ORiON EDI: pre odberateľa (nákup)

ORiON EDI pre odberateľa (nákupná rola) je riešenie elektronickej výmeny dát a bezpapierovej komunikácie, ktoré je plne zamerané na špecifiká maloobchodného a veľkoobchodného odvetvia. Vďaka nemu je možné výrazne zefektívniť a zrýchliť celý proces nákupu tovaru, či už sa jedná o správu produktových (master data) informácií, cez objednávky, až po logistiku, príjem tovaru a fakturáciu.

Riešenie, ktoré je integrované do informačného systému odberateľa, je poskytované formou služby. GRiT teda zaisťujú jednak export či import, jednak konverziu, elektronické podpísanie a archiváciu dokladov, ako sú objednávky, faktúry, dodacie listy, cenníky, katalógy tovaru, logistické doklady a ďalšie.

Chcem poradiť so zavedením EDI

Výhody ORiON EDI pre odberateľa

Prečo má EDI pre odberateľa najviac prínosov

Obchodný proces

Väčšina maloobchodných odberateľov či e-shopov, ktorí nakupujú na trhu tovar a služby, má dnes veľké množstvo obchodných partnerov – dodávateľov, s ktorými si denne vymieňa obrovské množstvo informácií, ako sú ceny, množstvo, parametre a pod.

Tento „komunikačný kanál“, ktorý zásadným spôsobom ovplyvňuje riadenie odberateľsko-dodávateľského reťazca, je reprezentovaný obchodnými, logistickými a inými dokladmi, ktorých tok je znázornený schémou vpravo. Vytvorením, kontrolou, spracovaním, poslaním, archiváciou a spätným vyhľadaním týchto dokladov strávia zamestnanci firiem ohromné množstvo času. Nehovoriac o nákladoch na tlač, papier, obálky, poštovné atď. Výskum ukázal, že napr. náklady na jednu ručne spracovanú faktúru sa pohybujú okolo 1 EUR

Elektronické spracovanie týchto dokladov je teda logické. Podmienkou na ich automatické spracovanie je jednotný formát všetkých dokladov, s ktorým dokáže pracovať informačný systém dodávateľa (napr. SAP), aj informačný systém odberateľa (napr. Microsoft Navision). 

Technológie na výmenu štruktúrovaných elektronických dokladov = EDI.

Máme skúsenosti s integráciou EDI do ERP systémov

Zapojenie dodávateľov

EDI komunikácia má aj pre dodávateľa množstvo výhod, aj keď sa v niektorých procesoch od odberateľských líši. Veľkí dodávatelia, ktorí si vymieňajú mesačne so svojimi partnermi stovky dokladov, realizujú úspory pri zavedení EDI prakticky okamžite. 

Pre malých dodávateľov s jednotkami dokladov je pripravená webová aplikácia ORiON webEDI, vďaka ktorej sa môžu do EDI komunikácie zapojiť prakticky okamžite bez integrácie do svojho informačného systému. 

Projekt ROLL-OUT (zapojenie) dodávateľov

V prípade záujmu môže byť súčasťou projektu implementácia EDI aj tzv. služba ROLL-OUT. Ide o riadené oslovovanie partnerov (dodávateľov) a ich zapájanie do elektronickej výmeny dokumentov, za asistencie GRiT ako EDI poskytovateľa.

ROLL-OUT pomôže urýchliť proces zapájania dodávateľov do elektronickej výmeny dokumentov. Priebeh projektu, jeho úspešnosť, efektivita a najmä rýchlosť zapojenia nových dodávateľov závisí od mnohých okolností, ako je situácia u konkrétnych dodávateľov (technické a časové možnosti), kvalita zalistovaných dát, štandardizácia identifikácie tovaru a tiež obchodná motivácia zo strany odberateľa. Služba ROLL-OUT je podľa know how navrhnutá ako projekt s pevne stanoveným cieľom, mesačnou cenou a dĺžkou trvania.

