Tlačové správy

TS – Parfumerie Douglas stavila na automatizované spracovanie prijatých faktúr

14. február 2019

14. februára 2019 – Maloobchodný reťazec parfumérií Douglas automatizuje príjem faktúr od dodávateľov s využitím riešenia Orion Invoice Flow, ktoré spracúva 99 % faktúr strojovo. Na ich formáte pritom nezáleží. Doklad môže prísť poštou, e-mailom ako súbor PDF alebo ako štruktúrované elektronické dáta. Eliminuje tak nielen neefektívne ručné prepisovanie prijatých faktúr, ale prináša rýchlejšie a prehľadnejšie schvaľovanie a likvidáciu dokladov až po prenos do účtovného systému a bezpapierovú archiváciu.

Parfumérie Douglas sú európskou jednotkou vo svojom odbore. Disponujú viac než 2 500 parfumériami v tuzemsku i zahraničí. Kvalitu ponuky reťazca podľa prieskumov spotrebitelia vnímajú ako najlepšiu parfumériu na českom trhu. Na kvalitu stavia Parfumerie Douglas aj vo vnútropodnikových procesoch, preto sa rozhodla pre nasadenie riešenia Orion Invoice Flow pre celý proces prijímania a spracovania faktúr.

80-percentný pokles prácnosti administratívy s prijímaním faktúr

Podnetom na zavedenie automatizácie prijatých faktúr bola interná analýza, z ktorej proces spracovania prijatých dokladov vyšiel ako jeden z najprácnejších. Nasadenie nového systému ušetrilo 80 % práce s prijímaním dokladov automatickým spracovaním z e-mailovej schránky, extrahovaním údajov z faktúr a automatizovaným načítaním 99 % prijatých faktúr priamo do účtovného systému.

„Sami sme predtým mali dobrú skúsenosť s využitím Orion EDI na elektronickú výmenu dokladov v štruktúrovaných dátach vydaných faktúr. Hlavný motív výberu Orion Invoice Flow bol, že spoľahlivo pokrýva celý proces spracovania prijatých faktúr. Spočiatku panovali obavy, ako zmenu zvládneme, ale po prvých 14 dňoch boli kľúčoví užívatelia z úspory práce nadšení,“ hovorí Milan Švihla, manažér IT v spoločnosti Parfumerie Douglas.

Ďalším prínosom je zrýchlenie schvaľovacieho procesu rádovo o niekoľko dní. Spoľahlivo totiž umožňuje adresné schvaľovanie a rýchlejší a presnejší tok dokladov podľa rolí schvaľovateľov. Predtým odovzdávanie faktúr a nadväzujúcich dokladov viazlo, lebo podobný nástroj firme chýbal.

Centrálne používa Parfumerie Douglas podnikový systém SAP z nemeckého ústredia, kým pre české a slovenské prostredie využíva externé účtovnícke firmy s ich ekonomickými systémami. Automaticky extrahované údaje riešením Orion Invoice Flow sa prenášajú po schválení priamo do účtovného programu. Integrácia tiež zabezpečuje odovzdanie interného čísla, likvidačného čísla faktúry, ktoré má doklad v účtovnom systéme. Užívatelia môžu využiť prekliknutie z účtovného systému na zobrazenie dokladu či využiť jeho dohľadanie podľa interného čísla a rôznych parametrov.

Počet otázok na doklady bol eliminovaný desaťnásobne

Finančnému oddeleniu predtým chýbali informácie, aká veľká je suma záväzkov vo schvaľovacom procese. Schvaľovací proces dokladov v papierovej podobe pritom prakticky neumožnil udržať prehľad, kde sa faktúra nachádza. To generovalo zbytočné problémy so splatnosťou záväzkov a napätie vo vzťahu k dodávateľom. V minulosti to znamenalo častú dodatočnú komunikáciu s dodávateľmi alebo vnútri firmy, ale s využitím Orion Invoice Flow klesli počty otázok na doklady na desatinu a došlo približne k 75-percentnému zrýchleniu úhrad prijatých faktúr.

„Do procesu spracovania faktúr sú v tuzemskej pobočke zainteresované zhruba štyri desiatky pracovníkov, od vedúcich predajní, manažérov až po administratívnych a účtovníckych pracovníkov. Špecifikom sú navyše medzinárodné faktúry. Ak predtým papierové doklady niekomu ležali na stole, bolo ťažké zachovať poriadok a včasnosť splatnosti. Po nasadení Orion Invoice Flow sa komunikácia s dodávateľmi a vnútri firmy nad faktúrami mnohonásobne znížila a ušetríme veľké množstvo doteraz vynakladanej energie,“ dodáva Švihla.

Vedľajším prínosom zavedenia Orion Invoice Flow je tiež jednoduchá dohľadateľnosť faktúr a posilňovanie auditnej stopy daňových dokladov prepojením s ich prílohami. Užívatelia k faktúram ukladajú najčastejšie dodacie listy alebo rozpisy služieb. „Rozbiehame aj elektronické objednávky s cieľom umožniť plne automatické párovanie dokladov pre strojovú likvidáciu dokladov,“ odhaľuje zámery Milan Švihla.

Technologická služba Orion Invoice Flow je výnimočná tým, že automatizuje spracovanie faktúr v rôznych formátoch bez nárokov na obsluhu. „Služba zjednocuje všetky potrebné nástroje, aby užívatelia mohli naplno využívať prínosy digitalizácie účtovníctva vždy v súlade s legislatívou a bez ohľadu na formáty dokladov,“ hovorí David Reichel, riaditeľ divízie CCV eBusiness.

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.