji, aby si v něm udělaly skutečný pořádek. Pro mnohé z nich může být cestou jednoduchý software podobný skladovému systému.

V zahraničí je sledování majetku (asset tracking) běžná věc, v Česku zatím tolik rozšířené není. Případů, kdy firmám pomůže, přitom existuje řada. Všechny daňové, auditní nebo účetní firmy, které ze zákona musejí uchovávat doklady a chtějí v nich mít pořádek. Půjčovny, které potřebují udržet přehled, i když mají přístroje právě vypůjčené u zákazníka. Montážní firmy, kde nářadí sdílí více pracovníků a potřebují systém rezervací pro přehled o tom, kdo a kde nářadí aktuálně používá.

Sledování majetku zároveň neslouží jen pro dobrý pocit a přehled, ale často usnadňuje i plnění legislativy. Například elektrospotřebiče musí procházet pravidelnými technickými revizemi, což software usnadní tím, že do něj technik zapisuje servisní historii každého stroje nebo nahrává technické listy a revizní zprávy.

„I když se snažíme digitalizovat maximum dokumentů a automatizujeme maximum procesů, někteří klienti nám stále doručují dokumenty v papírové podobě. Po jejich digitalizaci a ukončení účetního období tyto papírové dokumenty přesouváme do archivu. Na jeho správu používáme jednoduchý software, kde každý archivní box má svůj čárový kód i vlastní pozici. Přesně víme, kdy archivní box vznikl a jak s ním bylo manipulováno,“ říká Milan Bančanský, IT ředitel z účetní a daňové kanceláře ASB Czech Republic. Firma využívá naše řešení, nasazení aplikace zabralo jednotky hodin a s výjimkou čtečky čárových kódů nevyžadovalo žádné investice do hardwaru.

Stačí jen čárové kódy

Aby bylo možné majetek sledovat, je potřeba jej označit. K tomu obvykle slouží štítek s čárovým kódem, případně jakékoliv evidenční číslo. Každý, kdo pak s majetkem manipuluje, načte kód nebo zapíše číslo do systému a například uvede, co s majetkem dělal nebo na kdy a na jak dlouho si jej rezervuje.

„Nástroje na sledování majetku jsou funkcemi vlastně podobné skladovým systémům, jen s tím rozdílem, že je využijí i firmy, které žádné sklady se zbožím či materiálem nemají a možná tak nad podobnými řešeními dosud vůbec nepřemýšlely,” zakončuje Lubomír Veselý, výkonný ředitel GRiTu.