Body zlomu vašeho e-shopu

Bod zlomu je okamžik, kdy začínáte ztrácet zákazníky a peníze.

Prosperující e-shop nemůže pokračovat v zajetých kolejích do nekonečna. Takto rostoucí podnikání se přirozeně blíží k bodu, kdy stávající nastavení interních procesů nestačí a je nutné je optimalizovat. A to nejen kvůli udržení výkonu firmy, ale hlavně jeho zvýšení. Nečekáte také náhodou na některý z níže vypsaných bodů zlomu?

Jsme GRiT a dokážeme vás na ně připravit.

Chci konzultaci zdarma

Sklad ≠ účetnictví

Dochází k rozdílům mezi účetním stavem zásob a skutečným stavem na skladu. V účetním systému dohledáte informace o počtech kusů, ale již není možné dohledat jejich pozici, a zdali ve skladu opravdu jsou. Dostupnost zboží tak je mizivá a objednávky se neodbavují dostatečně rychle.

Detailní přehled o zboží na skladu i v účetnictví v reálném čase. Počty kusů zboží se shodují. 100% přehled o poloze zboží, vyskladnění 10x rychlejší a méně chyb při expedici.

„Počet chybně vychystaných objednávek klesl o 60 %. Vnímám také zrychlení práce skladníků.“

Michal Cirok, referent logistiky, Orkla Food Ingredients Česko

Papírové procesy

Každá příchozí faktura se nejprve vytiskne, předá ke schválení a teprve potom ručně přepíše do ERP. Se zvyšujícím se počtem faktur přestane být takový způsob práce efektivní a rychle roste množství šanonů k archivaci. Ve skladu se veškeré pohyby zboží, příjem, výdej i přesuny, řeší na papíře. Přijde zboží, skladníci jej uloží do regálů, ručně zapíší jeho šarži a skladovou pozici na papír a pak to ještě přepíší do ERP. Důsledkem je zdlouhavý proces práce, vysoká chybovost a časté záměny zboží.

Díky elektronické archivaci se už nemusí doklady tisknout. Kromě samotných faktur a vytěžených údajů jsou rovněž archivovány veškeré údaje o schválení, čímž jsou nahrazeny podpisy na tištěných dokumentech. Veškeré aktivity ve skladu jsou digitalizovány, údaje o zboží se propisují do ERP a skladníci pracují se čtečkou čárových kódů, která je řídí a navádí.

"Celý archivační a schvalovací proces nám tedy umožnil zcela upustit od archivace faktur v papírové podobě, což rovněž šetří čas, peníze i prostor, který jsme museli v minulosti vyhrazovat rostoucímu počtu pořadačů."

Dana Dvořáková, ekonomka, INPAP PLUS

Přesčasy zaměstnanců

Na účtárně se svítí dlouho do noci a následně si kolegové berou práci ještě domů. Při větším náporu objednávek skladníci nedokáží odbavovat zboží včas a musejí často pracovat přesčas. Osmihodinová pracovní doba už téměř neexistuje. Zaměstnanci jsou nespokojení a stojí náklady navíc.

Umělá inteligence pomáhá s příjmem faktur a dalších dokladů. Jejich schvalování a archivace probíhá zcela elektronicky, což může šetřit čas až o 80 %. Skladníci mají přehled o zboží a podrobnou grafickou mapu v systému, díky které se orientují ve skladu. Zrychlila se expedice a za menší čas jsou schopni odbavit více práce.

"Dříve nás trápily přesčasy skladníků, které byly způsobeny právě tím, že skladník neefektivně bloudil skladem a neúměrně se tím zvyšovala doba potřebná k expedici zboží."

Petr Vinduška, finanční ředitel, PEVI

Vysoké (a zbytečné) náklady

Skladníci nemají přehled o poloze zboží na skladě a díky objednávkám vyřizovaných na papíře často chybují a odesílají špatné zboží zákazníkovi. Nadbytečné náklady jdou do desetitisíců až statisíců korun.

100% přehled o poloze zboží, digitalizoval se příjem objednávek, úplně se eliminovaly chyby v podobě špatně odeslaných objednávek.

"Zároveň se nám snížily náklady na řešení reklamací a s tím spojené ceny za stažení zboží od zákazníka a zaslání správné zásilky."

Tomáš Divinec, jednatel, Taktik Vydavateľstvo

Řízení skladu v excelu

Vedete skladování v excelových tabulkách, ale rostoucí sortiment a zvyšující se objednávky činí z excelu zcela nedostatečný nástroj, který způsobuje značné množství chyb, pomalou expedici a navyšuje vratky. Skladníci navíc pro pokyny chodí do kanceláře administrativy.

100% přehled o poloze zboží, 100% nárůst expedovaného zboží, zvětšení skladových prostor, nová pracovní místa, snížení vráceného zboží a celkové zvýšení tržeb = expanze, růst.

"Naším cílem bylo zejména získat lepší a vždy aktuální přehled o stavu skladu."

Jakub Uderman, jednatel, UDERMAN

Nepořádek v dokladech

Papíry se kupí odpovědným zaměstnancům na stolech, a pokud přijde upomínka na nezaplacenou fakturu, je často velmi těžké dohledat, v jakém stavu se závazek nachází. Zjišťování, zda je možné fakturu zaplatit, a s tím související komunikace napříč firmou i s dodavatelem, celý proces prodlužuje a zaměstnává desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a účetní pracovníky.

