Ako na plynulý chod vášho biznisu v náhlej kríze

30. jún 2020

V priebehu celosvetovej pandémie si množstvo firiem uvedomilo, ako procesy závislé od prítomnosti zamestnancov v kancelárii dokážu ochromiť hladký priebeh celého podnikania. Nedokážeme odhadnúť, či nastane ďalšia vlna pandémie či iná nečakaná situácia, dôležité je byť pripravený.

Podľa výskumu spoločnosti Level Re-search 86 % malých a stredných firiem stále zadáva dáta do systémov ručne. Veľké organizácie naopak investujú do automatizácie a sú lepšie pripravené kríze čeliť. Nielen tým, že im automatizácia znižuje náklady, ale zároveň môžu kompletne prejsť na režim home office zo dňa na deň. Nevýhody manuálneho spracovania dát však zasahujú do chodu firmy aj v bežných podmienkach. Ručným prepisovaním faktúr sa napríklad zvyšuje chybovosť. Aj keď je zamestnanec veľký perfekcionista, oproti automatizovanému nástroju bude jeho chybovosť vždy väčšia a nevydrží tuto práci robiť hodiny v kuse. Tento postup je navyše zbytočne zdĺhavý a nákladný.

Automatizácia pre každého

Nástroje na automatizáciu firemných procesov už v dnešnej dobe nie sú doménou len nadnárodných korporácií. Na jednoduché cloudové riešenia bez problémov dosiahnu aj malé a stredné podniky. Ich implementácia je nenáročná, sú škálovateľné a nevyžadujú veľké vstupné náklady, pretože za ne podnikatelia platia formou pravidelných mesačných poplatkov. Príkladom takéhoto nástroja je iNVOiCE FLOW od českých vývojárov z firmy GRiT, ktorý automatizuje spracovanie prijatých faktúr a režijných objednávok. Nástroj vytiahne dáta z faktúry prijatej v emaile a automaticky ich spracuje. Potom ich rozošle povereným osobám, ktoré ich rýchlo schvália priamo v programe. Takže účtovníci alebo fakturanti nemusia behať po firme a zisťovať, u koho práve faktúra leží na schválenie, keď sa ozve nespokojný dodávateľ. Následne sa faktúry importujú do účtovného systému a zároveň sa bezpečne uložia do elektronického archívu v súlade s legislatívou. Užívatelia majú navyše neustále k dispozícii aktuálny report stavu záväzkov. Vďaka všetkým týmto funkciám ušetria priemerne 80 % času pri spracovaní prijatých faktúr. 

Menej nákladov a práce odkiaľkoľvek

Vplyvom iNVOiCE FLOW a ďalších cloudových nástrojov majú fakturanti aj iní zamestnanci viac času na kvalifikovanú prácu, spracujú viac faktúr a zároveň môžu bez problémov pracovať vzdialene. Systém pomôže aj manažérom, ktorým sa už na stole nekopia faktúry na schválenie...

Celý článok vyšiel v časopise CFO World a prečítať si ho môžete tu.

Nezaujímalo by to i kolegov alebo šéfa? Jednoducho s nimi článok zdieľajte.