Prínosy jednotlivých EDI-správ

Objednávka (ORDERS)

Zasielanie objednávok pomocou EDI zvyšuje rýchlosť a spoľahlivosť doručenia objednávok. Vďaka notifikáciám je napr. takmer ihneď možné zistiť, či bola objednávka doručená do podnikového systému dodávateľa a či ju ich zamestnanec spracoval. To umožňuje rýchlu reakciu odberateľa na prípadné technické chyby alebo napr. nedostatok tovaru na strane dodávateľa. 

Ďalšie prínosy správy ORDERS pre odberateľa

Nepriamym prínosom (je prínosom hlavne pre dodávateľa) je rýchlejšie spracovanie objednávky, ktorú môže vďaka EDI spracovať dodávateľ automaticky. Eliminuje tým vznik chýb spôsobených ručným prepisovaním, ako sú chyby v cenách, množstve alebo chybná identifikácia tovaru. Takéto chyby sa vďaka automatickému spracovaniu neprenášajú do nadväzujúcich dokladov, s ktorými pracuje odberateľ a proces teda vedie k lepším vzájomným odberateľsko-dodávateľským vzťahom.

Možnosť jednotného objednávania u neEDI dodávateľov

EDI riešenie ORiON dokáže doručovať objednávky aj dodávateľom, ktorí nie sú vybavení EDI komunikáciou. Objednávka je v tomto prípade prevedená do čitateľnej podoby a zaslaná dodávateľovi e-mailom alebo faxom. Výhodou pre odberateľa je tak jednotný spôsob objednávania z informačného systému, prehľad všetkých objednávok v ORiON EDI a kontrola nad ich doručovaním.

DESADV (avízo dodávky)

Najväčším prínosom správy DESADV je zrýchlenie a spresnenie príjmu. Na základe avíza dodávky je možné pripraviť príjemku pre fyzický príjem tovaru, kedy sú na príjemke už správne a bezchybne vyplnené údaje o čísle dodacieho listu a čísle objednávky, údaje o vozidle a pod.

Okrem toho je možné využiť SSCC kódy, vďaka ktorým je príjem tovaru rýchlejší až o 30 %. Ide o tzv. paletové etikety. Paletu je možné totiž načítať doslova jediným pípnutím, pretože je na DESADV identifikovaná práve kódom SSCC, ktorý obsahuje položkový súčet tovaru vrátane údajov ako je šarža a exspirácia, atď. 

V riešení ORiON EDI je možné tvorbu paletových etikiet jednoducho spustiť doslova pomocou niekoľkých klikov. Vytvárate ich potom priamo v Orione a tovar preťahujete jednoducho (drag and drop) z DESADV do jednotlivých paletových etikiet. SSCC kódy je tiež možné manuálne vytvárať zdarma napr. na www.vytvoretiketu.cz

Ako sprevádzkovať SSCC pre DESADV (paletové etikety) priamo v riešení ORiON EDI nájdete tu.

Aké ďalšie výhody má správa DESADV pre odberateľa

Zároveň je možné do správy DESADV implementovať aj informácie o cenách tovaru. Týmto má odberateľ informácie o predajnej cene skôr, než príde faktúra, a môže riešiť prípadný rozdiel oproti objednávke.

INVOIC (faktúra)

Najväčším prínosom elektronickej faktúry pre odberateľa je automatické spracovanie (tzv. likvidácia faktúr). Tá je možná vďaka štruktúrovanej podobe elektronickej faktúry (INVOIC). Likvidácia faktúr môže zahŕňať formálnu kontrolu správnosti faktúr (fakturačné údaje a pod.), jej spracovanie (načítanie informácií o splatnosti, dátume plnenia atď.) a ďalej tiež kontrolu plnenia, ktorá sa robí položkovým spárovaním faktúry s príjemkami a kontrolou množstva aj cien. Tento spôsob umožňuje jednak plne automatické spracovanie tovarových faktúr, jednak rýchlejšie zistenie prípadných rozdielov (množstevných, cenových) a ich rýchle reportovanie dodávateľovi.

