Podnikáte vo FMCG? Tak dnes už nutne potrebujete EDI

29. september 2020

Podnikanie v segmente rýchloobrátkového tovaru (FMCG) kladie vysoké nároky na nákupné procesy, logistiku aj cash-flow. Aj preto tu už desiatky rokov funguje EDI – štandardizovaný systém na elektronickú (a z veľkej časti automatizovanú) výmenu dokladov. Firmám tento systém ušetrí obrovské množstvo ručnej práce a pretože ho vo FMCG využíva väčšina odberateľov i dodávateľov, prináša jeho zavedenie okamžité a viditeľné výsledky.

FMCG a jeho výzvy pri riadení dodávateľského reťazca

Segment rýchloobrátkového tovaru je špecifický tým, že ním v krátkom čase pretečie obrovské množstvo tovaru. Ako predajca:

  • predávate tisíce produktov rôznych značiek a výrobcov,
  • odoberáte tovar od desiatok až stoviek dodávateľov,
  • neustále riešite aktuálnosť produktových dát od dodávateľa,
  • každý deň posielate desiatky až stovky objednávok,
  • niektorý nepredaný tovar dodávateľom vraciate,
  • niektorý tovar kvôli obmedzenej trvanlivosti odpisujete
  • alebo musíte pružne reagovať na zľavové akcie.

Firma, ktorá aspoň časť tejto agendy zautomatizuje, ušetrí na prevádzkových nákladoch pokojne aj tisícky eur mesačne. Aj preto je dnes EDI vo FMCG úplným štandardom – základom, ktorý uľahčuje komunikáciu s dodávateľmi a vnáša do nákupného procesu rád.

Ako EDI pomôže typickej FMCG firme?

Väčšina firiem z FMCG trhu si cez EDI vymieňa tri základné doklady – objednávky, dodacie listy a faktúry.

V praxi to funguje tak, že odberateľ vo svojom informačnom systéme pripraví objednávku a prostredníctvom EDI ju odošle. EDI provider objednávku konvertuje do správy ORDERS a pošle ju dodávateľovi, ktorému sa objednávka načíta do informačného systému a navyše dostane e-mailovú notifikáciu.

Odberateľ tak objednávku nemusí tlačiť ani posielať e-mailom, na každej objednávke ušetrí niekoľko minút času a hlavne vie, že objednávka bola doručená. Dodávateľ objednávku na jedno kliknutie prijme bez toho, aby musel dáta ručne prepisovať do svojho informačného systému.

Hneď ako dodávateľ objednávku vyexpeduje, opäť cez EDI avizuje dodanie tovaru (EDI správa DESADV), čo odberateľovi umožní vopred sa pripraviť a zrýchliť príjem tovaru v sklade. Následne dodávateľ pošle prostredníctvom EDI aj faktúru (INVOIC), ktorá sa odberateľovi bez akejkoľvek manuálnej práce načíta priamo do jeho informačného systému. V prípade, že súhlasia ceny a plnenie zodpovedá príjmu, automaticky sa spáruje so zodpovedajúcimi dokladmi a zaúčtuje. Tým EDI šetrí ďalšie minúty času, odbúrava rutinnú prácu a eliminuje riziko chyby.

Aj keď zavedenie EDI do obchodného vzťahu zvyčajne iniciujú odberatelia, elektronizácia a automatizácia toku dokladov má veľký prínos aj pre dodávateľov. Proces objednávania je pre nich rýchlejší, prehľadnejší a majú možnosť si prefinancovať faktúry s dlhou splatnosťou. Väčší dodávatelia zase ocenia úľavu od manuálnej práce alebo zníženie chybovosti a často to sú dokonca oni, kto svojich odberateľov o EDI presviedčajú.

Čo ešte môže EDI firmám ponúknuť

Okrem elektronickej výmeny objednávok, dodacích listov a faktúr využívajú niektorí odberatelia vo FMCG aj:

  • príjemky tovaru (RECADV), ktorými informujú dodávateľa o skutočnom príjme tovaru. Dodávateľ potom fakturuje až na základe tejto príjemky, čo eliminuje potrebu logistických dobropisov. Príjemky využíva napr. Ahold alebo Makro.
  • prehľad zásob (INVRPT), ktorým informujú dodávateľa o aktuálnom a žiaducom stave zásob vo svojich skladoch a predajniach. Touto správou sa dá jednoducho predísť nedostatku tovaru (out-of-stock) pred promóciou (= zľavovou akciou). V Česku využíva napríklad Globus alebo Tesco.
  • vratky (RETANN), ktorými informujú dodávateľa o vrátení tovaru a na ktorých základe vznikajú dobropisy. Vratky urýchľujú komunikáciu a umožňujú automatické párovanie s dobropismi. Využíva Ahold alebo Tesco.
  • avíza o úhrade platby (REMADV), ktorými informujú dodávateľa o vykonanej platbe, napríklad pri úhrade viacerých faktúr naraz alebo pri riešení dekádnych faktúr za celé predajne. V Česku využíva COOP Morava.

