Hrozba GDPR vás neminie: Ako pomôže CRM systém?

5. január 2018

Ochrana osobných dát je v národnej a európskej legislatíve zakotvená už veľa rokov, avšak s ohľadom na nástup digitálnej éry prestávajú doterajšie predpisy dostačovať. Európska únia a jej jednotlivé členské štáty sa snažia postupne zdokonaľovať pravidlá, ktoré povedú k obozretnejšiemu zaobchádzaniu s osobnými údajmi. Nové nariadenie o ochrane osobných údajov alebo GDPR nadobúda účinnosť 25. mája 2018 a už teraz je najvyšší čas sa na zmeny pripraviť. Pomocníkom môže byť systém Microsoft Dynamics 365.

GDPR (General Data Protection Regulation) ako Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov má od mája budúceho roka za cieľ čo najviac hájiť práva občanov Európskej únie proti neoprávnenému zaobchádzaniu s ich dátami a osobnými údajmi. Bolo prijaté v apríli roku 2016 ako reakcia na rýchly vývoj v oblasti komunikačných prostriedkov, sociálnych sietí a cloudových úložísk. Aktuálne platná smernica z roku 1995 tieto digitálne nástroje nezohľadňovala a bolo nutné týmto smerom prijať nové opatrenia.

Online marketing pod ťažkou výzvou legalizácie

Nová smernica posúva ochranu osobných údajov na vyššiu úroveň a prísnejšie stanovuje pravidlá na zaobchádzanie s nimi. Medzi osobné údaje už nepatrí len meno, pohlavie, rodinný stav či rodné číslo. Po novom pribúda napr. IP adresa, e-mail, fotografie, videá alebo tzv. cookies.

Marketing a obchodná práca a následná starostlivosť o zákazníkov tak nemôže ďalej fungovať ako doteraz u drvivej väčšiny firiem. Pre online marketing môže byť kritická najmä platnosť doterajších súhlasov so spracovávanými údajmi zo strany zákazníkov.

Legislatíva tak horko-ťažko doháňa to, akým spôsobom menia nové technológie prácu so zákazníkmi. Samotné nariadenie, ktorého príprava trvala 4 roky, ešte nie je účinné, a už je zastarané. Už dnes je viac než zjavné, že niektoré technológie ako využitie internetu vecí (IOT) v predmetoch spotreby stále beží nad rámec smernice.

Osobné údaje sú nutné pre biznis

Z osobných dát sa stal zdroj pre podnikanie a obchodovanie. Všetky dostupné dáta o jedincovi je možné pomocou analytických nástrojov vyťažiť a získať tak informácie o správaní a zvyklostiach na potrebné zacielenie ponúkaného produktu. Toto nariadenie teda neovplyvní ani tak samotných občanov EÚ, oveľa viac sa týka spoločností, ktoré spravujú nejaký okruh zákazníkov, zamestnancov, partnerov. A to je v reálnom svete 9 z 10 firiem. V neposlednom rade to sú spoločnosti, ktoré sú závislé na dátach alebo s nimi priamo obchodujú.

Bez týchto údajov a ich správy sa pritom prakticky nedá zaobísť. Zákazník už automaticky očakáva, že poskytované produkty a služby opiera dodávateľ o znalosti potrieb zákazníkov a následnej starostlivosti venuje patričnú pozornosť.

Správny CRM systém ako nástroj na evidenciu

Platnosť a dodržovanie pravidiel plynúcich z GDPR bude musieť každý správca a spracovateľ osobných údajov kedykoľvek preukázateľne doložiť a preukázať, že využíva len tie dáta, ktoré sú na konkrétny účel nevyhnuté. Na tento účel sa ponúka využiť Microsoft Dynamics 365, ktorý je ideálnym nástrojom na správu osobných dát.

Dynamics 365 je cloudová služba a zaisťuje nadštandardne vysokú bezpečnosť dát. Jedná sa o multifaktorovú autentizáciu, ochranu pred kybernetickými útokmi, customer lockbox, šifrovanie dát alebo zmluvné podmienky. Dynamics 365 umožňuje mať všetky dáta na jednom mieste, o každom kontakte sú tu vedené informácie, čo sa s ním dialo, akým spôsobom sa s ním zaobchádzalo. Nad každým údajom aj krokom je v Dynamics 365 vedený audit a je možné sa kedykoľvek  pozrieť do histórie. Výkon práv jednotlivých subjektov je tu oveľa jednoduchší a prehľadnejší než v externých dokumentoch alebo exceloch.

Pri každom kontakte je možné prehľadne viesť informácie, ktoré súvisia s ochranou osobných údajov. Na všeobecných základoch a princípoch ochrany osobných údajov nariadenie nič nemení, primárnym dôvodom by mal byť informovaný a slobodný súhlas užívateľa. V súčasnosti sa objavujú nedostatočne komunikované podmienky, za ktorých jedinec súhlas udeľuje, často chýba napr. určenie doby alebo účel použitia. Všetky tieto informácie je možné viesť prehľadne pri kontakte priamo v CRM systéme.

Bude trvať do mája 2018, než GDPR nadobudne účinnosť, avšak už teraz je nutné podnikať na strane správcov a spracovateľov osobných údajov kroky k tomu, aby boli na účinnosť nariadenia pripravení. Za nedodržanie tohto nariadenia sú stanovené vysoké sankcie, túto smernicu nemožno brať na ľahkú váhu.

Buďte včas pripravení a využite na správu údajov Microsoft Dynamics 365.

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.