Ako uspieť na konkurenčnom e-shopovom trhu? Začnite s automatizáciou rutinných činností

15. október 2020

Slovenská aj svetová e-commerce rastú každý rok dvojciferným tempom a dnes je ich podiel na obrate retailu asi 15 %. Odborníci sa navyše zhodujú, že koronavírusová kríza popularitu on-line nakupovania ešte zvýši. Aby ste ustáli silnejší dopyt a nápor nových objednávok, musíte svoj e-shop pripraviť. Rast obratu prináša aj rast nákladov a občas e-shopy zistia, že aj keď predali dvojnásobok tovaru, zisk sa zvýšil len nepatrne. Malým i veľkým e-shopom s týmto pomôže napríklad automatizácia rutinných činností – v účtovníctve, administratíve alebo v sklade.

Uľahčite prácu svojej účtovníčke

Zdĺhavá, rutinná a neskutočne otravná činnosť, ktorú musí riešiť každý e-shop. Príjem a spracovanie faktúr.

Keď vám do firmy príde faktúra, musí ju účtovníčka

  • prijať,
  • zaevidovať,
  • vybaviť „košieľkou“,
  • schváliť u nadriadeného,
  • prepísať do podnikového systému,
  • preplatiť
  • založiť do archívu.

Náklady na spracovanie jednej faktúry sa pohybujú od 1 do 2 EUR. A pretože je to práca extrémne stereotypná, účtovníkov obvykle nebaví a často pri nej robia chyby. Napríklad v Alze účtovníci chybovali približne v 11 % prípadov – tieto faktúry sa potom museli opravovať, čo stálo ďalší čas navyše.

Dnes už pritom existujú nástroje, ktoré proces zjednodušujú a automatizujú. Napríklad riešenie iNVOiCE FLOW zjednocuje príjem všetkých faktúr bez ohľadu na to, či vám prídu poštou alebo e-mailom. iNVOiCE FLOW faktúru v akomkoľvek formáte prijme, zaeviduje do denníka faktúr, pomocou umelej inteligencie z nej vyčíta (tzv. vyťaží) všetky údaje, pošle doklad na schválenie, po schválení údaje automaticky zadá do podnikového systému firmy a doklad uloží do elektronického archívu.

Účtovník iba náhodne kontroluje, či všetky údaje sedia, a rieši iba neštandardné prípady. Odpadá tak obrovské množstvo rutinnej práce a schvaľovanie faktúr je navyše rýchlejšie, pretože schvaľovateľ má k dispozícii všetky potrebné údaje o doklade a nemusí sa na nič dodatočne pýtať. Reálne tak za spracovanie dokladu zaplatíte pár korún. A teraz si úsporu vynásobte počtom faktúr, ktoré mesačne spracujete.

Automatizujte prácu s dokladmi

Aj vy patríte medzi tých, ktorí si faktúry a ďalšie doklady so svojimi obchodnými partnermi posielajú e-mailom? Je na čase to zmeniť.

E-maily nie sú bezpečné, stoja vás množstvo času, nemáte istotu doručenia a po odoslaní správy vôbec neviete, čo sa s dokladom deje. Prakticky len čakáte, kým sa príjemca ozve naspäť.

Na úplne inú technologickú úroveň tento proces posúva elektronická výmena dokladov, tzv. EDI. Napríklad s riešením ORiON EDI, ktoré už teraz na Slovensku využívajú tisíce firiem, si cez EDI vymieňate objednávky, dodacie listy alebo faktúry formou štruktúrovaných EDI správ, ktoré veľkú časť ručnej práce automatizujú a tak šetria obrovské množstvo času.

Toto riešenie je ešte pokročilejšie než vyššie zmienená automatizácia spracovania faktúr, pretože pokrýva viac dokladov a pracuje so štruktúrovanými dátami, ktoré umožňujú výrazne vyššiu mieru automatizácie.

Krásne to vidieť napríklad práve na faktúrach.

Bez EDI musí niekto vo firme každú faktúru vziať, skontrolovať ju a zaevidovať. Potom k nej dohľadáva príjemku, kontroluje, či sedí množstvo a ceny, prepisuje údaje z faktúry do podnikového systému a ukladá faktúru do archívu.

EDI oproti tomu príjem faktúry úplne automatizuje. Faktúra dorazí, spracuje sa a skontroluje po formálnej stránke. Ak systém narazí na chybu, sám dodávateľovi pošle správu, čo má opraviť. Následne ORiON faktúru môže porovnať s príjemkou, dodacím listom či objednávkou a pokiaľ všetko sedí, automaticky ju zaúčtuje do systému.

Fakturant/ka rieši iba špecifické prípady, keď napríklad nesedí cena alebo množstvo, a túto nezrovnalosť rieši s dodávateľom.

Najviac e-shopy v rámci EDI ocenia

Všetky tieto správy sa cez EDI posielajú v štandardizovanom formáte, ktorý umožňuje rýchlu komunikáciu s obchodnými partnermi nielen v tuzemsku, ale celosvetovo.

Urobte si poriadok v sklade

Skladníci, ktorí blúdia po sklade a s papierom v ruke hľadajú tovar z objednávky, sú neefektívni a stoja vás obrovské peniaze. Aj ich prácu pritom môžete zrýchliť a zautomatizovať.

So systémom na riadené skladovanie (WMS) a čítačkami čiarových kódov budú skladníci po sklade chodiť „naisto“. Nie je šanca, že by niektorý produkt nemohli nájsť alebo by siahli po nesprávnom variante, pretože čítačka ich vždy navádza na správnu skladovú pozíciu.

Typickému e-shopu skladový systém (napríklad naša LOKiA WMS) najviac pomôže s

  • naskladňovaním tovaru, keď skladník prijatú zásielku načíta do čítačky a umiestni na skladovú pozíciu, ktorú mu odporučí systém,
  • vyskladňovaním tovaru, keď systém skladníka vždy navádza na presnú pozíciu tovaru z objednávky
  • vybavovaním reklamácií a vratiek, keď stačí celú zásielku načítať do čítačky a systém odporučí, kam ju umiestniť.

Napríklad u prevádzkovateľa e-shopov Bonus Bona je vďaka nasadeniu skladového systému vychystávanie objednávok 6× rýchlejšie.

Ideálna je kombinácia viacerých systémov

Všetky zmienené systémy sú skvelé samostatne – ale úplne impozantné vo chvíli, keď ich používate viacero súčasne.

Napríklad kombinácia skladového systému WMS a EDI komunikácie e-shopom zásadne pomôže zrýchliť príjem tovaru. Elektronické dodacie listy od dodávateľov sa totiž automaticky načítajú priamo do WMS. Využiť možno aj SSCC kódy, vďaka ktorým naskladňujete tovar po celých paletách bez toho, aby ste ich museli rozbaľovať. Použitie SSCC zrýchľuje príjem tovaru asi o tretinu.

V GRiTe máme s e-commerce veľké skúsenosti – spolupracuje s nami napríklad Alza, MALL, Exisport, Parfumerie Douglas, ale aj celý rad stredných a menších e-shopov. Chápeme potreby internetových obchodov, hľadáme pre ne nové príležitosti v oblasti automatizácie či digitalizácie a prostredníctvom našich nástrojov im pomáhame ustáť rýchly rast i expanziu na zahraničný trh.

Ak sa chcete poradiť o možnostiach automatizácie vo vašom e-shope, určite nám dajte vedieť.

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.