Nová služba ORION PDF2EDI umožňuje Nestlé spracovať PDF objednávky strojovo

16. jún 2017

Spoločnosť Nestlé využíva so svojimi zákazníkmi elektronickú výmenu dokladov EDI v štruktúrovaných dátach na ich bezpapierové a automatizované spracovanie. EDI komunikáciu však doteraz nevyužívajú všetci zákazníci. S pomocou riešenia ORION EDI od CCV Informačné systémy (rozšírené o službu PDF2EDI) začalo Nestlé ako prvé na českom trhu automaticky spracovávať PDF objednávky od spoločnosti Kaufland, a to bez potreby ručného prepisovania do systému. Došlo tak k podstatnému zjednodušeniu a spresneniu výmeny dát s jedným z najvýznamnejších zákazníkov, reťazcom Kaufland. Úspešný projekt aktuálne spúšťa aj Nestlé Slovensko.

Nestlé prostredníctvom EDI komunikácie („Electronic Data Interchange“) denne prijíma a odosiela stovky dokladov, ktoré treba rýchlo a bezchybne spracovať na zaistenie obchodných a logistických procesov s odberateľmi. EDI komunikácia tvorí položkovo viac než polovicu všetkých objednávok a zostáva pre Nestlé preferovanou voľbou u väčšiny odberateľov – od retailových partnerov až po farmaceutické veľkoobchody.

Riešenie ORION EDI od CCV Informačné systémy však Nestlé Česko nevyužíva len na výmenu štruktúrovaných dát z objednávok, faktúr a ďalších dokladov. V roku 2015 sa spoločnosť zamerala na vydané faktúry a vďaka projektu elektronickej fakturácie archivuje teraz 100 % týchto daňových dokladov elektronicky pomocou konsolidačného centra ORION. Všetky podoby vydaných daňových dokladov (faktúra, dobropis, vrubopis, a i.) sú zároveň spracované podľa platnej legislatívy.

Cestou k úsporám sa stala konverzia z PDF do EDI 

Ďalšia fáza elektronizácie sa zamerala práve na objednávky významných zákazníkov. Okrem formátu EDI získava Nestlé objednávky v štruktúrovanej podobe aj z vlastného nákupného portálu alebo z mobilnej aplikácie. Celkovo tak už teraz spracováva elektronicky 78 % objednávok. Zostávajúca pätina však stále ponúka významný priestor na zlepšenie. 

„Cieľom projektu bola automatizácia spracovania objednávok od zákazníka Kaufland s vysokou spoľahlivosťou. Tento cieľ bol jednoznačne dosiahnutý. Po implementácii služby PDF2EDI sa vyťaženie obsluhy znížilo o dve tretiny a vidíme v nej potenciál aj na zapojenie ďalších zákazníkov,“ hovorí Pavel Golasík, EDI and Customer Service Support v spoločnosti Nestlé Česko.

Pre danú potrebu EDI poskytovateľ navrhol funkčné riešenie PDF2EDI na konverziu dát z PDF objednávky do EDI správy ORDERS. Tú je informačný systém SAP schopný načítať s minimálnymi nutnými úpravami, čo bola tiež jedna z podmienok projektu.

CCV Informačné systémy je na tuzemskom trhu jediným EDI poskytovateľom, ktorý dodáva konverziu (vyťažovanie) informácií z e-mailových PDF objednávok do štruktúrovaných dát (EDI správ ORDERS). Využitie služby PDF2EDI je nezávislé na odberateľovi alebo na používanom podnikovom systéme.

Samotná spolupráca medzi Nestlé a CCV Informačné systémy prebiehala hladko, osvetľuje Pavel Golasík: „Rovnako ako pri ostatných projektoch realizovaných spoločne s CCV je vysoko hodnotená spoľahlivosť, flexibilita, náhľad na požadované riešenie a konštruktívne pripomienky v priebehu projektu. Dôležitým faktorom boli samozrejme aj prijateľné náklady a včasnosť dodania riešenia, “ dodáva Golasík za Nestlé Česko.

Úspešný projekt aktuálne spúšťa aj Nestlé Slovensko a zároveň prebieha analýza návratnosti, ktorá bude podkladom pre rozšírenie služby na ďalších zákazníkov.

Nasledujúce krátke video popisuje, ako celá služba funguje:

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.