Datart naplno spustil EDI komunikaci

Nulová chybovost a finanční úspory

Doklady ve strukturované podobě

Původní stav a problém

Snížit náklady spojené se zpracováním a archivací daňových dokladů, zlepšit objednávkový servis pro dodavatele nebo odstranit chybovost způsobenou manuálním zpracováním dokladů.

To jsou jen některé z cílů v oblasti výměny obchodních dokladů, které se společnosti DATART podařilo vyřešit nasazením řešení EDI (Electronic Data Interchange) komunikace.

Jak vše probíhalo

Samotná příprava implementace EDI trvala pouhý měsíc. Na straně společnosti DATART byla výhodou dobrá znalost vlastního informačního systému, která byla podpořena zkušeností interního IT oddělení. Na začátku proběhl implementační workshop, a stejně tak v průběhu vlastní integrace. V závěru tohoto procesu přišel na řadu testovací provoz.

V první fázi projektu bylo během několika měsíců zapojeno více než 30 % dodavatelů, což představuje přes 60 % zasílaných dokladů, které byly převedeny do strukturované elektronické podoby.

Díky integraci EDI s podnikovým informačním systémem společnosti DATART (Microsoft Dynamics AX) dochází nejen k automatickému přenosu dat do systému, ale i ke zjednodušení zpracování daňových dokladů. Cílem je úplná bezpapírová likvidace dokladů.

Došlo k následujícím změnám

Díky zavedení EDI komunikace došlo ke snížení nákladů na zpracování dokladů, eliminaci chybovosti a vyšší rychlosti přenosu dokladů.

Jako největší výhodu EDI komunikace vnímají dodavatelé uvedeného řetězce především velmi rychlou zpětnou vazbu v celém obchodním a logistickém procesu. Zejména v případě faktury (INVOIC), kdy se díky notifikacím můžete téměř okamžitě dozvědět, že byl doklad přijat, či odmítnut, vidí jak malí tak velcí dodavatelé velký přínos. Důvěryhodná archivace těchto dokladů podle platné legislativy je potom třešničkou na dortu.

Nasazení EDI komunikace probíhalo rychleji, než jsme očekávali. První praktické přínosy zejména se zpracováním dokladů jsou velmi pozitivní. Úspora generovaná EDI v lidech na procesu likvidace faktur dosahuje 30 %. Po podpisu patřičných smluv s dodavateli se dále těšíme i na definitivní odstřižení papíru s využitím elektronického archivu. Dle očekávání k plné automatizaci procesů dojde až při vývoji zpracování dokladů v našem podnikovém systému. EDI je tedy podmínkou nutnou, nikoli dostačující k dosažení benefitů.

Petr Nekola
Datart
To dává smysl, že?

Sjednejte si s námi bezplatnou konzultaci

Chci konzultaci

Zajímají vás novinky v digitalizaci procesů?

Jak digitalizovat a automatizovat faktury, sklady a vůbec celý business? Zadejte svou adresu níže a jednou za čas vám pošleme e-mail plný tipů a novinek.