Zjednodušene povedané, systém porovná úplne automaticky všetky formálne náležitosti faktúry a tiež všetky riadky dokladu oproti elektronickým dokumentom, ktoré už v systéme sú. Pokiaľ je všetko v poriadku, faktúra je automaticky schválená a je pripravená na preplatenie. Ak systém objaví nesúlad, je schválenie zastavené a zodpovednú osobu upozorní e-mailová notifikácia. 

Možnosti ďalšieho rozvoja ORION EDI pre odberateľa

Prínosy elektronickej výmeny dát sa dajú zvýrazniť využitím ďalších správ, ktoré môžu byť zavádzané jednotlivo a môžu tak plynulo nadviazať na bežnú EDI komunikáciu ORDERS – DESADV – INVOICE. 

ORDRSP (Odpoveď na objednávku)

Správa ORDRSP slúži na potvrdenie objednávky dodávateľom odberateľovi. Významom správy ORDRSP je položkové potvrdenie, čo z objednávky dodávateľ dodá, čo nedodá, prípadne čo zmení. Dodávateľ môže v tejto správe reagovať na jednu alebo viac položiek, ktorých sa objednávka týkala. Správa má potenciál všade tam, kde je kladený vysoký dôraz na presnú a rýchlu informáciu o vykrytí objednávky.

Prínos ORDRSP

Jej výhodou je predovšetkým možnosť zareagovať včas na krátenie objednávok (nedodanie tovaru dodávateľom).

RECADV (Avízo príjmu alebo Príjemka)

Správu RECADV vystavuje odberateľ dodávateľovi a informuje ho o skutočne prijatom tovare a jeho množstve. Správa sa typicky vytvára na základe vykonania fyzického príjmu tovaru do IS/ERP systému odberateľa a odkazuje v ňom na konkrétnu dodávku (číslo dodacieho listu, prípadne objednávku).

Odberateľ touto správou dáva dodávateľovi na vedomie, aký tovar skutočne prijal a v akom množstve očakáva, že mu bude fakturované. Vďaka tomu je možné eliminovať logistické dobropisy, pretože faktúra u dodávateľa môže vznikať až na základe takto potvrdeného príjmu.

V prípade, keď je zmluvným odberateľom nákupná centrála, ktorá objednáva za svojich ďalších členov, ktorí tovar fyzicky prijímajú, a táto centrála nemá informáciu o skutočne vykonaných príjmoch, môže správa slúžiť aj na kontrolu dodávateľských faktúr nákupnej centrály.

Prínos RECADV

RECADV výrazne prispieva k obmedzeniu logistických dobropisov a k zrýchlenej likvidácii faktúr. Vďaka použitiu tejto správy je dodávateľ inštruovaný, aby fakturoval len množstvo, ktoré odberateľ skutočne prijal. Akékoľvek nedostatky a nesúlad dodávok tak môže dodávateľ riešiť operatívne ešte pred vystavením faktúry, čo významne znižuje množstvo logistických dobropisov.

REMADV (Avízo o úhrade platby)

Správa REMADV informuje vystavovateľa faktúry o tom, že došlo k odoslaniu platby odberateľom. Správa je vhodná najmä v prípadoch, keď je viacero faktúr hradených jednou platbou. Dodávateľ má tak vďaka tejto správe informáciu o tom, ktoré faktúry sú danou platbou hradené.

Možnosť využitia na riešenie dekádnych faktúr

Správa môže byť doplnkom k riešeniu tzv. dekádnych faktúr, kedy dodávateľ súhrnne fakturuje väčší počet dodacích listov (typicky za dekádu a rôzne odberné miesta – napr. predajne). Pri prechode na bezpapierovú EDI komunikáciu sa totiž faktúra vytvára položkovo (obsahuje všetky riadky zo všetkých dodacích listov). 

RETANN (Oznámenie o vrátení tovaru – Vratka)

Správa RETANN je používaná, ak chce odberateľ vrátiť tovar dodávateľovi z určitého špecifikovaného dôvodu (poškodený tovar, tovar na opravu a pod.) a slúži ako podklad na následné dobropisovanie.

Prínos RETANN

Potrebujete nezáväznú konzultáciu

Stačí vyplniť formulár. Radi vám poskytneme viac informácií.

Prípadové štúdie na stiahnutie