3 tipy, jak do bezpapírové EDI komunikace zapojíte i ty nejmenší dodavatele

03.03.2020

Elektronickou výměnu dat (EDI) již tradičně využívají odběratelé a dodavatelé v segmentech s rychloobrátkovým zbožím (FMCG) a automotive. V posledních letech se však zabydluje také v e-commerce, velkoobchodech s elektrotechnickým materiálem nebo nově ve stavebninách.

O výhodách a přínosech EDI komunikace už dávno není sporu a každý odběratel využívající EDI denně čerpá z benefitů, které automatizované přenosy a zpracování dokladů přináší. Namátkou to je spolehlivé objednávání, zefektivnění příjmu zboží, neuvěřitelné zrychlení práce s doklady nebo automatická likvidace přijatých zbožových faktur.

K dokonalosti však často chybí, aby EDI využívali všichni dodavatelé a odběratel tak mohl automatizovat zpracování 100 % svých dokladů. Proč se tak neděje? Většina odběratelů se při zavádění EDI logicky a správně soustředí na své největší dodavatele, kteří tvoří největší objem dokladů. S nasazováním EDI pak často končí ve chvíli, kdy elektronicky zpracovávají 55–75 % dokladů. Pociťují úsporu nákladů, růst efektivity i rychlou návratnost investice a projekt vyhodnotí jako úspěšný. Navzdory tomu v jejich portfoliu zůstávají i stovky malých dodavatelů, se kterými nadále komunikují e-mailem, faktury přijímají papírově nebo jako PDF v e-mailu. Ve výsledku asi pětinu dokladů zpracovávají stále ručně.

Co s tím? Inspirujte se u nejúspěšnějších firem a vyzkoušejte tři osvědčené metody, pomocí kterých zapojíte do EDI 100 % svých dodavatelů.

1. Umeťte dodavatelům cestičku: Zjednodušte procesy

Čím jednodušší zapojení do elektronické výměny dat, tím méně protiargumentů. Tato jednoduchá poučka platí na všechny – i na ty nejmenší dodavatele.

EDI ušetří nejvíc práce, když je integrované do informačního nebo účetního systému. Dodavatel v něm pak jednoduše vystaví fakturu a kliknutím odešle svému obchodnímu partnerovi.  „Problém nastává, pokud dodavatel využívá informační systém, který EDI nepodporuje nebo by jeho implementace byla nákladná. Druhým problémem je ekonomická návratnost EDI. Pokud si s dodavatelem vyměníte jednu nebo dvě objednávky měsíčně, nemá pro něj smysl EDI integrovat, protože výsledná úspora za to nestojí. Někteří menší dodavatelé pak vůbec nemají informační systém a pracují například jen s Excelem,“ říká David Reichel, produktový manažer ORiON EDI společnosti GRiT.

I pro takové dodavatele ale existuje řešení: ORiON webEDI. Jednoduchý webový portál, přes který si dodavatel elektronicky vyměňuje dokumenty s odběrateli. Není potřeba integrace ani dlouhého zaškolení, systém lze zprovoznit za jedno odpoledne. WebEDI sice práci zcela neautomatizuje, nicméně zajišťuje spolehlivé a včasné doručení všech objednávek a slouží k přípravě dodacích listů, včetně paletových štítků a SSCC kódů. Dodavatel s webovým EDI získá také spolehlivý bezpapírový archiv faktur a přehled, které faktury protistrana přijala, které odmítla a proč.

Celý článek s dalšími informacemi o EDI řešení pro malé dodavatelé vyšel v magazínu Retail News. Stáhnout si ho můžete zde:

Zajímalo by to i kolegy nebo šéfa? Jednoduše s nimi článek sdílejte.