Původní stav a problém
Společnost OBI si byla vědoma nedostatků v administrativě, která souvisela s řízením dodavatelského řetězce. Jen příjem jedné faktury zabral podle interního průzkumu 5 minut práce administrativního zaměstnance.
OBI tedy s pomocí řešení ORiON zavedlo elektronickou výměnu dokladů (EDI) a to nejen faktur (zpráva INVOIC), ale také elektronických objednávek (ORDERS) a dodacích listů (DESADV). Dodavatelé mohou také využít novou zprávu REMADV, která je avízem o úhradě platby.
Návrh řešení
Analýza a zpracování zpráv
Příchozí zprávy jsou podrobeny několikafázové kontrole před samotným zpracováním. Je-li zpráva šifrována, je ověřena správnost a platnost klíče a dojde k dešifrování a dále pak ověření elektronického podpisu. Originál zprávy je uložen a dešifrovaná zpráva (již bez podpisu) je předána k dalšímu zpracování. Řešení podporuje širokou škálu všech obvykle používaných schémat a variant podpisu EDI zpráv.
Překlad zpráv
Součástí služby je překlad zpráv mezi libovolnými strukturovanými formáty, dále formáty souborů s oddělovačem (CSV, PDK apod.) a soubory založené na XML. Standardní datový popis zpráv je založen na definicích EANCOM (podmnožině UN/EDIFACT). Součástí překladu je také kontrola formálních náležitostí daňového dokladu. V případě nedostatků je původce zprávy automaticky informován EDI zprávou a e-mailovým avízem o formálních chybách na faktuře.
Deník přijatých faktur
Společnost OBI má k dispozici přijaté faktury ve svém podnikovém systému a zároveň v deníku přijatých faktur, který je přístupný prostřednictvím chytré webové aplikace. Kromě běžných informací k daňovému dokladu obsahuje deník informace o stavu zpracování přijaté faktury, původní datový soubor, čitelnou podobu daňového dokladu a seznam navázaných notifikací a potvrzení.
Výsledné změny
„Ocenili sme komplexnosť riešenia, jednoduchosť integrácie do existujúcej podnikovej infraštruktúry a skutočnosť, že všetko prebehlo bez najmenších komplikácií a podľa časového plánu. V neposlednom rade musím spomenúť výraznú úsporu nákladov, pričom návratnosť celej investície bola približne sedem mesiacov.“
S čím jsme pomohli
PDF ke stažení
Podrobně jsme naši spolupráci popsali v PDF, které si můžete ihned stáhnout
