Zbytočné procesné chyby, za ktoré firmy každý mesiac platia tisíce eur. Nerobíte ich tiež?

18. august 2020

Zdĺhavé spracovávanie dokladov, riešenie faktúr po splatnosti alebo prestoje pri naskladňovaní tovaru. Množstvo firiem brzdia drobné procesné chyby a nedokonalosti, ktoré možno na prvý pohľad vyzerajú nedôležito, ale v súčte stoja stovky, tisíce a vo väčších firmách aj desaťtisíce eur mesačne. Väčšinu z nich pritom vyriešite jednoduchou elektronizáciou procesov pomocou EDI.

Vysoký počet dobropisov

Odberateľ vytvorí objednávku, dodávateľ pripraví tovar a pošle ho spoločne s dodacím listom a faktúrou. Typický objednávkový proces, ktorý sa denne opakuje v tisíckach firiem.

Ak ale dôjde k nechcenému objednaniu nesprávneho tovaru, chybe pri vychystávaní objednávky alebo napríklad k strate či poškodeniu tovaru po ceste, dostáva odberateľ zásielku, ktorá nie je v súlade s faktúrou alebo jeho predstavami. A už sa rieši dobropis, ktorý stojí zbytočnú prácu navyše.

Ak obaja obchodní partneri zavedú EDI (elektronickú výmenu dát), je proces rýchlejší aj transparentnejší

Zdĺhavá komunikácia pred každou objednávkou

Ďalšia typická situácia. Odberateľ nemá aktuálne informácie o nových produktoch alebo napríklad zmene balenia, prípadne dodávateľovi píše a volá, aby si overil dostupnosť tovaru alebo skladové zásoby. Každú objednávku tak rieši pokojne desiatky minút.

Po zavedení EDI odberateľ objednáva tovar elektronicky, obvykle pomocou EAN kódov, takže minimalizuje riziko, že sa spletie (napríklad objedná nesprávnu farbu). Dodávateľ na objednávku reaguje EDI správou, v ktorej potvrdzuje, ktorý tovar je schopný dodať a ktorý nie – a prípadne rovno pošle možné termíny doručenia chýbajúceho tovaru.

Obaja partneri navyše môžu informácie navzájom zdieľať. Napríklad pomocou systému globálna synchronizácia dát (GDSN) alebo nástrojov pre elektronické katalógy medzi sebou zdieľajú master dáta o produktoch ako rozmery alebo zloženie. Ešte pokročilejšou možnosťou sú nákupné portály, ktoré sa napoja priamo na skladový systém a odberateľ tak rovno vidí do skladových zásob svojho dodávateľa.

Prestoje pri naskladňovaní tovaru

Odberateľovi prídu kamióny s tovarom, ale pretože nie je na príjem pripravený, naskladnenie tovaru trvá neúmerne dlho. Auta stoja, vodiči čakajú, skladníci nestíhajú.

Ak s dodávateľom komunikujete pomocou EDI, pošle vám ešte pred fyzickým dodaním tovaru avízo. Vopred tak viete, kedy vám čo príde, a na príjem sa pripravíte. Ak v sklade používate čítačky čiarových kódov, tovar po príjazde len načítate a ihneď sa vám prepíše do systému. Naskladnenie ešte urýchlite, ak použijete SSCC kódy, pretože potom nenačítate jednotlivé škatule, ale rovno celé palety. Rýchlosť naskladnenia bola kľúčová aj v projekte v spoločnosti Tamda foods, o ktorom sme písali v článku: „EDI v spoločnosti Tamda Foods ušetrí hodiny pri príjme jednej dodávky”

Zbytočné tlačenie dokladov

Firmy, ktoré každý účtovný doklad tlačia a následne archivujú v šanónoch, platia peniaze za papier, tlač a prenájom skladu na archiváciu. Kedykoľvek potom fakturantka alebo účtovníčka spätne dohľadáva niektorý doklad, trvá jej to dlho.

