Body zlomu vášho e-shopu

Bod zlomu je okamih, keď začínate strácať zákazníkov a peniaze.

Prosperujúci e-shop nemôže pokračovať v zabehnutých koľajach do nekonečna. Takto rastúce podnikanie sa prirodzene blíži k bodu, keď doterajšie nastavenia interných procesov nestačia a je nutné ich optimalizovať. A to nielen kvôli udržaniu výkonu firmy, ale hlavne na jeho zvýšenie.

Nečakáte tiež náhodou na niektorý z nižšie vypísaných bodov zlomu?

Chcem konzultáciu zadarmo

Sklad ≠ účtovníctvo

Dochádza k rozdielom medzi účtovným stavom zásob a skutočným stavom v sklade. V účtovnom systéme dohľadáte informácie o počtoch kusov, ale už nie je možné dohľadať ich pozíciu, a či v sklade naozaj sú. Dostupnosť tovaru je tak mizivá a objednávky sa neodbavujú dostatočne rýchlo.

Detailný prehľad o tovare v sklade aj v účtovníctve v reálnom čase. Počty kusov tovaru sa zhodujú. 100% prehľad o polohe tovaru, vyskladnenie 10x rýchlejšie a menej chýb pri expedícii.

„Počet chybne vychystaných objednávok klesol o 60 %. Vnímam tiež zrýchlenie práce skladníkov.“

Michal Cirok, referent logistiky, Orkla Food Ingredients Česko

Papierové procesy

Každá prichádzajúca faktúra sa najprv vytlačí, odovzdá na schválenie a až potom sa ručne prepíše do ERP. So zvyšujúcim sa počtom faktúr prestane byť takýto spôsob práce efektívny a rýchlo rastie množstvo zakladačov na archiváciu. V sklade sa všetky pohyby tovaru, príjem, výdaj aj presuny, riešia na papieri. Príde tovar, skladníci ho uložia do regálov, ručne zapíšu jeho šaržu a skladovú pozíciu na papier a potom to ešte prepíšu do ERP. Dôsledkom je zdĺhavý proces práce, vysoká chybovosť a časté zámeny tovaru.

Vďaka elektronickej archivácii sa už nemusia doklady tlačiť. Okrem samotných faktúr a vyťažených údajov sú rovnako archivované všetky údaje o schválení, čím sú nahradené podpisy na tlačených dokumentoch. Všetky aktivity v sklade sú digitalizované, údaje o tovare sa prepisujú do ERP a skladníci pracujú s čítačkou čiarových kódov, ktorá ich riadi a navádza.

„Celý archivačný a schvaľovací proces nám teda umožnil úplne upustiť od archivácie faktúr v  papierovej podobe, čo taktiež šetrí čas, peniaze aj priestor, ktorý sme museli v  minulosti vyhradzovať rastúcemu počtu zakladačov."

Dana Dvořáková, ekonómka, INPAP PLUS

Nadčasy zamestnancov

V učtárni sa svieti dlho do noci a následne si kolegovia ešte berú prácu domov. Pri väčšom nápore objednávok skladníci nedokážu odbavovať tovar včas a musia často pracovať nadčas. Osemhodinová pracovná doba už takmer neexistuje. Zamestnanci sú nespokojní a stoja náklady navyše.

Umelá inteligencia pomáha s príjmom faktúr a ďalších dokladov. Ich schvaľovanie a archivácia prebieha úplne elektronicky, čo môže šetriť čas až o 80 %. Skladníci majú prehľad o tovare a podrobnú grafickú mapu v systéme, vďaka ktorej sa orientujú v sklade. Zrýchlila sa expedícia a za menší čas sú schopní odbaviť viac práce.

"Predtým nás trápili nadčasy skladníkov, ktoré boli spôsobené práve tým, že skladník neefektívne blúdil skladom a neúmerne sa tým zvyšovala doba potrebná na expedíciu tovaru.“

Petr Vinduška, finančný riaditeľ, PEVI

Vysoké (a zbytočné) náklady

Skladníci nemajú prehľad o polohe tovaru v sklade a kvôli objednávkam vybavovaným na papieri robia často chyby a odosielajú nesprávny tovar zákazníkovi. Nadbytočné náklady idú do desiatok až stoviek tisíc korún.

100% prehľad o polohe tovaru, digitalizoval sa príjem objednávok, úplne sa eliminovali chyby v podobe nesprávne odoslaných objednávok.

„Zároveň sa nám znížili náklady na riešenie reklamácií a s tým spojené ceny za stiahnutie tovaru od zákazníka a zaslanie správnej zásielky.“

Tomáš Divinec, konateľ, Taktik Vydavateľstvo

Riadenie skladu v exceli

Vediete skladovanie v excelových tabuľkách, ale rastúci sortiment a zvyšujúce sa objednávky robia z excelu úplne nedostatočný nástroj, ktorý spôsobuje značné množstvo chýb, pomalú expedíciu a navršuje vratky. Skladníci si navyše po pokyny chodia do kancelárie administratívy.

100% prehľad o polohe tovaru, 100% nárast expedovaného tovaru, zväčšenie skladových priestorov, nové pracovné miesta, zníženie vráteného tovaru a celkové zvýšenie tržieb = expanzia, rast.

„Naším cieľom bolo získať predovšetkým lepší a vždy aktuálny prehľad o stave skladu.“

Jakub Uderman, konateľ, UDERMAN

Neporiadok v dokladoch

Papiere sa kopia zodpovedným zamestnancom na stoloch, a ak príde upomienka na nezaplatenú faktúru, je často veľmi ťažké dohľadať, v akom stave sa záväzok nachádza. Zisťovanie, či je možné faktúru zaplatiť, a s tým súvisiaca komunikácia naprieč firmou aj s dodávateľom, celý proces predlžuje a zamestnáva desiatky pracovníkov od vedúcich predajní, manažérov až po administratívnych a účtovných pracovníkov.

