Od EDI až po kompletní digitalizaci firem

Vyšší efektivita, omezení zbytečné ruční práce a papírových transakcí nebo snižování chybovosti. Cílem EDI, neboli elektronické výměny dat, je maximalizovat automatizaci firemních procesů a přispět tak k celkové digitalizaci firem. Na otázky na toto téma odpovídal pro Retail News David Reichel, Solution Architect GRiTu, spolu s Milanem Mikulou ze společnosti EDITEL CZ.

EDI se dnes stalo součástí celkové digitalizace firem. Vnímají to tak společnosti?

M. Mikula: Implementace EDI byl pro řadu firem první krok v oblasti digitalizace B2B komunikace. Tento krok často učinili před více než 20 lety. Firmy pochopily, že EDI může být hybnou silou digitálních procesů, protože EDI nekončí u interních obchodních procesů, ale spojuje obchodní partnery a klienty. Výsledkem je pak integrovaný přístup v rámci celého distribučního řetězce. A tento přístup se vyplatí – firmy díky němu získají transparentní a efektivní organizační procesy, které jim ušetří čas i peníze.

D. Reichel: Bezesporu to tak vnímají ty společnosti, které již mají s EDI komunikací praktickou zkušenost. Dle mého názoru nasazuje EDI v digitalizaci firem laťku velmi vysoko, protože oproti většině jiných řešení má jednu unikátní vlastnost – firmy přes něj s obchodními partnery sdílí digitální originály dokladů. Objednávky nebo faktury zaslané přes EDI tedy obdrží v té podobě, jak je jejich obchodní partneři vystavili, a není tak třeba žádné kontroly vytěžovaných dokladů ze strany příjemce. EDI se tak svojí komplexností zaměřuje na automatizaci a optimalizaci celého procesu a slouží jako nástroj k vyšší efektivitě a zlepšení práce.

Co všechno dnes může firma nad rámec „klasického“ EDI získat a využívat?

M. Mikula: Pokud za „klasické“ EDI chápeme trojici zpráv objednávka, dodací list a faktura, tak společnosti mohou výrazně prohlubovat svoji EDI integraci v rámci dodavatelského řetězce. Jedná se například o nástroje a zprávy pro společný forecasting, jako jsou zprávy o stavu skladových zásob – INVRPT a o stavu prodejů – SLSRPT. Nástrojem pro komfortní práci s těmito zprávami je pak cloudová aplikace OSA Monitor nabízená společností EDITEL CZ. Další oblastí je například zpětná vazba z procesu příjmu zboží – elektronická příjemka RECADV nebo zkvalitnění objednávacího procesu s využitím zprávy potvrzení objednávky ORDRSP, která má navíc svou přímou oporu v platné legislativě.

D. Reichel: Je důležité zdůraznit, že stále hodně společností zavádí i „klasické“ EDI, a to právě z důvodu komplexnosti procesů, do kterých EDI ve firmách pozitivně zasahuje. Zavedení elektronické výměny dat totiž není jen o náhradě papírového dokladu jeho digitálním originálem, ale také o zrychlení příjmu zboží, automatické likvidaci faktur, omezení dobropisů apod. V rámci trendu digitalizace je však častým motivem firem snaha skoncovat s papírováním a zefektivnit interní schvalování i oběh faktur, a tak firmy mnohdy poptávají obecnější řešení. Výsledkem je pak často kombinace EDI, které je vhodné pro oběh zbožových dokladů a umožňuje stoprocentní automatizaci schvalování zbožových faktur, spolu s řešením pro zpracování ostatních faktur. Ostatní nebo také režijní faktury mohou být zpracovávány jiným procesem. Obvykle jsou scanovány, vytěžovány a automaticky schvalovány dle předem schválených objednávek, případně jsou schvalovány zodpovědnými osobami v digitálním workflow. Výše popsané scénáře je možné řešit právě díky moderním řešením pro automatizaci dokladů.

Které funkcionality a služby jsou nejžádanější obecně a které v retailu?

M. Mikula: Společnosti se v současnosti snaží maximalizovat efekt implementace EDI a rozšířit jeho využití na celé portfolio partnerů. S tímto souvisí využívání služeb Partner Managementu, které zabezpečují procesy plošného jednorázového zapojení vybrané komunity obchodních partnerů, jak na straně odběratelů, tak na straně dodavatelů i jejich případnou dlouhodobou komplexní správu. Pro nenáročné a rychlé zapojení menších partnerů se pak hojně využívají funkcionality WebEDI.

D. Reichel: Firmy chtějí obecně omezit ruční práci s doklady a maximálně automatizovat jejich zpracování a schvalování. V této oblasti je proto největší zájem o funkce pro digitalizaci faktur či účtenek a jejich archivaci i schvalování. Pojí se s nimi však i další chytří „asistenti“, kterými naše řešení disponují. V retailu jsou požadavky podobné. V kontextu činnosti retailerů nebo e-commerce prodejců však hraje klíčovou roli také standardizace a automatizace dodavatelsko–odběratelského řetězce a s tím spojených procesů. I zde pomáhá EDI se všemi jeho výhodami.

Celý článek si můžete přečíst v Retail News 4/2023.