Ako skrotíte bujnejúcu administratívu pri náraste počtu objednávok a faktúr?

11. august 2021

Každá rastúca firma sa raz dostane do „bodu zlomu“, keď jej administratíva alebo rutinné činnosti spojené s vybavovaním objednávok a dokladov prerastú cez hlavu a stoja desiatky alebo stovky tisíc korún mesačne. Mnohé firmy to začnú riešiť až vo chvíli, keď takáto situácia nastane, čo už ale býva neskoro. Prečítajte si príbehy firiem, ktoré niečím podobným už prešli, aby ste sa vyvarovali prípadným chybám.

Zamestnávate ľudí, ktorí riešia len faktúry a ďalšie doklady

Ak fakturant/ka alebo účtovník/čka trávi značnú časť pracovnej doby len tým, že skenuje a schvaľuje faktúry alebo prepisuje údaje z dokladov do podnikového systému, vyhadzujete peniaze za rutinnú prácu s veľmi nízkou pridanou hodnotou. Navyše s rastom firmy sa tento problém bude ďalej prehlbovať.

Napríklad v spoločnosti INPAP PLUS, ktorá predáva obalové materiály alebo kancelárske a hygienické potreby, musela účtovníčka vytlačiť každú prijatú faktúru, nechať ju schváliť a potom ju ručne prepísať do účtovného programu. Po nasadení vyťažovacieho softvéru iNVOiCE FLOW klesla náročnosť spracovania jednej faktúry na polovicu a za prvých pár mesiacov firma ušetrila 30 000 Kč.

V rádovo iných číslach sa pohybuje MALL.CZ, ktorý si s dodávateľmi vymieňa stovky tisíc dokladov (objednávok, dodacích listov alebo faktúr) ročne. Predtým všetky doklady spracovával ručne, čo e-shop stálo obrovské peniaze. MALL preto v roku 2014 zaviedol systém na elektronickú komunikáciu EDI a v roku 2020 vyčíslil, že vďaka nemu ušetril vyše 4 miliónov korún.


Schvaľovanie objednávok alebo faktúr trvá veľmi dlho

Faktúry ležia niekoľko dní u šéfov na schválenie, prebieha niekoľko koliesok urgencií a potom ich ledva stíhate uhradiť v splatnosti. Podobne sa čaká na schválenie objednávok a hrozí, že nebudete mať dostatok tovaru na výrobu či predaj. Typické problémy firiem, v ktorých sa doklady začínajú kopiť a ľudia ich nestíhajú odbavovať.

Parfumerie Douglas riešila podobný problém. Keď prišla upomienka na nezaplatenú faktúru, bolo zložité dohľadať, v akom stave sa záväzok nachádza alebo kto ho má na starosti. Zisťovanie stavu a s tým súvisiaca komunikácia zamestnávala skoro 40 ľudí od vedúcich predajní, manažérov až po administratívnych a účtovných pracovníkov.

Aj tento problém rieši vyťažovací softvér, ktorý automaticky prijíma faktúry, rozosiela ich na schválenie a následne ich prepisuje do informačného systému. Účtovník či fakturant/ka proces skôr kontroluje a zasahuje len v nutných prípadoch. Parfumerii Douglas takýto elektronický workflow 10× znížil počet otázok k dokladom. A počet faktúr, ktoré spoločnosť platí po splatnosti, sa znížil o 75 %.

Trápi vás zdĺhavé zaúčanie a vysoká chybovosť skladníkov

Tento problém riešila firma PEVI. Dodávateľ pracovných odevov a ochranných pracovných pomôcok, ktoré sa často líšia len v detailoch. Kým sa preto novo prijatý skladník naučil rozoznávať jemné rozdiely v sortimente, trvalo to priemerne 6 mesiacov, spomaľovalo prácu a spôsobovalo vysokú chybovosť pri expedícii – zákazníci dostávali iný tovar, než si objednali.

Po nasadení systému na riadenie skladov WMS sa zrýchlilo vyskladňovanie tovaru o 40 % a chybovosť klesla o 98 %. Systém teraz automaticky navádza skladníkov k správnemu kusu tovaru podľa objednávky a prakticky im nedovoľuje urobiť chybu – aj keď napríklad vôbec nevedia, ako tovar vyzerá. Len za prvý mesiac prevádzky WMS ušetrilo firme PEVI vyše 100 tisíc korún.

Nemáte dostatočný prehľad o svojich zásobách

Častý problém, ak svoj sklad vediete len na papieri alebo v Exceli. Napríklad e-shop s kozmetikou a zdravou výživou pri naskladňovaní ani vyskladňovaní tovaru neriešil dátum exspirácie – všetko nechával na náhode alebo intuícii skladníkov. Keď neskôr kvôli náporu objednávok vo firme zaviedli systém na riadenie skladov WMS, zistili, že tretina skladových zásob má vypršanú záručnú dobu a je nutné ju vyhodiť. Strata išla do státisícov.

Ďalší príklad: e-shop predávajúci výrobky z kovu. Sortiment firmy je zložený z veľkého množstva drobných artiklov, o ktorých je nutné mať prehľad. Stávalo sa, že až po prijatí objednávky zistili, že tovar na sklade nemajú. Museli ho doobjednávať, čo predlžovalo dodaciu lehotu. Vo firme Bonus Bona predávajúcej zubné kefky dokonca zákazníkom sľubovali, že daný produkt majú na sklade – a až pri vyskladňovaní zistili, že nemajú.

Všetkým týmto scenárom sa dá zabrániť zavedením WMS. To prepojíte so svojím účtovným systémom a tak máte neustály prehľad o skutočnom stave zásob vrátane skladových pozícií. Takisto v ňom nastavíte naskladňovaciu aj vyskladňovaciu stratégiu, do ktorej ako jedno z kritérií zahrniete napríklad dátum exspirácie. Systém potom dáva pozor, aby tovar s najbližším dátumom exspirácie odchádzal zo skladu ako prvý a pri vybavovaní objednávok k nemu navádza skladníkov prednostne.

Chýbajú vám ľudia v sklade alebo v administratíve

Možno ani nie je nutné, aby ste hľadali nových zamestnancov – vďaka vhodnému softvéru zvládne rovnaký počet ľudí oveľa viac práce.

V zmienenej firme Bonus Bona dokážu vďaka skladovému systému WMS za 2 hodiny odbaviť rovnaké množstvo práce, ktoré predtým robili 12 hodín. Softvérová spoločnosť Morosystems po zavedení vyťažovacieho softvéru ušetrila 60 hodín práce fakturantky mesačne.

Expandujete do zahraničia

V zahraničí je bežné, že si obchodujúce firmy vymieňajú doklady (najmä objednávky, dodacie listy a faktúry) prostredníctvom EDI, medzinárodne uznávaného štandardu elektronickej komunikácie, ktorý automatizuje značné množstvo rutinnej práce.

Napríklad on-line lekáreň Pilulka si život bez EDI ani nedokáže predstaviť. „Nie je možné, aby sme pri každej expanzii do novej krajiny naberali ďalších a ďalších ľudí na spracovávanie objednávok, dokladov a faktúr. Vďaka EDI môžeme rásť a úmerne tomu zvyšovať zisk bez toho, aby sme si zbytočne zvyšovali administratívne náklady,“ hovorí COO Pilulky Michal Hanáček.

Blížite sa k niektorému z uvedených bodov zlomu a cítite, že by vám vyťažovací softvér, EDI alebo WMS mohli pomôcť? Dajte vedieť a radi sa na vašu situáciu pozrieme.   

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.