S využitím elektronického workflow klesli počty otázok k dokladom desaťnásobne a počet faktúr, ktoré spoločnosť platí po splatnosti, je menší o 75 %. Nad faktúrami je väčší prehľad a sú ľahko odkiaľkoľvek dohľadateľné v archíve.

„Ak predtým papierové doklady niekomu ležali na stole, bolo ťažké zachovať poriadok a včasnosť splatnosti. Teraz sa komunikácia s dodávateľmi a vnútri firmy ohľadom faktúr mnohonásobne znížila a ušetríme veľké množstvo vynaloženej energie.“

Milan Švihla, IT manažér, Parfumerie Douglas

Nedostupnosť tovaru

Sortiment je zložený z veľkého množstva rôznych artiklov, o ktorých je nutné mať prehľad. Stáva sa, že až v prípade prijatia objednávky zistíte, že tovar v sklade nie je, ale v e-shope ho stále ponúkate. Musí sa doobjednávať, čo výrazne predlžuje dobu dodania zákazníkovi.

100% prehľad o tovare v reálnom čase, lepšia práca s plánovaním nákupov nového tovaru, minimalizácia výpadkov tovaru v sklade, vysoký service level (dostupnosť tovaru).

„Napríklad sme zákazníkovi tvrdili, že danú kefku máme na sklade. Až potom sme zistili, že už vlastne na sklade nie je.“

Petr Matoušek, konateľ, Bonus Bona

Ručné prepisovanie dát do systémov

Odberatelia si s dodávateľmi vymenia desiatky či až stovky dokladov ročne. Všetky faktúry, dodacie listy a pod. musí niekto ručne prepísať do ERP, čo prirodzene vedie k chybám a potrebe ďalšej komunikácie pri riešení týchto chýb. Je to zdĺhavá práca bez pridanej hodnoty, ktorá navyše zbytočne zaberá čas.

Umelá inteligencia vyhľadáva na faktúrach správne údaje, či už ide o PDF prílohy v e-mailoch alebo naskenované papierové faktúry z pošty. Príjem dokladov prebieha elektronicky v štruktúrovanej podobe (EDI, ISDOC, IDOC a pod.) a automaticky sa nahráva do ERP. Šetrí to až 80 % času práce, vďaka čomu sa môžu administratívni pracovníci venovať iným činnostiam než rutinnému prepisovaniu dát.

„Len za rok 2020 sme podľa našich výpočtov ušetrili vyše štyroch miliónov, takže úspora každý rok rastie.“

Jakub Chalupecký, finančný riaditeľ, MALL.CZ

Potreba tovaroznalectva

Drobný či špecifický sortiment vášho skladu spôsobuje, že skladníkom trvá dlhé týždne či mesiace, než sa naučia rozlišovať jemné rozdiely medzi jednotlivými artiklami. Spomaľuje to prácu, znižuje jej produktivitu a spôsobuje veľkú chybovosť pri expedícii tovaru. V spoločnosti PEVI trvalo zaučiť nového kolegu priemerne 6 mesiacov.

Rýchlejšie zaučenie brigádnikov a nových zamestnancov, nie je nutné tovaroznalectvo, odpadá ľudský faktor, nová zložka odmien pre skladníkov podľa výkonu, vyskladnenie rýchlejšie o 40 %, menej chýb pri expedícii o 98 %. Úspora 100 tis. Kč prvý mesiac.

„Veľa nášho tovaru má rovnaké alebo podobné obaly, takže ľudia sa pri príjme či výdaji ľahko pomýlili.“

Michal Cirok, referent logistiky, Orkla Food Ingredients Česko

Expandovanie do zahraničia

Chcete otvoriť nové trhy v zahraničí a rozširovať sortiment. Nedáva však zmysel, aby pri zdvojnásobení počtu vašich dodávateľov vzrástol dvojnásobne aj počet pracovníkov, ktorí riešia administratívu. Taký rast neprináša potrebný zisk, pretože zvyšuje náklady. Biznis treba škálovať.

Všetky doklady sa prenášajú elektronicky a sú automaticky nahrávané do ERP – objednávky, potvrdenia objednávok, dodacie listy, faktúry a pod. Pri príjme tovaru sa nákupné ceny okamžite načítajú do skladového systému. Skladníci potom pri fyzickom príjme len načítajú čiarové kódy do čítačiek a tak tovar ihneď naskladňujú. Nie je nutné otvárať nové pracovné pozície, s rovnakým počtom zamestnancov sa odbaví viac práce.

„Nechceli sme strácať čas administratívou, ktorú možno jednoducho automatizovať. Vďaka automatizácii procesov môžeme rásť a zvládať výkyvy dopytu, aj keď náklady na dotknuté procesy zostávajú stále rovnaké.“

Michal Hanáček, prevádzkový riaditeľ, Pilulka Lékárny

Nedostatok zamestnancov

Ťažko zháňate nových a kvalitných zamestnancov. S rastúcim počtom objednávok potrebujete viac síl do skladu alebo kancelárie. Brigádnici sú nespoľahliví a ich neustále zaúčanie akurát brzdí stálych zamestnancov od plného výkonu.

Odvediete ešte viac práce so súčasným počtom zamestnancov. Nie je nutné otvárať nové pozície pre ďalších kolegov. Šetríte čas a náklady.

„Automatizácia nám uľahčila spracovanie dokladov natoľko, že sme nemuseli otvoriť dve nové pracovné pozície.“

Renáta Pavičová, riaditeľka útvaru financií a majetku, 3E PROJEKT