Původní stav a problém
MALL.CZ byl společně s Alzou nebo Datartem jedním z prvních českých e-shopů, který zavedl EDI. Od roku 2014 díky elektronické výměně dokladů ušetřil už přes 13 milionů korun, jen za poslední rok to byly čtyři miliony. MALL.CZ se navíc téměř zbavil papírových dokladů a většinu faktur si s dodavateli posílá elektronicky.
Každý rok si se svými dodavateli vymění stovky tisíc dokladů. Ruční zpracování tak obrovského množství dokladů zabíralo tisíce hodin práce. Všechny faktury a dodací listy musel někdo ručně přepsat do firemních systémů, což přirozeně vedlo k chybám a potřebě další komunikace s dodavateli při řešení těchto chyb.
Návrh řešení
Kromě úspory peněz si v MALL.CZ pochvalují i to, že účetní díky EDI nemusejí dělat rutinní práci – například nepřepisují údaje z faktur do firemního systému – ale věnují se strategičtějším činnostem s vyšší přidanou hodnotou.MALL.CZ si jako svého partnera pro optimalizaci administrativních procesů vybral společnost GRiT a její řešení ORiON EDI. V rámci integrace dodavatel napojil ORiON na podnikový systém SAP a nastavil, aby přes EDI procházely
- objednávky,
- potvrzení objednávek,
- dodací listy
- a přijaté faktury.
„GRiT nám pomáhal celý systém nastavit, oslovoval naše dodavatele a nabízel spolehlivou zákaznickou podporu,“ vypočítává finanční ředitel MALL.CZ Jakub Chalupecký.
Pokud některý z dodavatelů EDI nevyužívá, řeší MALL.CZ jeho faktury pomocí nástroje na automatické vytěžování dat iNVOiCE FLOW. Takoví dodavatelé posílají faktury nejčastěji e-mailem jako přílohu v různých formátech (JPG, PDF, TIFF apod.). iNVOiCE FLOW pak z dokladů automaticky vyčítá základní údaje, aby je účetní nemuseli ručně přepisovat do firemního systému.
Aby MALL.CZ své dodavatele motivoval k zavedení EDI, případně je přiměl alespoň k elektronickým fakturám, nabízí takto spolupracujícím dodavatelům službu MALL Invoice Financing. Dodavatel, který využije MALL Invoice Financing, dostane část peněz za své zboží už do tří dnů od vystavení faktury. Nečeká tak několik týdnů, než doběhne splatnost. Poplatek za tuto službu je přitom obvykle nižší než úrokové sazby v bance.
Výsledné změny
„Čistá úspora nákladov na prácu účtovníčky predstavuje približne 13,5 milióna korún po započítaní všetkých nákladov na zavedenie a prevádzku EDI. Len za rok 2020 sme podľa našich výpočtov ušetrili vyše štyri milióny, takže úspory každým rokom rastú.“
S čím jsme pomohli
PDF ke stažení
Podrobně jsme naši spolupráci popsali v PDF, které si můžete ihned stáhnout
