Ačkoliv může umělá inteligence stále působit jako něco vzdáleného a futuristického, ve skutečnosti se již prosazuje napříč trhem, a to i v malých českých firmách. Nejde přitom o drahé roboty nebo virtuální asistenty, ale o jednoduché programy a aplikace, které se samy učí, přebírají a automatizují rutinní úkoly.
Vezměme si účetnictví, konkrétně zpracování faktur. Každý doklad projde stejným kolotočem – účetní ho musí ručně ověřit, zkontrolovat všechny náležitosti, nechat schválit nadřízeným a nakonec přepsat do účetního systému. Tento proces ukousne průměrně 10–15 minut z pracovního dne, a při stovkách nebo tisících dokladů měsíčně se hodiny rutinní práce dramaticky načítají.
Automatizace mění zaběhnuté postupy
Současný trh nabízí řešení, které s tímto břemenem pomáhá. Inteligentní software k automatickému zpracování faktur, který přijatou fakturu takzvaně „vytěží“ – vyčte údaje z faktury, pošle je ke schválení nadřízenému a připraví je na export do účetního systému. Účetní pak pouze kontroluje správnost vyčtených údajů.
„Dříve jsme jednu fakturu zpracovávali průměrně čtvrt hodiny, teď to stíháme za 5 minut. Ušetřili jsme díky tomu odhadem 60 hodin práce měsíčně,“ říká hlavní účetní Iva Šmerdová z firmy MoroSystems, která využívá řešení iNVOiCE FLOW od společnosti GRiT.
Jelikož jsou podobná řešení poháněna umělou inteligencí, sama se v čase učí. První týdny vyžadují pečlivější dohled nad správností údajů, ale s každou zpracovanou fakturou roste jejich přesnost. Jak potvrzuje hlavní účetní firmy Smart Comp. (internet NETBOX či televize Kuki), Šárka Pavelková: „Úspěšnost systému se viditelně zlepšuje“ a firma dokonce zvažuje úplné zrušení ruční kontroly.
Technologie dostupná pro každého
Překvapivé je, že automatizaci fakturace si může dovolit prakticky každá firma. Počáteční investice v řádu desítek tisíc korun a měsíční provozní náklady v jednotkách tisíc představují dostupné řešení. Návratnost je zvlášť zajímavá pro společnosti zpracovávající přes 100 faktur měsíčně nebo ty, které se potýkají s vleklým schvalovacím procesem. Většina takových firem vidí návrat investice už po několika měsících.
Spočítat potenciální úspory není složité – stačí vyčíslit měsíční náklady na manuální zpracování faktur a porovnat je s náklady na automatizované řešení. Pro většinu firem je tato kalkulace příjemným překvapením.
Když změna překvapí příjemně
I když jsou přínosy jasně měřitelné, některé firmy přirozeně váhají před zavedením nové technologie. „V některých firmách jsme byli svědky hysterických reakcí, kdy účetní odmítaly nový systém používat,“ říká Vedoucí obchodního týmu Pavel Janyška z GRiTu.. Zkušenosti však ukazují, že počáteční nedůvěra se po seznámení se systémem často mění v pozitivní zkušenosti a nový systém si pochvalují.
Dosavadní zkušenosti ukazují, že firmy po zavedení systému nepropouštějí, ale spíše hledají pro účetní a fakturantky zajímavější práci s vyšší přidanou hodnotou. Automatizace rutinních činností představuje přirozený vývoj – a společnosti, které tento trend zachytí včas, získávají významný náskok.
Zajímá vás, jaký potenciál skrývá automatizace ve vaší firmě? Zkuste si spočítat, kolik času trávíte zpracováním faktur – často se ukáže, že úspory mohou být větší, než byste čekali.
Chcete vědět víc? Ozvěte se nám a společně najdeme způsob, jak vám automatizace může usnadnit práci.
Řešíte schvalování faktur?
30 minut, žádný závazek. Ukážeme vám, jak iNVOiCE FLOW zapadne do vašeho ERP.
