Na začátku to často vypadá jednoduše. Firma chce omezit ruční přepis faktur, dostat doklady do digitální podoby a zrychlit jejich zpracování. V takové chvíli mohou menší nástroje působit jako rozumná volba. Vstupní investice bývá nižší, zavedení méně náročné a základní funkce vypadají na první pohled dostatečně.
Při výběru řešení pro přijaté faktury nejde jen o to, jak dobře systém přečte údaje z dokladu. Důležité je, zda zvládne převzít i další kroky procesu, nebo jestli část práce zůstane na lidech. Rozdíl se obvykle ukáže až ve chvíli, kdy faktura začne procházet firmou, vstoupí do schvalování, naváže se na účetní pravidla a musí obstát i tam, kde do procesu zasahuje více rolí, poboček nebo středisek.
V této chvíli se od sebe začínají oddělovat levnější nástroje pro dílčí potřebu a řešení, která dokážou pokrýt celý oběh přijatých faktur.
Levnější varianta může stačit. Ne vždy ale stačí pro celý tok faktury
Menší nástroje dávají smysl pro převzetí dokladu a vytěžení základních údajů. Pro firmu s jednoduchým schvalovacím procesem, nižším objemem faktur a minimem odchylek to může být dostačující model.
Ve chvíli, kdy ale faktura prochází více kroky, vstupuje do schvalování podle středisek, poboček nebo typů nákladů a je potřeba držet dohledatelnost i vazbu na objednávky a účetní pravidla, začíná být rozhodující něco jiného než samotné načtení dat. Důležité je, zda řešení udrží celý proces v jasných pravidlech.
Pokud tuto část nepřevezme systém, zůstává podstatná část procesu na lidech. Účetní oddělení sice už nemusí přepisovat údaje ručně, ale dál musí hlídat pohyb dokladu, řešit chyby a dohledávat souvislosti mimo samotné řešení. Právě tady se rozdíl mezi jednotlivými variantami ukazuje nejvýrazněji.
iNVOiCE FLOW pokryje jak digitalizaci vstupu, tak celý oběh přijatých faktur
iNVOiCE FLOW je vhodné posuzovat podle toho, jak velkou část procesu má ve firmě převzít. Může sloužit jako řešení pro digitalizaci vstupu přijatých faktur, ale zároveň umí pokrýt i celý jejich oběh. To je důležité hlavně pro firmy, které nechtějí s růstem objemu dokladů, počtu schvalovatelů nebo složitosti procesu přecházet na jiné řešení.
V praxi to znamená, že vedle načtení a vytěžení údajů umí iNVOiCE FLOW řešit také schvalovací workflow, návaznost na ERP, dohledatelnost jednotlivých kroků, archivaci i práci s nestandardními situacemi. Pro firmu je podstatné, že se proces nerozpadá mezi více nástrojů, e-maily a ruční dohledávání.
Rozdíl se pak promítá do každodenní práce. U menšího nástroje si účetní oddělení často pomůže s přepisem, ale část odpovědnosti za pohyb dokladu zůstává na lidech. U řešení, které pokrývá širší část procesu, se větší část pravidel přesouvá do samotného systému. Firma tak může začít u digitalizace vstupu a postupně rozšiřovat rozsah řešení podle toho, jak rostou její nároky na schvalování, návaznost i řízení celého oběhu dokladů.
Bezpečnost dat
U řešení pro přijaté faktury se často hodnotí hlavně rychlost zpracování, vytěžení dat nebo návaznost na ERP. Firma ale do takového řešení nevkládá jen doklady. Svěřuje mu finanční data, schvalovací oprávnění a část odpovědnosti za proces, který má přímou vazbu na závazky. Proto nestačí posuzovat jen samotné funkce systému. Důležité je také to, jak k bezpečnosti přistupuje dodavatel řešení, jak pracuje se správou přístupů, auditní stopou, ochranou dat, stabilitou prostředí a schopností dlouhodobě udržet důvěryhodný model provozu.
Rozdíl mezi jednotlivými variantami se tak neukazuje jen v rozsahu funkcí, ale i v tom, jak pevně je bezpečnost zakotvená v celém řešení a v přístupu jeho dodavatele. U menších nástrojů bývá bezpečnost někdy vnímaná spíš jako doplňkový parametr. Ve skutečnosti ale rozhoduje o tom, zda firma může na dané řešení bez zbytečného rizika navázat schvalování, odpovědnosti i další rozvoj procesu. Bezpečnost tak není vedlejší kritérium, ale součást rozhodnutí, komu firma svěří data i proces, na kterém stojí každodenní práce s přijatými fakturami. Jak má bezpečnost vyřešenou GRiT najdete zde.
Co má firma při výběru skutečně porovnávat
Pokud se firma rozhoduje mezi menším nástrojem a robustnějším řešením, vyplatí se jít dál než k porovnání ceny a přesnosti vytěžení. Smysl má posuzovat hlavně to, jak si jednotlivé varianty povedou v celém procesu a co realisticky firma od řešení očekává.
Důležité bývá zejména:
- jak kvalitně dokáže vytěžit data,
- jak řešení pracuje se schvalovacími pravidly,
- zda zvládá více rolí, středisek nebo poboček,
- jestli umí pracovat se zastupitelností,
- jak si poradí s chybami a nestandardními situacemi,
- jak drží návaznost na ERP a účetní logiku firmy,
- jaká je dohledatelnost jednotlivých kroků,
- jak je řešený přístup k datům, auditní stopa a bezpečnost,
- jestli řešení obstojí i při vyšším objemu dokladů a složitější struktuře firmy.
Nižší cena může být správná volba. Jen pro jiný typ firmy
Určitě nelze tvrdit, že menší nástroje nemají své místo. Mají. Jen je potřeba přesně pojmenovat, jaký problém řeší a pro koho jsou určené.
Pokud firma potřebuje hlavně digitalizovat vstup faktur a její interní proces je jednoduchý, může levnější varianta dávat smysl. Pokud ale očekává návaznost, auditovatelný postup, zapojení více schvalovatelů, napojení na ERP a vyšší jistotu z hlediska bezpečnosti i dlouhodobé stability, pak už je na místě dívat se na řešení jinou optikou.
GRiT pokrývá obě situace. Nabízí menší, bezpečné řešení pro firmy, které potřebují zvládnout digitalizaci a základní zpracování přijatých faktur, i robustní variantu pro podniky, kde je potřeba řídit celý oběh dokladů včetně schvalování a návaznosti na ERP.
Pokud si potřebujete ujasnit, jestli vaší firmě stačí menší nástroj, nebo už dává větší smysl komplexnější řešení, zanechte nám kontakt a společně se na to podíváme.
Řešíte schvalování faktur?
30 minut, žádný závazek. Ukážeme vám, jak iNVOiCE FLOW zapadne do vašeho ERP.
