Vytěžování zbožových faktur, snadná správa objednávek. iNVOiCE FLOW vám v roce 2020 udělá radost

26.02.2020

Systém pro automatické vytěžování faktur – iNVOiCE FLOW – se v roce 2020 dočká řady vylepšení. Už brzy z každé faktury vytěží i položky zboží, což vám umožní automaticky zpracovávat nejen režijní, ale také zbožové faktury. Těšit se můžete také na nový modul pro správu objednávek nebo automatické párování dokladů s fakturou.

Vytěžování zbožových faktur

Novinka, kterou zřejmě oceníte ze všech nejvíce – v průběhu roku iNVOiCE FLOW naučíme automaticky vytěžovat položky faktury. Díky tomu systém zpracuje i zbožové faktury a při importu dokladu všechny údaje o položkách nebo zboží automaticky přenese také do podnikového systému.

Tato funkce vám ušetří ohromné množství práce s přepisováním položek faktur v podnikovém systému. Ještě více ji ocení například ti z vás, kteří máte na podnikový systém napojený sklad (například LOKiA).

Modul pro jednoduchou správu objednávek

Během roku 2020 spustíme nový modul Objednávky. V něm jednoduše

  • vytvoříte objednávku v PDF,
  • postoupíte objednávku do elektronického schvalovacího procesu,
  • odešlete schválenou objednávku dodavateli
  • a zaevidujete objednávku v elektronickém archivu.

Veškerou agendu ohledně objednávek tak budete mít přehledně na jednom místě.

Jakmile pak k objednávce dostanete příslušnou fakturu, systém oba doklady automaticky spáruje. Pokud všechny údaje sedí, nemusíte takovou fakturu znovu schvalovat – po kontrole správnosti vytěžených údajů doklad míří rovnou do podnikového systému.

V modulu Objednávky také nastavíte rozpočty na objednávky dle vlastních kategorií nebo oddělení, abyste mohli průběžně sledovat jejich plnění a zabránili přečerpávání rozpočtů.

Párování faktur s dokumenty z podnikového systému

Jestliže by vám párování faktur s objednávkami nestačilo, chystáme ještě pokročilejší funkci – fakturu bude možné spárovat s kterýmkoliv dokumentem z vašeho podnikového systému. Tedy s objednávkou, příjemkou nebo například dodacím listem.

Po kontrole spárování dle čísla dokumentu a částky pak takovou fakturu již nemusíte znovu schvalovat, ale rovnou ji založíte do podnikového systému. Omezíte tím dvojí schvalování a zrychlíte proces zpracování faktur.

Vizualizace údajů a delegace pravomocí

Snadnější bude také ověřování údajů na faktuře. Stačí, když myší najedete na vytěžený údaj v košilce a v náhledu faktury se vám příslušný údaj ihned podsvítí. Novinka zrychlí proces validace a usnadní hledání údajů na faktuře.

Již brzy představíme také nastavování dočasných uživatelských rolí. Když například obvyklý schvalovatel faktur odjede na dovolenou, dočasně předáte jeho právo některému z kolegů, aby schvalování faktur zbytečně nestálo.

Integrace na Roger Invoice Financing

Během roku plánujeme také kompletní integraci iNVOiCE FLOW na službu Roger Invoice Financing. Jakmile pak odběratel schválí fakturu, kterou dodavatel potřebuje proplatit před datem splatnosti, doklad automaticky zamíří do systému Roger a dodavatel 75 % z částky na faktuře dostane už do 3 dnů od vystavení dokladu.

Zajímalo by to i kolegy nebo šéfa? Jednoduše s nimi článek sdílejte.