Parfumerie Douglas: 99 % dokladů se zpracovává automaticky

Papíry se kupily odpovědným zaměstnancům na stolech, a pokud přišla upomínka na nezaplacenou fakturu, bylo často velmi těžké dohledat, v jakém stavu se závazek nachází. Zjišťování, zda je možné fakturu zaplatit a s tím související komunikace napříč firmou i s dodavatelem, celý proces prodlužovalo a zaměstnávalo na čtyři desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky.

Schvalování dokladů fyzicky v papírové podobě znesnadňovalo dohledání, kde a v jakém stavu se faktura nachází. To generovalo zbytečné problémy se splatností závazků a napětí ve vztahu k dodavatelům. Finanční oddělení navíc postrádalo informace, jak velká je suma závazků ve schvalovacím procesů.

Nasazení řešení iNVOiCE FLOW zabralo ve společnosti Douglas 2 měsíce včetně testovacího (learningového) provozu, kdy se umělá inteligence obsažená v řešení „učí“ vyhledávat na fakturách správné údaje, ať už jde o PDF přílohy v e-mailech nebo nascanované papírové faktury z pošty. Automatický příjem dokladů ve strukturované podobě (EDI, ISDOC, IDOC, apod.) je samozřejmostí. Díky tomu nyní obsluha zpracovává ručně pouze jednu přijatou fakturu ze sta a ušetřený čas může věnovat jiné práci.