Původní stav a problém
Dříve ve firmě Netbox přijaté faktury zpracovávali ručně. Fakturant přijal a zkontroloval doklad, nechal jej schválit u vedení a následně ho přepsal do ERP systému. Tato práce mu zabrala asi dvě třetiny pracovní doby, tedy více než 100 hodin měsíčně.
Potřebovali také zjednodušit proces schvalování faktur. V akciové společnosti některé faktury musí vidět členové představenstva, takže schvalovací kolečko bývá hodně dlouhé. Ve Netboxu faktury schvalovali v ERP systému, ve kterém však může pracovat najednou jen omezený počet uživatelů.
Návrh řešení
Výběr systému pro automatizaci zpracování a schvalování dokladů se v tomto případě obešel bez výběrového řízení – když přišla nabídka z GRiTu, v Netboxu dlouho neváhali. „GRiT nám představil své řešení a zaujal nás. Proto jsme ani nezvažovali jiné dodavatele," tvrdí Martin Ryšavý, finanční ředitel Netboxu.
A hned první kroky spolupráce dobrý dojem potvrdily. „GRiT udělal analýzu schvalovacích procesů a nastavil iNVOiCE FLOW tak, aby splňovalo naše potřeby. Občas pochopitelně došlo ke komplikacím, jako firma pracující s citlivými daty máme nadstandardní požadavky z pohledu GDPR, měli jsme složité napojení na ERP a občas se nám faktury v schvalovacím procesu dostaly, kam neměly. Časem si to ale sedlo,“ popisuje začátky se systémem Šárka Pavelková, hlavní účetní.
Účetní v Netboxu potěšilo i to, jak rychle se systém s umělou inteligencí sám učí a postupem času zvyšuje svou úspěšnost ve vytěžování faktur.
Výsledné změny
„Pozitívnu spätnú väzbu dostávam aj od tých, ktorí schvaľujú faktúry. Schvaľovatelia dostávajú upozornenia, k faktúram je možné pridať prílohy a faktúry si môžu prezrieť aj z mobilu – celý tento proces je teraz pre používateľov oveľa príjemnejší. Navyše nemusíme nikoho upomínať,“
S čím jsme pomohli
PDF ke stažení
Podrobně jsme naši spolupráci popsali v PDF, které si můžete ihned stáhnout
