Ušetřete desítky tisíc Kč ročně díky rychlejšímu zpracování přijatých faktur

Zpracovávání přijatých faktur je práce s nízkou přidanou hodnotou, která šikovné účetní nebo fakturanty zdržuje od smysluplnější práce. Díky propojení programů POHODA a iNVOiCE FLOW ale můžete příjem faktur výrazně zjednodušit. iNVOiCE FLOW z přijatých faktur automaticky vytěží údaje a po schválení je přeposílá do účetního programu, čímž firmě šetří spoustu práce i peněz.

Jak přesně to funguje

Na e-mailovou schránku přijde faktura, iNVOiCE FLOW ji stáhne a pomocí umělé inteligence z ní automaticky vytěží důležité údaje – variabilní symbol, datum splatnosti, částku plnění nebo položky zboží. Tyto údaje pak pošle odpovědným osobám ke schválení a nakonec fakturu odešle do programu POHODA, kde dojde k zaúčtování. Doklady, které splní stanovené podmínky, se také automaticky načtou do deníku přijatých faktur.

Díky iNVOiCE FLOW účetním odpadá veškerá práce s ručním přepisováním údajů z faktur do účetního programu. Software umí přečíst fakturu v libovolném formátu, kromě PDF si poradí i s obrázkem v JPG. Dodavatelé tak mohou posílat faktury vyfocené mobilem.

Kromě vytěžování údajů z faktur iNVOiCE FLOW nabízí možnost rozúčtování faktur na nákladová střediska, elektronické schvalovací workflow s automatickými upomínkami nebo důvěryhodný elektronický archiv. V tomto archivu je možné rychle vyhledávat, například podle interního čísla, které POHODA dokladům přidělí.

Společnost INPAP PLUS po pár měsících ušetřila 30 tisíc

Přínosy iNVOiCE FLOW si ověřila firma INPAP PLUS, která vyrábí a prodává obalový materiál nebo kancelářské a hygienické potřeby včetně servisu a poradenství. Měsíčně zpracuje stovky přijatých dokladů.

Firma využívá program POHODA E1 a po zavedení iNVOiCE FLOW jí náklad na zpracování jedné přijaté faktury klesl o více jak 50 %. Za prvních pět měsíců společnost zpracovala 1 400 faktur a na nákladech ušetřila 30 tisíc Kč.

„iNVOiCE FLOW nám z přijatých faktur vytěží potřebné údaje, kolegyně je zběžně zkontroluje a předá k elektronickému schválení. Kromě faktur a vytěžených údajů jsou v systému archivovány všechny údaje o schválení, což nahrazuje podpisy na tištěných dokumentech. Archivační a schvalovací proces nám navíc umožnil zcela upustit od archivace faktur v papírové podobě, což šetří prostor, který dříve zabíraly pořadače,“ uvádí ekonomka firmy Dana Dvořáčková.

Pochvaluje si také schvalování dokladů i mimo kancelář: „Každý zaměstnanec zapojený do procesu zpracování faktur může svou agendu řešit odkudkoli, což je v dnešní době bonus.“

Nasazení otázkou chvilky

Podle zkušeností manažerů se iNVOiCE FLOW začíná vyplácet od chvíle, kdy firma zpracovává 100 přijatých faktur měsíčně. Čím vyšší je pak počet faktur, tím vyšší je i úspora.

Integrace softwaru je jednoduchá a zpravidla zabere pár dní, během kterých dojde k nasazení řešení, napojení na program POHODA a optimalizaci schvalovacího procesu faktur.

Zdroj: Časopis Moje Pohoda, květen 2021. Celé číslo si můžete přečíst zde.