Tlačové správy

Čo prinesie novela zákona o DPH pre elektronickú fakturáciu?

7. január 2013

Zrovnoprávnenie elektronickej faktúry s papierovou podobou, nové formulácie pre výklad a zásadné zmeny v pravidlách fakturácie, vystavenie a uchovanie dokladov. Takéto úpravy prináša novela zákona č. 222/2004 o dani z pridanej hodnoty, ktorá s účinnosťou od 1. januára 2013 harmonizuje túto oblasť s európskou smernicou 2010/45/EU, čím sa dosiahne harmonizácia vo všetkých krajinách EÚ.

Cieľom nových pravidiel fakturácie v EÚ od roku 2013 je prispieť k rozšíreniu elektronickej fakturácie a pomôže v štátoch únie zladiť niektoré pojmy. V zákone o DPH sa prijatie fakturačnej smernice EÚ prejavilo v nových paragrafoch 71 až 76. Pokiaľ by sme zmenu mali zhrnúť do jednej vety, potom sa do slovenského práva novo dostáva princíp rovného zaobchádzania s papierovým a elektronickým dokumentom. To by malo prispieť k zníženiu administratívnej záťaže podnikateľov, ale aj správcov dane. Pre veľa firiem môže byť novela katalyzátorom pre opustenie papierovej formy fakturácie. 

Vierohodnosť, neporušenosť a čitateľnosť

Novela stanovuje povinnosť, aby faktúry presne zachytávali skutočné dodanie tovaru či poskytnutie služieb. Preto vyžaduje, aby boli zaistené tri vlastnosti každého daňového dokladu: vierohodnosť pôvodu faktúr, neporušenosť ich obsahu a ich čitateľnosť, a to od okamihu vystavenia až do konca doby uchovania. Tieto požiadavky budú mať dopad na listinnú archiváciu, kde zaistenie všetkých troch vlastností na obdobie 10 rokov môže byť náročnejšie než pri elektronickej forme.

  • Vierohodnosťou pôvodu sa pre účel tohto zákona rozumie skutočnosť, že je zaručená totožnosť osoby, ktorá plnenie uskutočňuje alebo ktorá daňový doklad oprávnene vystavila.
  • Neporušenosťou obsahu sa rozumie skutočnosť, že obsah daňového dokladu požadovaný podľa tohto zákona nebol zmenený.
  • Čitateľnosťou sa rozumie skutočnosť, že je možné sa zoznámiť s obsahom daňového dokladu priamo alebo prostredníctvom technického zariadenia.

Tým firmám, ktoré rešpektovali doteraz platné zákonné ustanovenia a pri využívaní elektronickej fakturácie používali elektronický podpis alebo EDI, neprináša prevratnú zmenu. Bola tak zaručená vierohodnosť pôvodu a integrita obsahu daňového dokladu. Zásadný rozdiel novej úpravy je v tom, že rovnaké požiadavky, ktoré doteraz boli kladené na elektronický dokument, budú platiť aj pre listinnú formu.

Dá sa očakávať, že tak ako novela zákona o DPH požaduje, aby faktúry presne nadväzovali na priebeh plnenia v ostatnej dokumentácii, vyvolá zmeny doteraz bezstarostného prístupu radu platcov DPH k dokladom v listinnej forme, kde zaistenie vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu dokladu bolo v praxi prehliadané. Súčasná právna úprava dáva správcom dane oporu tieto požiadavky u každého dokladu vyžadovať.

Objavili sa zavádzajúce informácie, ktoré interpretujú novelu tak, že pri elektronickej fakturácii nebude už ďalej potrebný elektronický podpis a časová pečiatka. Tento omyl treba včas vyvrátiť. Naďalej budú v praxi veľmi používanou podporou zaopatrenia náležitosťou dokladu. Nepoužívanie elektronických značiek pri e-fakturácii prinesie firmám riziká.

Viac voľnosti, viac zodpovednosti

Práve elektronické faktúry opatrené uznávaným elektronickým podpisom sú totiž schopné uľahčiť zaistenie oných dôležitých vlastností – neporušenosti obsahu a vierohodnosti pôvodu faktúry. Pokiaľ totiž, podľa nového znenia zákona, nepoužijú platcovia DPH elektronický podpis alebo EDI, budú musieť zaistiť ďalšie kontrolné mechanizmy vytvárajúce spoľahlivú auditnú stopu. To znamená napríklad pomocou širokého vzájomného odkazovania a párovania dokladov preukázať priebeh uskutočnenia príslušného daňového plnenia s dostatočnou mierou istoty napríklad z troch nezávislých strán (objednávky od zákazníka, dodacie listy od dodávateľa, výpisy z účtu od banky a pod.).

