Tlačové správy

TS – Dodávatelia elektroinštalačného materiálu prechádzajú na elektronickú výmenu dokladov

8. január 2019

3. 1. 2019, Brno – Dodávateľský reťazec z oblasti elektroinštalačných a elektrických výrobkov sa stal ďalším segmentom, ktorý prechádza na automatizáciu spracovania obchodných dokladov s využitím štandardného formátu na výmenu štruktúrovaných dát (EDI). Najvýznamnejší distribútori združení pod Svazem elektrotechnických velkoobchodů zapájajú svojich dodávateľov. Spracovanie a preklad dokladov v rámci jednotlivých obchodných protistrán zaisťuje EDI provider CCV Informačné systémy. Prvým, kto prekročil hranicu 70 dodávateľov zapojených do elektronickej výmeny dokladov, sa stala spoločnosť Sonepar, ktorá predáva státisíce položiek elektromateriálu od viac než 400 výrobcov.

Spoločnosti z oblasti dodávok a distribúcie elektroinštalačných a elektrických výrobkov a služieb sa v tomto roku rozhodli na českom trhu zásadnou mierou akcelerovať prechod na jednotný spôsob výmeny a automatické spracovanie obchodných dokladov vo formáte štruktúrovaných dát EDI (Electronic Data Interchange). Cieľom je postupne odstrániť neefektívne spôsoby prenosu dát, či už sa jedná o papierové doklady alebo korešpondenciu prostredníctvom e-mailu a iné spôsoby vyžadujúce vysokú mieru kancelárskej administratívy a manuálneho zapojenia pracovníkov.

Najďalej elektronizáciu dokladov rozbehol Sonepar  

Jeden z najväčších tuzemských distribútorov, Sonepar, má do elektronickej komunikácie aktuálne zapojených vyše 65 percent objemu dokladov s viac než 70 dodávateľmi s cieľom postupného zapojenia všetkých významných partnerov.  

Tomáš Šťásek, vedúci IT oddelenia spoločnosti Sonepar, doterajšiu prax komentuje: „Väčšine dodávateľov sme v minulosti posielali objednávky e-mailom v PDF súbore a niektorí väčší dodávatelia mali svoje portálové riešenia, do ktorých sme ručne importovali dátový súbor objednávky, ktorý musel nákupca najprv exportovať zo systému, čo bolo niekoľko úkonov navyše. Z druhej strany sme potom dostávali veľké množstvo faktúr len v papierovej podobe či ako PDF. Niektorí dodávatelia síce zasielali faktúry už elektronicky e-mailom v rôznych verziách formátu ISDOC alebo iných špecifických formátoch, ale pre tie bolo treba programovať načítavacie programy, čo bolo prácne a nákladné.“

Ako ideálne riešenie obchodnej výmeny dokladov v plne elektronickej podobe vrátane ich automatického strojového spracovania bolo vybraté štandardné EDI, ktoré je využívané medzinárodne. 

„S rastom nášho obratu priamou úmerou rástli počty prijímaných riadkov položiek a faktúr a navyše sme chceli uľahčiť prácu pracovníkom centrálneho skladu s príjmom tovaru tak, aby sme stihli objednávky zákazníkov expedovať na druhý deň,“ opisuje kľúčové dôvody na zmenu Tomáš Šťásek a dopĺňa: „Hľadali sme pritom také riešenie, ktoré bude akceptovateľné pre čo najväčší počet dodávateľov tak, aby sme na našej strane nemuseli s každým riešiť prepojenie individuálne na mieru. Nakoniec sme zvolili osvedčené cloudové riešenie ORION EDI od CCV Informačné systémy, ktoré nám prostredníctvom jedného rozhrania zaisťuje všetok preklad formátov a distribúciu dokladov protistranám cez zabezpečené siete.“

Prínosy nasadenia EDI od skladu až po účtovné oddelenie  

Implementácia EDI komunikácie do podnikového systému Sonepar spočívala v úprave príjmu dátových formátov pre štyri druhy dokladov, nastavenie komunikačného kanálu a otestovanie. Nasledoval pilotný projekt s tromi dodávateľmi na overenie správnosti nastavenia. Až potom Sonepar odštartoval oslovovanie ďalších dodávateľov.  

„Na začiatku sme mali určité obavy, ako toto riešenie prijmú naši partneri, ale nakoniec bolo zapojenie pomerne hladké. Do značnej miery to bolo dané aj určitou mierou ich pripravenosti, keď niektorí už EDI využívali, a tak nebol problém sa na úrovni EDI providerov dohodnúť a prepojiť. Následne sa začali zapájať aj tí, ktorí EDI nemali a čakali na praktickú ukážku prevádzkyschopnosti riešenia,“ popisuje Šťásek začiatky zapájania partnerov.

 „Teraz s odstupom času môžem určite konštatovať, že doterajší objem prijatých faktúr a prijímaných položiek by sme v doterajšom počte pracovníkov nezvládli a najmä sklad a ekonomické oddelenie si už nedokáže svoje fungovanie bez EDI komunikácie predstaviť. Najväčším prínosom implementácie je teda jednoznačne efektivita a uľahčenie práce,“ dodal Šťásek.

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.