Schvaľovať faktúry teraz môžete aj vzdialene: využite zdarma iNVOiCE FLOW LITE

15. apríl 2020

Firmy, ktoré boli zvyknuté schvaľovať faktúry ručne, stoja kvôli koronavírusovej kríze pred zásadnou prekážkou. Z podstaty práce môžu zamestnancov poslať na home office, ale kvôli nastaveniu procesov nemajú ako schvaľovať faktúry. Aby sme im pomohli situáciu ustáť, vyvinuli sme novú verziu systému na schvaľovanie faktúr iNVOiCE FLOW LITE a ponúkame ju na tri mesiace zdarma.

Koronavírusová kríza vo veľkom zasiahla firmy, ktorých interné procesy sú závislé na fyzickom kontakte zamestnancov a ručnom spracovaní dokumentov. Účtovníci a asistenti už nemôžu kvôli faktúram obiehať s papierom v ruke jednotlivých manažérov, pretože nie sú pod jednou strechou a často ani v rovnakom meste.

Problém nastane aj v prípade, že firmy síce schvaľujú dokumenty elektronicky, ale pomocou lokálneho on-premise systému. Zamestnanci z domova nemajú do systému prístup, a preto nemôžu schvaľovať, ak zamestnávateľ rýchlo nepríde s núdzovým riešením, napríklad vo forme VPN. Pokiaľ navyše firmám v dôsledku núdzového stavu vzrastie dopyt, môže ich schvaľovací systém skolabovať.

Cloudové služby zachraňujú firmy

Najjednoduchším riešením týchto situácií sú cloudové služby na on-line schvaľovanie dokumentov. Zamestnanci sa na ne prihlásia zo služobných notebookov či smartphonov a môžu schvaľovať faktúry z domova, z dovolenky alebo radu v obchode. Nasadenie je jednoduché a firmy na nový spôsob schvaľovania pohodlne prejdú zo dňa na deň. 

Je to ako prejsť z posielania papierových listov na e-mailovú schránku. Nielen že si na systém rýchlo zvyknete a umožní vám pracovať na diaľku, ale tiež si samotný proces vybavovania a schvaľovania faktúr urýchlite a obmedzíte tak platenie po splatnosti.

V nástroji iNVOiCE FLOW LITE je schvaľovanie prehľadné a vždy viete, kto má danú faktúru na stole. Funguje to takto:

Nahráte faktúru do aplikácieDoplníte údaje (napr. stredisko)Pridelíte faktúru schvaľovateľovi

1.

Nahráte
faktúru
do aplikácie

2.

Doplníte
údaje
(napr. stredisko)

3.

Priděëlíte
faktúru
schvaľovateľovi

Schvaľovateľ dostane upozornenie e-mailom

Schvaľovateľ faktúru schváli odkiaľkoľvek, kde je internet

Schválenú faktúru obratom zaúčtujete do svojho ERP/IS

4.

Schvaľovateľ
dostane
upozornenie e-mailom

5.

Schvaľovateľ
faktúru schváli
odkiaľkoľvek,
kde je internet

6.

Schválenú
faktúru obratom
zaúčtujete do
svojho ERP/IS

Vďaka systému na on-line schvaľovanie získate tiež prehľad o všetkých faktúrach v reálnom čase. Ak niektorá faktúra dlho stojí, rýchlo dohľadáte, kto ju má práve „na stole”.

iNVOiCE FLOW do každej firmy zadarmo

Aby sme firmám v neľahkej situácii pomohli čo najrýchlejšie, vyvinuli sme menšiu verziu iNVOiCE FLOW a nazvali ju iNVOiCE FLOW LITE. Tá obsahuje len nevyhnutné funkcie na vzdialené schvaľovanie faktúr a je možné s ňou začať hneď po registrácii. Počet užívateľov je neobmedzený, takže ho využijú všetci fakturanti, schvaľovatelia aj účtovníci. Pokiaľ má firma napríklad viacero pobočiek alebo predajní, každá si založí svoje účty a schvaľuje doklady zvlášť.

Každý schvaľovateľ má pritom vlastný účet a dostáva automatické upozornenia, keď mu niekto priradí doklad na schválenie. Takisto je možné sledovať históriu, teda kto, kedy alebo ako s dokladom nakladal.

Nástroj ponúkame na 3 mesiace zadarmo. Po prečkaní koronavírusovej krízy môžete prejsť na plnú verziu, alebo sa bez záväzkov vrátiť k pôvodne nastaveným procesom. Žiadny háčik v tom nie je, pri registrácii neuvádzate číslo karty ani sa k ničomu nezaväzujete.

Z verzie LITE môžete neskôr prejsť na plnú verziu iNVOiCE FLOW, ktorá má ďalšie užitočné funkcie na zrýchlenie procesu schvaľovania, napríklad:

  • pomocou umelej inteligencie automaticky vyčíta údaje z faktúry a prepisuje ich do IS/ERP (bez ohľadu na formát, v ktorom do firmy prídu),
  • umožňuje dôveryhodnú archiváciu faktúr,
  • podporuje opakované platby,
  • pracuje s prílohami vo faktúrach
  • a ďalšie.

Máte záujem o nástroj na on-line schvaľovanie faktúr zdarma? Stačí vyplniť jeden jednoduchý formulár.

Chcem iNVOiCE FLOW LITE

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.