S využitím elektronického workflow klesly počty dotazů k dokladům desetinásobně a počet faktur, které společnost platí po splatnosti, je menší o 75 %. Nad fakturami je větší přehled a jsou snadno odkudkoliv dohledatelné v archivu.

"Pokud dříve papírové doklady někomu ležely na stole, bylo obtížné zachovat pořádek a včasnost splatnosti. Teď se komunikace s dodavateli a uvnitř firmy nad fakturami mnohonásobně snížila a ušetříme velké množství vynaložené energie."

Milan Švihla, IT manažer, Parfumerie Douglas

Nedostupnost zboží

Sortiment je složen z velkého množství různých artiklů, nad kterými je nutné mít přehled. Stává se, že až v případě přijetí objednávky zjistíte, že zboží na skladu není, ale na e-shopu jej pořád nabízíte. Musí se doobjednávat, což výrazně prodlužuje dobu dodání zákazníkovi.

100% přehled o zboží v reálném čase, lepší práce s plánováním nákupů nového zboží, minimalizace výpadků zboží ve skladu, vysoký service level (dostupnost zboží).

"Například jsme zákazníkovi tvrdili, že daný kartáček máme skladem. Teprve poté jsme zjistili, že už vlastně na skladě není."

Petr Matoušek, jednatel, Bonus Bona

Ruční přepisování dat do systémů

Odběratelé si s dodavateli vymění desítky či až stovky dokladů ročně. Všechny faktury, dodací listy apod. musí někdo ručně přepsat do ERP, což přirozeně vede k chybám a potřebě další komunikace při řešení těchto chyb. Je to zdlouhavá práce bez přidané hodnoty, která navíc zbytečně bere čas

Umělá inteligence vyhledává na fakturách správné údaje, ať už jde o PDF přílohy v e-mailech nebo nascanované papírové faktury z pošty. Příjem dokladů probíhá elektronicky ve strukturované podobě (EDI, ISDOC, IDOC, apod.) a automaticky se nahrává do ERP. Šetří to čas až 80 % času práce, díky čemuž se mohou administrativní pracovníci věnovat jiným činnostem, než rutinnímu přepisování dat.

"Jen za rok 2020 jsme podle našich výpočtů ušetřili přes čtyři miliony, takže úspora každým rokem roste."

Jakub Chalupecký, finanční ředitel, MALL.CZ

Potřeba zbožíznalství

Drobný či specifický sortiment vašeho skladu způsobuje, že skladníkům trvá dlouhé týdny či měsíce, než se naučí rozlišovat jemné rozdíly mezi jednotlivými artikly. Zpomaluje to práci, snižuje její produktivitu a způsobuje velkou chybovost při expedici zboží. Ve společnosti PEVI trvalo zaučit nového kolegu v průměru 6 měsíců.

Rychlejší zaučení brigádníků a nových zaměstnanců, není nutné zbožíznalství, odpadá lidský faktor, nová složka odměn pro skladníky dle výkonu, vyskladnění rychlejší o 40 %, méně chyb při expedici o 98 %. Úspora 100 tis. Kč první měsíc.

"Spousta našeho zboží má stejné nebo podobné obaly, takže lidé se při příjmu či výdeji snadno spletli."

Michal Cirok, referent logistiky, Orkla Food Ingredients Česko

Expandování do zahraničí

Chcete otevřít nové trhy v zahraničí a rozšiřovat sortiment. Nedává ale smysl, aby při zdvojnásobení počtu vašich dodavatelů vzrostl dvojnásobně i počet pracovníků, kteří řeší administrativu. Takový růst nepřináší potřebný zisk, protože zvyšuje náklady. Je potřeba byznys škálovat.

Všechny doklady se přenáší elektronicky a jsou automaticky nahrávány do ERP – objednávky, potvrzení objednávek, dodací listy, faktury apod. Při příjmu zboží se nákupní ceny okamžitě načtou do skladového systému. Skladníci pak při fyzickém příjmu jenom načítají čárové kódy do čteček a tím zboží ihned zaskladňují. Není nutné otevírat nové pracovní pozice, se stejným počtem zaměstnanců se odbaví víc práce.

"Nechtěli jsme ztrácet čas administrativou, kterou lze jednoduše automatizovat. Díky automatizaci procesů můžeme růst a zvládat výkyvy poptávky, i když náklady na dotčené procesy zůstávají pořád stejné."

Michal Hanáček, provozní ředitel, Pilulka Lékárny

Nedostatek zaměstnanců

Těžko sháníte nové a kvalitní zaměstnance. S rostoucím počtem objednávek potřebujete více sil do skladu nebo kanceláře. Brigádníci jsou nespolehliví a jejich neustálé zaučování akorát brzdí stálé zaměstnance od plného výkonu.

Odvedete ještě více práce se současným počtem zaměstnanců. Není nutné otevírat nové pozice pro další kolegy. Šetříte čas a náklady.

"Automatizace nám usnadnila zpracování dokladů natolik, že jsme nemuseli otevřít dvě nové pracovní pozice."

Renáta Pavičová, ředitelka útvaru financí a majetku, 3E PROJEKT