Tlačové správy

TS – Parfumerie Douglas automatizuje svoj nákupný proces

24. jún 2020

24. júna 2020, Nitra – Zbytočne drahé nákupy a chýbajúce informácie o čerpaní rozpočtu – to sú hlavné dôvody, prečo sa Parfumerie Douglas rozhodla od júna využívať nový cloudový nástroj na automatizáciu nákupu od firmy Grit. Európska jednotka na trhu parfumérií sa stala pilotným zákazníkom tejto služby. 

Douglas predtým bojoval s príliš drahými nákupmi. „Schvaľovatelia faktúr občas zistili, že ich kolegovia nakúpili za zbytočne vysoké ceny. Lenže v tej chvíli už bolo neskoro. Fakturovanú službu sme využili a museli sme zaplatiť. Aby sme sa drahým nákupom vyhli, potrebovali sme schvaľovať už objednávky,“ opisuje Tereza Trunečková, ktorá v Douglase pôsobí na pozícii Controlling & Reporting Manager.

Ďalším problémom, ktorý riešili, bola zložitá dohľadateľnosť dokumentov. Objednávky totiž neukladali na jednom mieste, ale zamestnanci ich mali v e-mailoch alebo v tabuľkách pri sebe v počítači. Kvôli tomu bolo ťažké kontrolovať čerpanie rozpočtov. „Peniaze si strážia kolegovia, ktorí sú zodpovední za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorazové investície plánuje aj vedenie. Informácie boli roztrúsené a kvôli tomu sa niekedy stalo, že sme rozpočet prekročili,“ uvádza Tereza Trunečková. 

Aby týmto komplikáciám zabránili, dohodli sa s firmou Grit na vývoji riešenia na automatizáciu nákupu. Douglas už totiž využíva Invoice Flow, nástroj od Gritu na automatizáciu spracovania faktúr, s ktorým je možné nové riešenie bez problémov prepojiť a jeho výhody tak ešte znásobiť.

Ak teraz niekto zo zamestnancov pripravuje objednávku, rovno ju vytvorí v novom systéme. „Ten ju automaticky pošle pridelenému schvaľovateľovi a po jeho súhlase dodávateľovi, ktorý poskytne plnenie a posiela faktúru. Invoice Flow z nej vyťaží údaje, takže ich fakturanti nemusia ručne prepisovať. Potom faktúru spáruje s objednávkou,“ opisuje Kateřina Líbalová, produktová manažérka Invoice Flow.

Pokiaľ oba dokumenty sedia buď na korunu presne, alebo v rámci nastavenej tolerancie, faktúru už neposiela na schvaľovateľa. Keď objaví nezrovnalosť, ihneď o nej informuje. V oboch prípadoch tandem softvérov celý proces výrazne urýchli. Nová služba sa dá používať aj samostatne bez napojenia na Invoice Flow.

V Douglase majú tiež lepšiu kontrolu nad rozpočtami jednotlivých oddelení. „Keď zamestnanec vytvorí objednávku, hneď vidí, či práve neprekračuje rozpočet, prípadne koľko peňazí zostáva,“ hovorí Tereza Trunečková.

Digitalizácia a s tým spojená automatizácia je v oblasti nákupu stále väčším trendom, čo potvrdzujú aj výsledky celosvetových prieskumov. Podľa minuloročných dát univerzity v Mannheime 84 % nákupcov verí, že digitalizácia má zásadný vplyv na vylepšenie výsledkov ich oddelenia. Väčšina firiem má však v tejto oblasti veľké rezervy – len 5 % respondentov uviedlo, že majú vysoko automatizované procesy.

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.