Zbytečné procesní chyby, za které firmy každý měsíc platí desetitisíce korun. Neděláte je taky?

18.08.2020

Zdlouhavé zpracovávání dokladů, řešení faktur po splatnosti nebo prostoje při naskladňování zboží. Spoustu firem brzdí drobné procesní chyby a nedokonalosti, které možná na první pohled vypadají nedůležitě, ale v součtu stojí tisíce, desetitisíce a ve větších firmách i statisíce korun měsíčně. Většinu z nich přitom vyřešíte jednoduchou elektronizací procesů pomocí EDI.

Vysoký počet dobropisů

Odběratel vytvoří objednávku, dodavatel připraví zboží a pošle ho společně s dodacím listem a fakturou. Typický objednávkový proces, který se denně opakuje v tisícovkách firem.

Jestliže ale dojde k nechtěnému objednání špatného zboží, chybě při vychystávání objednávky nebo například ke ztrátě či poškození zboží po cestě, dostává odběratel zásilku, která není v souladu s fakturou nebo jeho představami. A už se řeší dobropis, který stojí zbytečnou práci navíc.

Pokud oba obchodní partneři zavedou EDI (elektronickou výměnu dat), je proces rychlejší i transparentnější.

Zdlouhavá komunikace před každou objednávkou

Další typická situace. Odběratel nemá aktuální informace o nových produktech nebo například změně balení, případně dodavateli píše a volá, aby si ověřil dostupnost zboží nebo skladové zásoby. Každou objednávku tak řeší klidně desítky minut.

Po zavedení EDI odběratel objednává zboží elektronicky, obvykle pomocí EAN kódů, takže minimalizuje riziko, že se splete (například objedná špatnou barvu). Dodavatel na objednávku reaguje EDI zprávou, ve které potvrzuje, které zboží je schopen dodat a které nikoliv – a případně rovnou pošle možné termíny doručení chybějícího zboží.

Oba partneři navíc mohou informace navzájem sdílet. Například pomocí systému globální synchronizace dat (GDSN) nebo nástrojů pro elektronické katalogy mezi sebou sdílejí master data o produktech jako rozměry nebo složení. Ještě pokročilejší možností jsou nákupní portály, které se napojí přímo na skladový systém a odběratel pak rovnou vidí do skladových zásob svého dodavatele.

Prostoje při naskladňování zboží

Odběrateli přijedou kamiony se zbožím, ale protože není na příjem připravený, naskladnění zboží trvá neúměrně dlouho. Auta stojí, řidiči čekají, skladníci nestíhají.

Pokud s dodavatelem komunikujete pomocí EDI, pošle vám ještě před fyzickým dodáním zboží avízo. Předem tak víte, kdy vám co přijde, a na příjem se připravíte. Jestliže ve skladu používáte čtečky čárových kódů, zboží po příjezdu jenom načtete a ihned se vám propíše do systému. Naskladnění ještě urychlíte, pokud použijete SSCC kódy, protože pak nenačítáte jednotlivé krabice, ale rovnou celé palety. Rychlost naskladnění byla klíčová i v projektu ve společnosti Tamda foods, o kterém jsme psali v článku: “EDI ve společnosti Tamda Foods ušetří hodiny při příjmu jedné dodávky”

Zbytečné tisknutí dokladů

Firmy, které každý účetní doklad tisknou a následně archivují v šanonech, platí peníze za papír, tisk a pronájem skladu k archivaci. Kdykoliv pak fakturantka nebo účetní zpětně dohledává některý doklad, trvá jí to dlouho.

Doklady si dnes můžete vyměňovat čistě elektronicky, například e-mailem nebo ještě lépe pomocí EDI. A k archivaci už stačí důvěryhodný elektronický archiv.

Řešení neoprávněných nebo podvodných faktur

Faktury posílané poštou nebo e-mailem je možné zfalšovat, případně vám kdokoliv pošle neoprávněnou či smyšlenou fakturu. A vy znovu desítky minut řešíte, kde se faktura vzala a za co by mohla být.

Zbožových faktur posílaných přes EDI se to díky auditní stopě dokladů a zabezpečeným přenosovým kanálům prakticky netýká. Obecně jde spíše o problém režijních faktur za různé služby, které EDI obvykle neřeší.

Chybám v placení faktur se však lze vyhnout správným nastavením procesu zpracování faktur nebo využitím nových nástrojů (v zahraničí nazývaných accounts payable), jako je řešení iNVOiCE FLOW.

Jak mohou společnosti toto řešit:

  • Správně nastavit proces "dodavatelského managementu".
  • Faktury přijímat ideálně s elektronický podpisem.
  • Všechny faktury k proplacení jsou nejprve schváleny osobou zodpovědnou za čerpání plnění.
  • Ideální je schvalovat již objednávky (v rámci přidělených budgetů) a ty poté s přijatými fakturami párovat.

Důležité je mít jasná pravidla, které je možné hlídat a jejich plnění vyžadovat.

Zdlouhavé zpracování každé přijaté faktury

Když vám poštou nebo e-mailem přijde faktura, musí ji fakturantka přijmout, zkontrolovat, ověřit, zda odpovídá příjemce/objednávce, v některých případech schválit u nadřízeného, přepsat do informačního systému a zaúčtovat. Celé to trvá několik minut a podle výzkumů je proces zatížený asi 10% chybovostí. A ve špičce, kdy jsou fakturantky přetížené, se situace ještě zhoršuje.

Po zavedení EDI systém automaticky porovnává doklady (fakturu s objednávkou a příjemkou) a obsluhu upozorní pouze na případné rozdíly (například i v rámci domluveného rozptylu). Celý proces se tím výrazně zrychlí a navíc eliminuje riziko lidské chyby.

Časté platby po splatnosti a problémy s cash-flow

Faktury placené po splatnosti ohrožují cash-flow dodavatele, zhoršují reputaci odběratele a poškozují dodavatelsko-odběratelský vztah jako takový.

Pozdní proplacení faktury přitom často způsobuje

  • neoprávněnost faktury,
  • nedoručení faktury,
  • chybějící nebo nesprávné zboží v dodávce
  • nebo formální či obsahová nesprávnost faktury.

Po zavedení EDI dodavatel chystá zboží i doklady až po schválení objednávky, včas posílá avízo o dodání, fakturu vystavuje až podle příjemky odběratele a navíc si fakturu nechává předem schválit. EDI také garantuje 100% doručitelnost všech dokladů přes zabezpečené kanály. Riziko nezaplacení faktury ve splatnosti se tak snižuje.

Případnou delší dobu splatnosti faktur můžete jako dodavatel zkrátit pomocí nástrojů, jako je Roger, což se hodí zejména během sezóny, kdy vás tato forma financování vyjde výrazně levněji než podnikatelský úvěr.

Pokud si výhodností zavedení EDI nejste úplně jistí, zkuste si předem spočítat jeho návratnost pomocí klíčových metrik. Anebo nás rovnou kontaktujte, podíváme na vaše procesy a pomůžeme vám zhodnotit, zda se vám EDI vyplatí.

Mohlo by Vás dále zajímat: 

Zajímalo by to i kolegy nebo šéfa? Jednoduše s nimi článek sdílejte.