Původní stav a problém
Dříve se účetní ve firmě 3E PROJEKT musely prokousávat nekonečnými stohy papírových faktur. Před nasazením iNVOiCE FLOW v lednu 2019 přicházela většina faktur do centrály 3E PROJEKT poštou. Recepční je naskenovala a přiřadila odpovědným lidem. Často se pak stávalo, že se skeny nedaly zpětně dohledat – buď byly špatně přiřazené, nebo je recepční zapomněla nahrát do systému.
Celý proces byl neefektivní a zabíral zbytečně moc času. Proto se management rozhodl zpracování faktur automatizovat a papírové doklady nahradit elektronickými.
Návrh řešení
Ze začátku měli zaměstnanci 3E PROJEKT obavy. Nebyli si jistí, jestli půjde nový software pro elektronickou fakturaci propojit s jejich informačním systémem Premier. Také měli strach z funkčnosti workflow – tedy elektronického schvalování dokladů. Věděli, že firmy z jejich okolí, které tuto funkci využívají ve svých podnikových systémech, nejsou úplně spokojené. Největší obavy pak měli účetní. Neuměly si představit, jak budou účtovat faktury, když je nedostanou k dispozici v papírové podobě.
Propojení se systémem Premier se podařilo
Obavy kolegů ze změny však management společnosti 3E PROJEKT neodradily. Stáli si za svým cílem zvýšit efektivitu práce a vybrali si řešení iNVOiCE FLOW od GRiTu. Měli s námi dobrou zkušenost, protože už používali ORiON, který zajišťuje EDI komunikaci. Samotné nasazení trvalo dva měsíce. Konzultant GRiTu řešil, jak nejlépe propojit iNVOiCE FLOW s informačním systémem Premier. Společně se zástupcem Premieru vše nastavili tak, aby se doklady správně členily do odpovídajících správních celků.
Pod společnost 3E PROJEKT totiž spadá několik menších firem a systém musí rozpoznat, ke které má danou fakturu přiřadit.
Výsledné změny
„Veľmi si cením technickej podpory spoločnosti GRiTu počas implementácie aj po nej. Na konzultanta sme sa mohli kedykoľvek obrátiť a vo všetkom nám pomohol.“
S čím jsme pomohli
PDF ke stažení
Podrobně jsme naši spolupráci popsali v PDF, které si můžete ihned stáhnout