EDI je možné využívať aj v kombinácii s ďalšími systémami, silné je napríklad spojenie skladového systému a SSCC kódov, ktoré významne uľahčujú naskladnenie a príjem tovaru po celých paletách. „Vďaka využitiu avíza o dodaní (DESADV) so SSCC kódmi sme niekoľkonásobne zrýchlili príjem tovaru. Napríklad zásielku z Nestlé sme predtým prijímali 3–4 hodiny, teraz to zvládneme v ráde minút,“ potvrdzuje zrýchlenie logistických procesov napríklad Le Hai Anh z firmy Tamda Foods.

Platí, že čím viac toho odberateľ cez EDI rieši, tým väčšie možnosti na automatizáciu procesov má.

EDI pomáha aj s plnením legislatívy

Okrem urýchlenia objednávania a príjmu alebo spracovania dokladov EDI pomôže aj s plnením niektorých legislatívnych povinností. Súčasťou najvyužívanejšieho českého EDI systému ORiON EDI je napríklad eKatalóg, ktorý je alternatívou ku GDSN a odberateľovi umožňuje automaticky preberať produktové informácie od dodávateľov. Na svoj e-shop tak rýchlo prepíše napríklad povinný zoznam alergénov, ale hlavne má k dispozícii aktuálne dáta o všetkých výrobkoch a včas tak vie, ak sa napríklad zmení balenie. Zodpovednosť za správne informácie na výrobkoch tak Makro, ktoré eKatalóg využíva, prenáša na dodávateľa.

Podobne vám EDI môže pomôcť so splnením zákona č. 395/2009 Zb. o významnej tržnej sile pri predaji poľnohospodárskych a potravinárskych produktov a jej zneužití, ktorý okrem iného hovorí, že každú objednávku z obchodného reťazca treba písomne potvrdiť dodávateľom. Dodávateľ môže objednávku potvrdzovať EDI správou ORDRSP, tento nástroj v Česku využíva napríklad Penny Market.

EDI využíva Kaufland, Tesco, Billa, Nestlé či Mondelez

O tom, že sa EDI v segmente rýchloobrátkového tovaru oplatí svedčí aj to, aké veľké množstvo firiem ho využíva. Z najväčších odberateľov EDI zaviedli napríklad

  • Kaufland,
  • Tesco,
  • Billa,
  • Globus,
  • Lidl,
  • Makro,
  • Penny market,
  • Albert
  • alebo COOP.

Aktuálny prehľad EDI-ready reťazcov nájdete TU.

Na strane dodávateľov rýchloobrátkového tovaru EDI využívajú okrem iných

  • Plzeňský Prazdroj,
  • Nestlé,
  • Unilever (Dove, Rexona, Knorr, Rama, Magnum a ďalšie),
  • Agrofert (Kostelecké uzeniny, Olma, Penam, a ďalšie),
  • Mars (Mars, Snickers, Bounty a ďalšie),
  • Coca-Cola,
  • Kofola,
  • Hamé (Znojmia, Májka a ďalšie),
  • alebo Mondelez (Milka, Opavia, Oreo a ďalšie).

Do budúcna bude EDI ešte dôležitejšie

Segment rýchloobrátkového tovaru sa čím ďalej tým častejšie objavuje aj na internete a firmy ako Rohlík, Košík alebo iTesco využívajú EDI od samého počiatku podnikania. Elektronická komunikácia s partnermi je totiž prirodzenou súčasťou prevádzkovania on-line platformy.

„Vďaka EDI ušetríme množstvo času pri spracovaní faktúr. Ak nám dodávateľ posiela doklady cez EDI, automaticky sa nahrajú do nášho účtovného systému. Keby doklady chodili e-mailom alebo poštou, na ich spracovanie by sme potrebovali ďalších dvoch zamestnancov,“ uvádza EDI špecialistka zo spoločnosti Rohlík.cz Tereza Podhorská.

Podobne sa EDI ukazuje ako dôležité v dobách koronavírusovej pandémie, kedy zamestnanci často pracujú na homeoffice. Vďaka elektronizácii dokladov nie je nutné, aby ľudia pracovali fyzicky vo firme – vystavovanie a schvaľovanie objednávok zariadite na diaľku a keď EDI prepojíte ešte s ďalšími inteligentnými systémami (napríklad iNVOiCE FLOW), môžete automatizovať aj schvaľovanie a zaúčtovanie režijných faktúr.

Ak EDI zvažujete, kontaktujte napríklad najväčšieho tuzemského providera GRiT, ktorý ponúka flexibilné riešenie ORiON EDI. Za riešením stoja desiatky rokov vývoja a využíva ho množstvo popredných FMCG hráčov ako Rohlík.cz, COOP Morava alebo Globus. Navyše ho jednoducho prepojíte so svojím ERP systémom aj ďalšími nástrojmi GRiTu – typicky systémom na automatizáciu spracovania faktúr iNVOiCE FLOW alebo skladovým systémom LOKiA WMS.

Mohlo by Vás zaujímať: 

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.