Slobodná voľba mechanizmu daná novelou na zaistenie vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti znamená viac voľnosti, ale aj viac zodpovednosti. Preto by každá firma mala zvážiť, či sa spoľahne na kontrolný mechanizmus vzájomného odkazovania medzi dokladmi. Či je tak schopná efektívne čeliť riziku zhoršenia jednoznačnosti výkladu auditnej stopy pri uchovaní v dlhšom čase. Spoliehať sa systémovo v stredne veľkej firme na vzájomné odkazovanie dokladov ako hlavný nástroj na zaistenie požadovaných náležitostí daňového dokladu znamená nielen otvoriť otázku, ako následne obstojí pred daňovou kontrolou, ale navyše ide proti snahe o zavádzanie bezpapierovosti podnikových procesov.

Existuje jediný recept pre každého?

Prirodzene, neexistuje jediný recept pre každého. Každý by mal pristupovať k zaisteniu svojich povinností vyplývajúcich zo zákona podľa svojich podmienok. Pre osobu samostatne podnikajúcu (pokiaľ je platcom DPH) s niekoľkými málo pravidelnými faktúrami môže byť dostatočné zaistenie spoľahlivej auditnej stopy odkazovaním faktúr na ďalšie doklady o objednaní, dodaní služby a ich úhrade. V prípade bežnej stredne veľkej firmy s desiatkami či stovkami faktúr mesačne už by bolo systematické zaistenie spoľahlivej auditnej stopy rovnakou metódou v prípade všetkých typov faktúr oveľa náročnejšie.

Európske mnohostranné fórum preto radí podnikateľským subjektom a orgánom verejnej moci, aby nepodliehali zavádzajúcemu výkladu princípu slobodnej voľby k zaisteniu vlastností každého dokladu (vierohodnosti pôvodu, neporušenosti obsahu a čitateľnosti). V prípade prechodu na elektronickú formu fakturácie preto expertné skupiny spolupracujúce s Európskym mnohostranným fórom pre elektronickú fakturáciu výslovne odporúčajú, aby firmy využili možnosti, ktoré elektronický dokument ponúka vďaka zaručenému elektronickému podpisu (nielen s ohľadom na udržanie dôkaznej sily originálu elektronického dokumentu) a pristupovali k elektronickým dokumentom zodpovedne.

Od zakladačov k dôveryhodnej elektronickej archivácii

Zmenený novelou je aj význam súhlasu s elektronickou fakturáciou, ktorý je rozšírený na všetky použitia elektronického daňového dokladu. To zahŕňa nielen vystavenie daňového dokladu, ale aj jeho odovzdanie alebo sprístupnenie, vrátane jeho uchovania počas celej doby stanovenej na uchovávanie daňových dokladov. Elektronizácia faktúr a ďalších dokladov a požiadavky na vierohodnosť, neporušenosť a čitateľnosť v celej zákonnej lehote povedú prirodzeným spôsobom k využívaniu dôveryhodných spôsobov elektronickej archivácie.

K elektronickému uchovávaniu daňových dokladov je aj naďalej možné využívať overené princípy a riešenia dlhodobej elektronickej archivácie prostredníctvom produktov a služieb tretej strany, pri doložení logík zabezpečujúcich autenticitu, integritu a čitateľnosť dať počas celej doby ich zákonom predpísanej lehoty uchovávania.

Veľké rezervy v možných prínosoch

Zmienená novela zákona o DPH, ktorá harmonizuje slovenské zákony so smernicou EÚ o elektronickej fakturácii, môže byť štartovnou čiarou pre mnohomiliardové úspory. Súčasná prax je taká, že štyri z piatich firiem si elektronicky prijatú faktúru vytlačia a ďalej ju uchovávajú len v tlačenej podobe. Okolo 20 % firiem faktúru doručenú vo formáte PDF tlačí dokonca opakovane. Nejde ale len o náklady na tlač. Elektronická fakturácia umožňuje nielen kratšie platobné lehoty, nižšiu chybovosť, náklady na poštovné, ale prináša aj úplne zásadné časové úspory, ak sú faktúry zasielané v štruktúrovanom formáte tak, aby mohli byť automatizovane načítané do informačného systému protistrany. Na Slovensku sa jedná o formáty ako XML, EDIFACT alebo XML EDI, pričom ich využitie je stále pomerne malé.

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.