Douglas sází na automatizované zpracování přijatých faktur

14.02.2019

Maloobchodní řetězec parfumerií Douglas automatizuje příjem faktur od dodavatelů s využitím řešení Orion Invoice Flow, které zpracovává 99 % faktur strojově. Na jejich formátu přitom nezáleží. Doklad může přijít poštou, e-mailem jako soubor PDF nebo také jako strukturovaná elektronická data. Eliminuje tak nejen neefektivní ruční přepisování přijatých faktur,  ale přináší rychlejší a přehlednější schvalování a likvidaci dokladů až po přenos do účetního systému a bezpapírovou archivaci.

Parfumerie Douglas jsou evropskou jedničkou ve svém oboru. Disponují více než 2500 parfumeriemi v tuzemsku i zahraničí. Řetězec je podle průzkumů kvalitou nabídky vnímán spotřebiteli jako nejlepší parfumerie na českém trhu. Na kvalitu sází Parfumerie Douglas také ve vnitropodnikových procesech, proto se rozhodla pro nasazení řešení Orion Invoice Flow pro celý proces příjmu a zpracování faktur.

80% pokles pracnosti administrativy s přijetím faktur

Podnětem pro zavedení automatizace přijatých faktur byla interní analýza, ze které vzešel proces zpracování přijatých dokladů jako jeden z nejpracnějších. Nasazení nového systému ušetřilo 80 % práce s příjmem dokladů automatickým zpracováním z e-mailové schránky, extrahováním údajů z faktur a automatizovaným načtením 99 % přijatých faktur přímo do účetního systému.

Sami jsme měli dříve dobrou zkušenost s využitím Orion EDI na elektronickou výměnu dokladů ve strukturovaných datech u vydaných faktur. Hlavní motiv pro výběr Orion Invoice Flow bylo, že spolehlivě pokrývá celý proces zpracování přijatých faktur. Zpočátku panovaly obavy, jak změnu zvládneme, ale po prvních 14 dnech byli klíčoví uživatelé z úspory práce nadšení,“ říká Milan Švihla, manažer IT ve společnosti Parfumerie Douglas.

Dalším přínosem je zrychlení schvalovacího procesu v řádu několika dnů. Spolehlivě totiž umožňuje adresné schvalování a rychlejší a přesnější tok dokladů podle rolí schvalovatelů. Dříve předávání faktur a návazných dokladů vázlo, neboť podobný nástroj firmě chyběl.

Centrálně používá Parfumerie Douglas podnikový systém SAP z německého ústředí, zatímco pro české a slovenské prostředí využívá externí účetní firmy s jejich ekonomickými systémy. Automaticky extrahované údaje řešením Orion Invoice Flow se přenáší po schválení přímo do účetního programu. Integrace také zajišťuje předání interního čísla, likvidačního čísla faktury, které má doklad v účetním systému. Uživatelé mohou využít proklik z účetního systému na zobrazení dokladu či využít jeho dohledávání podle interního čísla a různých parametrů.

Počet dotazů k dokladům byl eliminován desetinásobně

Finanční oddělení dříve postrádalo informace, jak velká je suma závazků ve schvalovacím procesu. Schvalovací proces dokladů v papírové podobě přitom prakticky neumožnil udržet přehled, kde se faktura nachází, což generovalo zbytečné problémy se splatností závazků a napětí ve vztahu k dodavatelům. V minulosti to znamenalo častou dodatečnou komunikaci s dodavateli nebo uvnitř firmy, ale s využitím Orion Invoice Flow klesly počty dotazů k dokladům na desetinu a došlo k přibližně 75% zrychlení úhrad přijatých faktur.

Do procesu zpracování faktur je v tuzemské pobočce zainteresováno na čtyři desítky pracovníků od vedoucích prodejen, manažerů až po administrativní a  účetní pracovníky. Specifikem jsou navíc mezinárodní faktury. Pokud dříve papírové doklady někomu ležely na stole, bylo obtížné zachovat pořádek a včasnost splatnosti. Po nasazení Orion Invoice Flow se komunikace s dodavateli a uvnitř firmy nad fakturami mnohonásobně snížila a ušetříme velké množství dříve vynakládané energie,“ dodává Švihla.

Vedlejším přínosem zavedení Orion Invoice Flow je také jednoduchá dohledatelnost faktur a posilování auditní stopy daňových dokladů propojením s jejich přílohami. Uživatelé k fakturám ukládají nejčastěji dodací listy nebo rozpisy služeb. „Rozjíždíme také elektronické objednávky s cílem umožnit plně automatické párování dokladů pro strojovou likvidaci dokladů,“ odhaluje záměry Milan Švihla.

Technologická služba Orion Invoice Flow je výjimečná tím, že automatizuje zpracování faktur v různých formátech bez nároků na obsluhu. „Služba sjednocuje všechny potřebné nástroje, aby uživatelé mohli plně využívat přínosy digitalizace účetnictví vždy v souladu s legislativou a bez ohledu na formáty dokladů,“ říká David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

 

Související: 

Zajímalo by to i kolegy nebo šéfa? Jednoduše s nimi článek sdílejte.