Doklady si dnes môžete vymieňať čisto elektronicky, napríklad e-mailom alebo ešte lepšie pomocou EDI. A na archiváciu už stačí dôveryhodný elektronický archív.

Riešenie neoprávnených alebo podvodných faktúr

Faktúry posielané poštou alebo e-mailom je možné sfalšovať, prípadne vám ktokoľvek pošle neoprávnenú či vymyslenú faktúru. A vy znovu desiatky minút riešite, kde sa faktúra vzala a za čo by mohla byť.

Faktúr za tovar zasielaných cez EDI  sa to vďaka auditnej stope dokladov a zabezpečeným prenosným kanálom to prakticky netýka. Vo všeobecnosti ide skôr o problém režijných faktúr za rôzne služby, ktoré EDI zvyčajne nerieši. 

Chybám pri platbe faktúr sa však dá predísť správnym nastavením procesu spracovania faktúry alebo použitím nových nástrojov (v zahraničí nazývaných accounts payable), ako je riešenie iNVOiCE FLOW

Ako môžu spoločnosti toto riešiť:

  • Správne nastaviť proces „dodávateľského managementu“.
  • Faktúry prijímať v ideálnom prípade s elektronickým podpisom.
  • Všetky faktúry na preplatenie najskôr schváli osoba zodpovedná za čerpanie plnenia.
  • Ideálne je schvaľovať už objednávky (v rámci pridelených rozpočtov) a potom ich spárovať s prijatými faktúrami. 

Je dôležité mať jasné pravidlá, ktoré je môžu kontrolované a vyžadovať ich plnenie. 

Zdĺhavé spracovanie každej prijatej faktúry

Keď vám poštou alebo e-mailom príde faktúra, musí ju fakturantka prijať, skontrolovať, overiť, či zodpovedá príjemke/objednávke, v niektorých prípadoch schváliť u nadriadeného, prepísať do informačného systému a zaúčtovať. Celé to trvá niekoľko minút a podľa výskumov je proces zaťažený asi 10% chybovosťou. A v špičke, keď sú fakturantky preťažené, sa situácia ešte zhoršuje.

Po zavedení EDI systém automaticky porovnáva doklady (faktúru s objednávkou a príjemkou) a obsluhu upozorní len na prípadné rozdiely (napríklad aj v rámci dohodnutého rozptylu). Celý proces sa tým výrazne zrýchli a navyše eliminuje riziko ľudskej chyby.

Časté platby po splatnosti a problémy s cash-flow

Faktúry platené po splatnosti ohrozujú cash-flow dodávateľa, zhoršujú reputáciu odberateľa a poškodzujú dodávateľsko-odberateľský vzťah ako taký.

Neskoré preplatenie faktúry pritom často spôsobuje

  • neoprávnenosť faktúry,
  • nedoručenie faktúry,
  • chýbajúci alebo nesprávny tovar v dodávke
  • alebo formálna či obsahová nesprávnosť faktúry.

Po zavedení EDI dodávateľ chystá tovar aj doklady až po schválení objednávky, včas posiela avízo dodávky, faktúru vystavuje až podľa príjemky odberateľa a navyše si faktúru necháva vopred schváliť. EDI tiež garantuje 100% doručiteľnosť všetkých dokladov cez zabezpečené kanály. Riziko nezaplatenia faktúry v splatnosti sa tak znižuje. 

Prípadnú dlhšiu dobu splatnosti faktúr môžete ako dodávateľ skrátiť pomocou nástrojov, ako je Roger, čo sa hodí najmä v priebehu sezóny, keď vás táto forma financovania vyjde výrazne lacnejšie než podnikateľský úver.

Ak si výhodnosťou zavedenia EDI nie ste úplne istí, skúste si vopred spočítať jeho návratnosť pomocou kľúčových metrík. Alebo nás rovno kontaktujte, pozrieme na vaše procesy a pomôžeme vám zhodnotiť, či sa vám EDI oplatí.

Mohlo by Vás ďalej zaujímať:

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.